QUẢN LÝ HỒ SƠ – BÁO CÁO TRONG KINH DOANH

Quản trị hồ sơ tuân thủ trong kinh doanh

QUẢN LÝ HỒ SƠ – BÁO CÁO TRONG KINH DOANH

Quản trị hồ sơ tuân thủ trong kinh doanh

Quản trị hồ sơ tuân thủ trong kinh doanh

Quản lý hồ sơ – báo cáo trong kinh doanh là một yêu cầu bắt buộc giúp quản lý và đảm bảo được các thủ tục tuân thủ trong kinh doanh theo yêu cầu của nhà nước cũng như giúp quản trị điều hành doanh nghiệp hiệu quả và ổn định.

Chúng tôi mong muốn đảm bảo cho khách hàng luôn đạt được sự tuân thủ và kiểm soát tốt nhất trong kinh doanh theo qui định địa phương. Chúng tôi hướng tới việc những gì khách hàng cần thiết phải làm là chỉ cần cho VIVA biết mục tiêu và duyệt kết quả cuối cùng, như cách chúng tôi đã phục vụ thành công cho hàng nghìn khách hàng từ đầu những năm 2000 đến nay.

Việc quản trị hệ thống hồ sơ tuân thủ trong kinh doanh không chỉ là thủ tục pháp lý bắt buộc, quan trọng hơn, hiện nay Việt Nam đã hội nhập kinh tế đầy đủ, doanh nghiệp phải đảm bảo hồ sơ – sổ sách của mình luôn ở trong trạng thái  đầy đủ và hợp pháp, sẵn sàng để cung cấp, chứng minh, bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp khi:

  • Giải trình nghĩa vụ thuế.
  • Giải trình nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc.
  • Các tranh chấp với người lao động.
  • Các tranh chấp với khách hàng và nhà cung cấp.
  • Các vụ kiện quốc tế phát sinh từ FTA.
  • Khả năng quản trị tài chính nội bộ – quan hệ cổ đông – quản trị rủi ro, …

VỚI VIVA, VIỆC QUẢN LÝ HỒ SƠ CỦA QUÝ KHÁCH SẼ RẤT ĐƠN GIẢN

  1. VIVA tạo lập hệ thống hồ sơ tuân thủ dưới dạng các folder chuẩn.
  2. VIVA chuyển giao và hướng dẫn Quý khách lưu trữ chứng từ phát sinh hằng ngày.
  3. Dựa vào các bộ chứng từ này, các bên phối hợp lập báo cáo tuân thủ cho cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm, ngân hàng, đối tác…
  4. Quí khách thu thập và lưu trữ các báo cáo tuân thủ đã nộp tới các cơ quan nhà nước.
  5. VIVA phối hợp kiểm tra – đánh giá – hoàn thiện từng loại hồ sơ và định kỳ tháng, quý, năm tổ chức scan thành file mềm để lưu lên máy tính.

KẾT QUẢ VIVA ĐẢM BẢO

  1. Hệ thống hồ sơ được tổ chức và lưu trữ khoa học, đẹp mắt, luôn sẵn sàng cho các mục đích quản lý từ Ban giám đốc, cơ quan quản lý nhà nước, các cổ đông và đối tác có quan tâm.
  2. Hỗ trợ cho các thủ tục kiểm toán nội bộ hoặc độc lập. Có thể nhận diện nhanh chóng mọi thiếu sót, sai lỗi về báo cáo và chứng từ hồ sơ ở cả góc độ chuyên môn và quản lý.
  3. Dễ dàng kiểm soát và bàn giao khi có sự thay đổi về nhân sự. Tăng cường khả năng quản trị thông tin và bảo mật.
  4. VIVA chịu trách nhiệm cuối cùng về sự hoàn thiện và tin cậy của hệ thống thông tin trong từng folder.
  5. VIVA giúp Quý khách thiết kế mục tiêu và các giải pháp tuân thủ, chúng tôi cung cấp nhân sự thạo nghề để thực thi và kiểm soát quá trình, chúng tôi chịu trách nhiệm và bàn giao kết quả cuối cùng sạch và tối ưu.

