Quản lý các thủ tục tuân thủ khi kinh doanh tại Việt Nam

Hiện nay tại Việt Nam có một hệ thống luật kinh doanh, quản lý các thủ tục tuân thủ trong kinh doanh áp dụng chung cho cả nhà đầu tư trong nước và nước ngoài, theo đó mọi doanh nghiệp phải hoạt động theo các quy định hiện hành về đăng ký kinh doanh, các thủ tục về thuế, kế toán, lao động, bảo hiểm, ngoại hối, chống rửa tiền…

Chúng tôi sẵn sàng chia sẻ cùng quý khách về những trải nghiệm và tình huống thực tế liên quan đến các thủ tục đã được tích luỹ và kế thừa từ những năm 2000, khi mà luật kinh doanh ở Việt Nam chính thức “mở cửa” cho phép khối doanh nghiệp tư nhân hình thành và phát triển với tốc độ vũ bão trong suốt 18 năm qua.

Các thủ tục tuân thủ trong kinh doanh gắn liền với mọi doanh nghiệp từ khi thành lập, cho đến từng giao dịch hằng ngày và cho cả đến khi kết thúc. Đây là những công việc chuyên môn đòi hỏi sự thạo nghề bao gồm cả các kỹ năng chuyên môn lẫn những trải nghiệm thực tế.

Quản lý các thủ tục tuân thủ trong kinh doanh không chỉ giúp doanh nghiệp tránh những rủi ro có thể gây trở ngại, thiệt hại mà ngược lại còn giúp tối ưu hóa kết quả cuối cùng, tạo ra lợi thế cạnh tranh.

Vì những giá trị quan trọng của các thủ tục tuân thủ trong kinh doanh, chúng tôi xin được trình bày 06 nội dung có tính cốt lõi nhưng xuyên suốt, hy vọng sẽ giúp quí khách tăng cường khả năng quản trị doanh nghiệp:

TỔ CHỨC VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÁC THỦ TỤC TUÂN THỦ HỒ SƠ TRONG KINH DOANH

Tạo và lưu trữ hồ sơ trong kinh doanh đúng cách vừa là yêu cầu bắt buộc cho việc kiểm tra của nhiều cơ quan nhà nước vừa là công cụ quản lý nội bộ. Rất nhiều sai lỗi, rủi ro phát sinh bắt đầu từ việc không tổ chức, sắp xếp và kiểm soát được hệ thống hồ sơ đúng cách và đúng từ đầu:

Một tờ hoá đơn đầu vào giá trị lớn không đủ các chứng từ để chứng minh tính hợp pháp, hợp lệ dẫn đến không thể khấu trừ thuế GTGT, bị truy thu thuế TNDN.
Lương và nhiều khoản phúc lợi đã trả cho nhân viên nhưng không có hồ sơ chứng minh, làm doanh nghiệp có thể phải nộp thêm thuế TNDN.
Khi cần cung cấp hồ sơ theo các thủ tục về cấp tín dụng của ngân hàng, các đối tác, các cơ quan thuế thì không đầy đủ hoặc mất rất nhiều thời gian… dẫn đến mất đi các cơ hội kinh doanh hoặc những rủi ro nghiêm trọng.
Không phân loại và quản lý thời hạn lưu trữ theo từng loại hồ sơ, không làm thủ tục hủy hồ sơ đúng trình tự.
Khi nhân viên cũ nghỉ việc, nhân viên mới hoặc không thể tiếp quản công việc, thậm chí lại tiếp tục thực hiện công việc theo một cách mới rủi ro hơn.

Quí khách có thể khắc phục – phòng ngừa thông qua việc tổ chức và quản lý hệ thống hồ sơ trong kinh doanh (Business records management) với các công việc cụ thể như sau:

