Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam phải tuân thủ chế độ báo cáo hoạt động hằng năm, theo đó, trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện, Chi nhánh có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép. Văn phòng đại diện, Chi nhánh có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
Liên quan đến việc báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, VIVA xin gửi đến quý khách hàng quy định liên quan như sau:
TỔNG QUAN
- Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài (VPĐD) được thành lập tại Việt Nam, hoạt động theo Giấy phép hoạt động được cấp bởi Sở công thương Thành phố Hồ Chí Minh, có con dấu tròn và mã số thuế để duy trì hoạt động;
- Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của Thương nhân nước ngoài thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện;
- Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép;
- Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
KHI NÀO THÌ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN PHẢI THỰC HIỆN BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG
- Trước ngày 30 tháng 01 của năm tiếp theo, mỗi văn phòng phải nộp báo cáo theo mẫu qui định về tình hình hoạt động của năm trước đó tới trụ sở của cơ quan cấp phép bằng hình thức nộp trực tiếp hoặc nộp qua đường bưu điện.
- Văn phòng cũng phải nộp các báo cáo, tài liệu và giải trình khác liên quan đến tình hình hoạt động theo yêu cầu từ các cơ quan chức năng. Mẫu báo cáo này văn phòng đại diện phải lưu trữ tại trụ sở để phục vụ cho các hoạt động khi tiến hành gia hạn/ điều chỉnh giấy phép trong suốt quá trình hoạt động.
NỘI DUNG CHÍNH CỦA BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG MÀ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN PHẢI THỰC HIỆN
Báo cáo về tình hình sử dụng lao động:
- Cho lao động trong nước
- Cho lao động nước ngoài
- Các tuân thủ về Bảo hiểm bắt buộc
- Các tuân thủ về thuế TNCN
- Tình hình tăng giảm lao động
Báo cáo về các hoạt động của văn phòng liên quan đến:
- Các hoạt động thươn mại được phép
- Quản lý và thúc đẩy các hợp đồng
- Nghiên cứu thị trường
- Phát triển sản phẩm
- Xúc tiến các cơ hội kinh doanh – mua bán hàng hoá
- Các hoạt động khác
RỦI RO KHI VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN KHÔNG THỰC HIỆN BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG ĐÚNG QUY ĐỊNH
- Việc nộp báo cáo trễ hạn có thể bị phạt lên đến 40 triệu đồng và ảnh hưởng đến việc xem xét gia hạn giấy phép văn phòng và các thủ tục khác về sau đồng thời phải thực hiện nộp báo cáo bổ sung kèm theo.
- Trường hợp có dấu hiệu vi phạm, cơ quan nhà nước còn có thể tiến hành các thủ tục kiểm tra liên ngành gồm sự phối hợp của cơ quan thuế – lao động – sở công thương để làm việc trực tiếp tại trụ sở văn phòng.
- Điểm cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, đó là cách trình bày nội dung của báo cáo hoạt động còn liên quan đến căn cứ để đối chiếu với việc khai báo lao động, khai – nộp và quyết toán thuế thu nhập cá nhân của từng nhân viên và trưởng văn phòng, nội dung và cách trình bày của các báo cáo này còn ảnh hưởng đến việc xem xét thời gian gia hạn giấy phép văn phòng trong những lần tiếp theo (một năm, hai năm hay năm năm).
CÁCH VIVA PHỐI HỢP QUẢN LÝ BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG HẰNG NĂM THEO QUI ĐỊNH
- Đánh giá tổng quan về các hoạt động của văn phòng.
- Đánh giá các hồ sơ và báo cáo liên quan đến quản lý quan hệ lao động.
- Đánh giá các hồ sơ và báo cáo liên quan đến quản lý và tuân thủ về thuế TNCN.
- Đánh giá các hồ sơ và báo cáo liên quan đến các thủ tục tuân thủ cho người nước ngoài làm việc ở văn phòng.
- Lập báo cáo hoạt động với các nội dung phù hợp, phòng ngừa các rủi ro, vi phạm, giúp giữ gìn tín nhiệm của văn phòng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc gia hạn giấy phép hoặc các thủ tục tuân thủ khác của văn phòng ở Việt Nam trong các năm về sau.
- Thay mặt khách hàng giải trình mọi yêu cầu từ cơ quan nhà nước.
]
Xem thêm:
- Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam – Gia hạn giấy phép hoạt động
- Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam – Quyền và nghĩa vụ của trưởng văn phòng
- Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam – Quản lý rủi ro
- Chuyển đổi văn phòng đại diện nước ngoài thành công ty con tại Việt Nam – Thời điểm và thủ tục cần lưu ý
- Làm thế nào để chuyển đổi văn phòng đại diện nước ngoài thành công ty con?
- Dịch vụ tính lương và quản lý quản hệ lao động
- Hướng dẫn toàn diện về thủ tục quyết toán năm 2023 thuế thu nhập cá nhân tại Việt Nam
- Visa điện tử Việt Nam (E-visa) – những điều cần biết
- Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam – Hồ sơ và thủ tục tuân thủ
- Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam – Giấy phép lao động
- Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam – Thuế thu nhập cá nhân
- Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam – Bảo hiểm xã hội bắt buộc
- Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam – Cấp thẻ tạm trú
- Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam – Quyết toán thuế thu nhập cá nhân
- Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam – Quyền và nghĩa vụ cơ bản của người đại diện doanh nghiệp theo pháp luật