TẠI SAO PHẢI ƯU TIÊN CHO CÔNG VIỆC NÀY

  1. Hệ thống hồ sơ trong kinh doanh là một trong những tài sản chiến lược và trọng yếu, theo đó cần được tổ chức và quản lý theo cách kịp thời, đầy đủ, sẵn sàng cho việc khai thác sử dụng, là căn cứ hỗ trợ cho việc kiểm soát và ra quyết định.
  2. Không chỉ hỗ trợ cho việc cung cấp thông tin nội bộ, cho các cổ đông, ngân hàng… hệ thống hồ sơ trong kinh doanh còn có chức năng tích hợp và kế thừa tri thức qua các thế hệ nhân sự, nhận diện – ngăn ngừa và quản trị rủi ro, lãng phí.
  3. Hồ sơ trong kinh doanh còn là thủ tục tuân thủ bắt buộc theo các quy định của nhà nước.
  4. Việc tổ chức và vận hành hệ thống quản lý hồ sơ trong doanh nghiệp phải đảm sự phù hợp với cơ cấu tổ chức, quy trình tác nghiệp, yêu cầu quản trị, tuân thủ luật pháp, bảo mật thông tin, chống các hành vi lạm dụng, xung đột lợi ích.
  5. Doanh nghiệp là một thực thể hoạt động độc lập liên tục và dài lâu, việc quản lý hồ sơ trong kinh doanh sẽ không phụ thuộc mà chủ động yêu cầu mọi cá nhân phải thực hiện công việc theo các quy tắc có trước, từ đó chủ động tích hợp và kiểm soát mọi tài liệu thông tin trong mọi tình huống.
Quản trị hồ sơ tuân thủ trong kinh doanh

Quản trị hồ sơ tuân thủ trong kinh doanh

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ

1. Lập và ban hành quy chế quản lý hồ sơ trong kinh doanh

  • Định nghĩa thuật ngữ,
  • Các qui tắc,
  • Quy trình tạo lập,
  • Hình thức và tiêu chuẩn,
  • Quy trình luân chuyển,
  • Quy trình bàn giao,
  • Quy trình lưu trữ,
  • Quy trình khai thác,
  • Quy trình bảo quản và tiêu hủy,
  • Phân quyền và bảo mật,
  • Vai trò và trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân liên quan trong suốt các quá trình tác nghiệp,
  • Hướng dẫn quy tắc hành xử,
  • Hệ thống biểu mẫu để áp dụng và quản lý quy chế này.

Quy chế này không chỉ là tài liệu hướng dẫn mà còn là căn cứ ràng buộc trách nhiệm thi hành và nghĩa vụ liên quan với từng nhân viên, có sự liên hệ với nội quy lao động, hợp đồng lao động và các quy chế nội bộ khác.

2. Xác lập danh mục hồ sơ tuân thủ bắt buộc theo từng bộ phận chức năng. Tiêu chuẩn pháp lý và tiêu chuẩn quản trị của từng loại hồ sơ.

3. Xác lập hệ thống mã hiệu hồ sơ theo hệ thống và theo bộ phận chức năng, cấp quản lý, loại hồ sơ.

4. Xác lập tiêu chuẩn và tiêu chí hệ thống thư mục lưu trữ các file cứng trên kệ hồ sơ, trên file máy tính, và tiêu chuẩn – qui cách của các hồ sơ lưu kho.

5. Thiết lập lưu đồ kho lưu trữ, hệ thống thùng lưu trữ, kệ lưu trữ.

CÁCH THỨC VẬN HÀNH VÀ DUY TRÌ

  1. Ban hành quy chế quản lý hồ sơ trong kinh doanh kèm theo việc việc áp dụng các quy trình, biểu mẫu liên quan.
  2. Huấn luyện và đào tạo, hỗ trợ tất cả các các nhân và bộ phận thực hiện và tuân thủ. Tạo cơ chế kế thừa liên tục giữa các thế hệ nhân viên để quy chế này tự động vận hành liên tục trong suốt các quá trình tác nghiệp.
  3. Đánh giá định kỳ và đột xuất để nhận diện việc chưa tuân thủ và yêu cầu khắc phục.
  4. Định kỳ đánh giá và cải tiến quy chế và các quy trình cho phù hợp trên tinh thần không được làm cản trở hoạt động kinh doanh, nhận diện và khắc phục kịp thời các rủi ro.
  5. Triển khai phần mềm quản lý hệ thống hồ sơ trên máy tính và kho lưu trữ.
  6. Tu chỉnh và bổ sung các điều khoản trong hợp đồng lao động, nội quy doanh nghiệp về việc tuân thủ quy chế quản lý hồ sơ trong kinh doanh.

 

Footer content bài viết con

 

Tham vấn cùng chuyên gia

 

Xem thêm:

Hồ Sơ Tín Nhiệm Doanh Nghiệp – Commercial Credit Report

Thời Hạn Lưu Trữ Tài Liệu, Chứng Từ, Sổ sách kế toán, BCTC

Quản Lý Giấy Phép Trong Kinh Doanh – Các Lưu Ý Quan Trọng

Quản Lý Báo Cáo Tài Chính

Chương Trình Kiểm Tra – Hoàn Thiện Hồ Sơ Pháp Lý Của Doanh Nghiệp