Phân loại và lập danh mục từng loại hồ sơ theo đặc thù từng đơn vị.
Thiết lập nguyên tắc tạo lập, tiêu chuẩn tổ chức lưu trữ đối với từng loại hồ sơ, cách quản lý rủi ro và kỹ thuật soát xét.
Tạo hệ thống bìa còng (folders) với các tem nhãn theo nguyên tắc ISO và Kaizen – 5S.
Tổ chức sắp xếp hồ sơ theo nguyên tắc kế toán và lưu trữ vào từng bìa còng.
Định kỳ hằng tháng, quí kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của từng loại hồ sơ chứng từ. Lập báo cáo các sai sót, rủi ro và giải pháp khắc phục. Bao gồm các rủi ro do thất lạc hồ sơ, thiếu hồ sơ, hồ sơ bị sai lỗi, báo cáo tuân thủ nộp không đầy đủ, số liệu bị sai lỗi, không hợp lý… Lập báo cáo độc lập gửi lên các cấp quản lý các thủ tục tuân thủ khác có liên quan.
Hoàn thiện kịp thời từng hồ sơ báo cáo bị thiếu sót.
Lập qui chế, các thủ tục về tổ chức lưu trữ, sổ tay hướng dẫn cách tổ chức lưu trữ, khai thác hệ thống hồ sơ; các nguyên tắc và nghiệp vụ quản trị hành chính văn phòng, cách tổ chức và hoàn thiện hệ thống biểu mẫu, văn bản.
Tổ chức lưu trữ hồ sơ điện tử đối với các hồ sơ quan trọng, hồ sơ cần phối hợp, báo cáo.

QUẢN LÝ CÁC THỦ TỤC TUÂN THỦ VỀ THUẾ

Doanh nghiệp phải có nghĩa vụ kê khai và nộp các báo cáo, thủ tục tháng, quí, năm, quyết toán thuế đúng hạn, liên quan đến:

Thủ tục về thuế môn bài, đây là loại thuế cố định hằng năm dựa trên giấy phép đăng ký kinh doanh và qui mô vốn điều lệ. Mỗi chi nhánh, địa điểm kinh doanh có đăng ký cũng đều phải nộp thuế môn bài.
Thủ tục về thuế giá trị gia tăng, loại thuế này có thuế suất đối với hàng hóa dịch vụ phổ thông là 10%, đối với hàng hóa dịch vụ thiết yếu liên quan đến nông nghiệp, nước, thực phẩm… là 0% đối với hàng hóa dịch vụ xuất khẩu. Thuế GTGT phải nộp theo phương pháp khấu trừ là tổng thuế GTGT của hàng hóa dịch vụ bán ra trừ đi tổng thuế GTGT của hàng hóa dịch vụ mua vào được khấu trừ.
Thủ tục về thuế thu nhập doanh nghiệp, loại thuế này có thuế suất phổ thông là 20% trên lợi nhuận chịu thuế. Điểm đặc biệt ở đây chính là lợi nhuận chịu thuế, nghĩa là cơ quan thuế sẽ không tính 20% trên lợi nhuận trên báo cáo tài chính do doanh nghiệp cung cấp mà sẽ có quyền xác định lợi nhuận chịu thuế theo các của mình (theo các căn cứ tính thuế của Luật thuế Thu nhập doanh nghiệp). Thông thường lợi nhuận chịu thuế do cơ quan thuế xác định thông qua các cuộc kiểm tra thuế sẽ lớn hơn hoặc lớn hơn rất nhiều lần số doanh nghiệp đã kê khai. Điều này không chỉ dẫn đến các khoản thuế phát sinh mà còn cả các khoản phạt, lãi nộp chậm ngoài dự kiến. Để quản lý các thủ tục tuân thủ về chi phí thuế TNDN phải nộp, người phụ trách kế toán phải rất am hiểu các qui định, chính sách về thuế cũng như phải quản lý được hệ thống hồ sơ trong kinh doanh để chứng minh cho các báo cáo, phải có kế hoạch và chiến thuật làm việc với các đợt kiểm tra – quyết toán thuế.
Thủ tục về thuế thu nhập cá nhân, loại thuế này đánh trên tiền lương mà doanh nghiệp chi trả cho người lao động. Tùy theo mức thu nhập của từng nhân viên mà thuế suất thuế TNCN có thể từ 5 đến 35%. Doanh nghiệp là người có trách nhiệm tính toán, tự khấu trừ, tự nộp thay cho người lao động khoản thuế này ngay tại thời điểm chi trả thu nhập. Thực tế có nhiều khoản thu nhập của người lao động có thể được miễn thuế nếu doanh nghiệp trình bày và thể hiện các khoản chi trả này đúng cách với các hồ sơ hợp lệ. Việc không quản lý được thuế TNCN phải nộp đôi khi trở thành gánh nặng cho cả doanh nghiệp lẫn người lao động. Các thủ tục về thuế TNCN cho người lao động trong nước cũng có những khác biệt so với lao động là người nước ngoài.
Thủ tục về thuế nhà thầu, loại thuế này áp dụng khi doanh nghiệp trong nước mua một số loại hàng hóa dịch vụ của nhà cung cấp nước ngoài không hiện diện trực tiếp tại Việt Nam. Theo hợp đồng dịch vụ hoặc mua bán, bên mua có nghĩa vụ kê khai và chặn trừ, nộp thuế nhà thầu thay cho bên bán tại các cơ quan thuế địa phương. Thuế nhà thầu bao gồm thuế GTGT và thuế TNDN có thể từ 2% đến 15% trên doanh thu tính thuế.
Quản lý các thủ tục tuân thủ về thuế giao dịch liên kết, chống chuyển giá.
Ngoài ra còn có các loại thủ tục khác theo lĩnh vực ngành nghề như thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu…

Tất nhiên doanh nghiệp không thể tuyển mỗi kế toán phụ trách một sắc thuế, nhưng nếu một nhân sự thạo nghề có thể quản lý các thủ tục tuân thủ đúng và tối ưu được các thủ tục thì không nhiều và chi phí duy trì nhân sự sẽ rất cao. Sử dụng cố vấn bên ngoài quản lý các thủ tục trên là lựa chọn của rất nhiều doanh nghiệp, bất kỳ ở qui mô nào.

Xem thêm: Thuế – Kế toán – Kiểm toán cho doanh nghiệp

QUẢN LÝ CÁC THỦ TỤC TUÂN THỦ VỀ KẾ TOÁN KIỂM TOÁN

Dựa trên hệ thống hồ sơ – chứng từ trong kinh doanh, được lưu trữ đúng qui định, doanh nghiệp bắt buộc phải mở và ghi chép các giao dịch kinh doanh hằng ngày vào hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp và chi tiết theo qui định. Biểu mẫu, nguyên tắc ghi chép hệ thống sổ sách này được được qui định theo các chuẩn mực kế toán Việt Nam, do Bộ tài chính ban hành và quản lý.

Dựa trên hệ thống sổ sách này, doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính. Tùy vào loại hình và tính chất của doanh nghiệp, báo cáo tài chính này có thể được yêu cầu kiểm toán độc lập trước khi cung cấp cho các cơ quan nhà nước có thầm quyền.

Doanh nghiệp phải xuất trình hệ thống sổ sách kế toán, báo cáo tài chính cho các cơ quan nhà nước và các tổ chức khác trong các trường hợp sau:

Cung cấp cho cơ quan quản lý thuế để xác định các căn cứ tính thuế.
Cung cấp cho quản lý thị trường khi được yêu cầu.
Cung cấp cho cơ quan đăng ký kinh doanh khi được yêu cầu.
Cung cấp cho kiểm toán độc lập.
Cung cấp cho ngân hàng.

Sổ sách kế toán phải phản ánh được toàn bộ tài sản, nguồn vốn và tình hình kinh doanh của doanh nghiệp theo trình tự thời gian. Từ đó cung cấp thông tin quản trị cho Ban giám đốc cũng như cung cấp thông tin quản lý các thủ tục tuân thủ cho các cơ quan nhà nước theo yêu cầu.

QUẢN LÝ CÁC THỦ TỤC TUÂN THỦ VỀ LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG

Các thủ tục tuân thủ cơ bản về lao động tiền lương gồm:

Ban hành và đăng ký nội qui lao động.
Ký kết và đăng ký thỏa ước lao động tập thể.
Đăng ký hệ thống thang bậc lương phù hợp với cấu trúc lao động và thu nhập.
Xây dựng qui chế lương thưởng và phúc lợi.
Ban hành sổ tay nhân sự và qui tắc hành xử.
Thu thập hồ sơ nhân sự.
Soạn thảo và ký kết hợp đồng lao động.
Đăng ký và khai báo sử dụng lao động.
Kê khai bảo hiểm xã hội và các khoản trích theo lương.
Xin cấp giấy phép lao động và thẻ tạm trú cho lao động nước ngoài.

Chi phí cho nguồn nhân lực không chỉ bao gồm tiền lương thực trả cho người lao động mà còn liên quan đến nhiều khoản trích theo lương khác:

Tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn tổng cộng có thể lên đến 34,5% trên tổng quĩ lương. Tổng quĩ lương đóng bảo hiểm có xu hướng tăng lên từ năm 2016 trở đi khi nó bao gồm cả các khoản phụ cấp lương, tiền chi trả bổ sung ngoài ra mức lương tối thiểu có xu hướng tăng lên theo thời gian…
Tiền thuế thu nhập cá nhân trả thay cho nhân viên,
Các khoản thưởng, trợ cấp, phúc lợi, đào tạo, trợ cấp, công tác phí… được chi trả trực tiếp hoặc thông qua các chính sách chung của đơn vị,
Phương tiện, công cụ và các điều kiện làm việc khác.

Như vậy, tổng chi phí thực tế cho nguồn nhân lực có thể rất lớn. Khoản chi phí này cần được quản lý các thủ tục tuân thủ theo các nguyên tắc của kế toán và kế toán quản trị, cụ thể như:

Phải tuân thủ đúng theo các qui định, thủ tục về thuế của nhà nước,
Phải có các hồ sơ để chứng minh tính hợp lệ và hợp pháp thông qua hệ thống hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, thang bảng lương, qui chế lương, chứng từ lương…,
Phải phù hợp với thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh,
Phải kiểm soát được các nguồn chi tạo ra hiệu quả cao, hiệu quả thấp hoặc không mang lại hiệu quả,
Phát hiện kịp thời mọi sai sót, rủi ro, lãng phí… nhất là các rủi ro về tuân thủ các yêu cầu của nhà nước.

Ngoài ra, chi phí cho nguồn nhân lực còn liên quan đến một mối quan hệ cực kỳ quan trọng và nhạy cảm, đó là quan hệ giữa doanh nghiệp và người lao động:

Chính sách lương có rõ ràng và công bằng?
Chính sách lương có là công cụ để kiểm soát, thúc đẩy trách nhiệm và năng suất lao động?
Chính sách lương có gắn với việc thực hiện nội qui, qui tắc hành xử, văn hóa doanh nghiệp?
Năng suất lao động (tỷ lệ giữa tổng lợi nhuận, tổng doanh thu… trên tổng chi phí lương) có phù hợp?
Đơn giá lương có cạnh tranh với thị trường?

Để quản lý các thủ tục tuân thủ toàn diện các thủ tục tuân thủ về lao động tiền lương, trước hết phải dựa trên và thực hiện các công việc:

- Đánh giá lại hệ sơ đồ tổ chức, qui trình tác nghiệp.
- Đánh giá lại qui chế tổ chức điều hành.
- Đánh giá lại hệ thống bảng mô tả công việc.
- Đánh giá lại hệ thống qui chế chính sách về lao động tiền lương bao gồm Nội qui – kỷ luật lao động, chính sách lương thưởng và phúc lợi, chính sách tuyển dụng – đào tạo – phát triển và khai thác nguồn nhân lực. Cập nhật, lường trước và kiểm soát các chi phí phát sinh liên quan đến lao động tiền lương.
- Quĩ lương, quản trị chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương.
- Tuân thủ tối ưu về quan hệ lao động theo pháp luật hiện hành.
- Chính sách về bảo mật thông tin, chống xung đột lợi ích, qui tắc hành xử…

Văn hóa doanh nghiệp.

QUẢN LÝ CÁC THỦ TỤC TUÂN THỦ VỀ GIẤY PHÉP TRONG KINH DOANH

Doanh nghiệp có thể phải đăng ký và hoàn tất thủ tục tuân thủ về các loại giấy phép và hồ sơ pháp lý trong kinh doanh gồm những nhóm tiêu biểu như sau:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp – để có thể hoạt động kinh doanh theo luật kinh doanh ở Việt Nam.
Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư – để nhà đầu tư nước ngoài đầu tư vào Việt Nam.
Giấy phép kinh doanh – để thương nhân nước ngoài thực hiện các hoạt động thương mại.
Giấy đăng ký thành lập chi nhánh độc lập, chi nhánh phụ thuộc.
Giấy đăng ký thành lập văn phòng đại diện.
Giấy đăng ký thành lập kho hàng và các địa điểm kinh doanh khác.
Hồ sơ về nhà xưởng, văn phòng.
Hồ sơ về các thành viên góp vốn, hồ sơ thành lập doanh nghiệp ban đầu, đăng ký lưu hành con dấu.
Hồ sơ về bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ.
Hồ sơ về in ấn và phát hành hóa đơn GTGT.
Các hồ sơ mua bán, nhượng quyền, định giá doanh nghiệp.

XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ DOANH NGHIỆP

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp sẽ có thể có thêm các cổ đông mới hoặc thậm chí người sáng lập có nhu cầu bán lại doanh nghiệp, hay đơn giản hơn là được ngân hàng cấp tín dụng… Để có thể chủ động quản lý các thủ tục tuân thủ trong việc xác định giá trị doanh nghiệp khi có nhu cầu mua bán cổ phần, chuyển nhượng doanh nghiệp, tham gia đấu thầu, làm visa nhập cảnh hoặc vượt qua các cuộc kiểm tra (Audit / Customers Due Diligence) từ các khách hàng danh tiếng như Samsung, Honda, Li&Fung, Panasonic… doanh nghiệp cần chuẩn bị cho việc tạo lập và hoàn chỉnh hệ thống hồ sơ năng lực trong kinh doanh (Commercial Credibility Reports):

Qui chế quản trị nội bộ.
Hồ sơ Các báo cáo tài chính, năng lực tài chính.
Hồ sơ Tài sản.
Hồ sơ Nguồn nhân lực và các chính sách nội bộ.
Hồ sơ Khách hàng.
Hồ sơ về sản phẩm, tốc độ và tiềm năng doanh thu, kế hoạch kinh doanh dài hạn và chính sách chất lượng.
Hồ sơ Lĩnh vực hoạt động và lợi thế.
Hồ sơ Khả năng cạnh tranh.
Hồ sơ pháp lý.
Hồ sơ các nhà cung cấp, đối tác
Hoàn chỉnh Hồ sơ tuân thủ các qui định trong kinh doanh tại các cơ quan nhà nước về thuế – lao động tiền lương, hải quan.
Hồ sơ quản lý chất lượng.
Và các loại hồ sơ khác để phản ánh đầy đủ giá trị hữu hình và vô hình của doanh nghiệp…

Với hệ thống quản lý các thủ tục tuân thủ minh bạch rõ ràng, doanh nghiệp không chỉ sẵn sàng trong việc phát triển các cơ hội kinh doanh với đối tác mà còn đồng thời sẵn sàng kiểm soát rủi ro đáp ứng mọi yêu cầu, các thủ tục về kiểm tra theo yêu cầu từ các cơ quan chức năng.

Lưu ý về sự khác biệt nếu bạn là nhà đầu tư trong nước, các thành viên sở hữu công ty đều là người mang quốc tịch Việt Nam:

Không cần mở tài khoản đầu tư vốn trực tiếp,
Không bắt buộc kiểm toán độc lập báo cáo tài chính cuối năm.

Lưu ý về sự khác biệt nếu bạn là nhà đầu tư nước ngoài, hay một trong các thành viên sở hữu công ty có một người bất kỳ không mang quốc tịch Việt Nam:

Buộc phải kiểm toán độc lập báo cáo tài chính cuối năm.
Phải lưu ý mở tài khoản vốn đầu tư trực tiếp ở Việt Nam để nhận góp vốn từ nước ngoài vào.
Khi rút lợi nhuận về nước thì phải làm thủ tục về thuế đăng ký – thông báo với các cơ quan nhà nước có liên quan.

VIVA BUSINESS CONSULTING

VIVA Business Consulting là Công ty tư vấn chuyên cung cấp các dịch vụ tư vấn và thực thi các thủ tục tuân thủ trong kinh doanh theo qui định địa phương từ năm 2006. VIVA đang cấp dịch vụ quản trị diều hành hỗ trợ trực tiếp cho các CEO, người quản lý doanh nghiệp và hằng ngàn công ty FDI.

Dịch vụ của VIVA là sự kết hợp đồng thời của: Luật pháp trong kinh doanh - Tài chính kế toán và thuế - Nhân sự và lao động tiền lương - Tài chính doanh nghiệp - Quản trị và kiểm soát nội bộ. Chúng tôi đã phục vụ thành công hằng ngàn khách hàng là những công ty danh tiếng đến từ Nhật Bản, Hoa Kỳ, Châu Âu, Singapore, Ấn Độ, Trung Quốc, Hàn Quốc… trong các lĩnh vực: Dệt may, năng lượng, dược phẩm, quảng cáo, nông nghiệp...

Sự khác biệt của VIVA là cách làm việc trọn gói – luôn đảm bảo kết quả cuối cùng – theo cách xuất sắc, tối ưu, vượt trội của người thạo nghề.

BẠN SẼ NHẬN ĐƯỢC

“Nếu bạn hỏi bất kỳ doanh nhân thành công nào, họ sẽ luôn luôn nói rằng họ đã có một cố vấn tuyệt vời tại một số nơi trên hành trình đã chọn”.
Richard Branson - Nhà sáng lập Virgin Group.

Xem thêm:

Chia sẻ bài viết