BẮT BUỘC ÁP DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KỂ TỪ NGÀY 1/11/2020

THEO NGHỊ ĐỊNH

Số: 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018

Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định sẽ áp dụng bắt buộc từ ngày 01 tháng 11 năm 2020. VIVA sẽ hỗ trợ quí khách toàn diện các thủ đăng ký và phát hành hoá đơn điện tử theo qui định, đồng thời giúp quản lý việc lưu trữ và sử dụng các hoá đơn điện tử theo cách truyền thống, kiểm soát các rủi ro tuân thủ, đáp ứng các yêu cầu đối chiếu lưu trữ giữa các bên.

ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm:

1. Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp;
2. Tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã;
3. Hộ, cá nhân kinh doanh.

THỜI GIAN CHUYỂN TIẾP TRƯỚC NGÀY 1/11/2020

1. Doanh nghiệp, đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trước ngày 1/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng.
2. Doanh nghiệp, đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày 1/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua đến hết ngày 31 tháng 10 năm 2020.

LOẠI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
3. Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

THỜI ĐIỂM LẬP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

1. Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

CHUYỂN ĐỔI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ THÀNH CHỨNG TỪ GIẤY

1. Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy.
2. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
3. Hóa đơn điện tử ngoài việc tuân thủ nghĩa vụ thuế, còn có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, do đó cần được in ấn – lưu trữ – quản lý theo các nguyên tắc của kế toán về chứng từ gốc và các thủ tục về quản trị hồ sơ trong kinh doanh (xin vui lòng tham khảo hướng dẫn của VIVA về thủ tục quản trị hồ sơ tuân thủ trong kinh doanh)

NGƯỜI BÁN HÀNG PHẢI ÁP DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ NHƯ SAU

1. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
2. Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không… có hệ thống phần mềm đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
3. Doanh nghiệp thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
4. Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
5. Hộ, cá nhân kinh doanh cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh và phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI PHÁT HÀNH VÀ NHẬN HÓA ĐƠN TRONG CÁC GIAO DỊCH KINH DOANH

Tạo và thu thập các hóa đơn chứng từ trong kinh doanh đúng cách sẽ lập được các báo cáo tin cậy, đây còn là cơ sở để kiểm tra đối chiếu, giải trình với các bên thứ ba khác như ngân hàng, đối tác, kiểm toán, cơ quan thuế, cơ quan lao động, hồ sơ thẩm định giá trị doanh nghiệp, hồ sơ đấu thầu…Qua kinh nghiệm thực tiễn, VIVA BCS xin được chia sẻ một số nguyên tắc liên quan cụ thể như sau:

Quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ

1.  Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ có quyền:

• Tạo hóa đơn để sử dụng nếu đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định;
• Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử với cơ quan thuế;
• Sử dụng hóa đơn hợp pháp để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh;
• Từ chối cung cấp các số liệu về in, phát hành, sử dụng hóa đơn cho các tổ chức, cá nhân không có thẩm quyền theo quy định của pháp luật;
• Khiếu kiện các tổ chức, cá nhân có hành vi xâm phạm các quyền tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn hợp pháp.

2. Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ có nghĩa vụ:

• Quản lý các hoạt động tạo hóa đơn theo quy định;
• Sử dụng chữ ký số hợp lệ khi phát hành hoá đơn;
• Làm thủ đăng ký, thông báo phát hành hóa đơn theo quy định;
• Lập và giao hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng. Trừ trường hợp không phải lập hóa đơn theo quy định;
• Thường xuyên tự kiểm tra việc sử dụng hóa đơn, kịp thời ngăn ngừa các biểu hiện vi phạm;
• Báo cáo việc sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quy định của Bộ Tài chính.

3. Trách nhiệm của người mua hàng hóa, dịch vụ

1. Yêu cầu người bán lập và giao hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ.
2. Cung cấp chính xác thông tin cần thiết để người bán lập hóa đơn.
3. Ký các liên hóa đơn đã ghi đầy đủ nội dung trong trường hợp mua hàng trực tiếp; trừ một số trường hợp theo quy định như giá trị có giao dịch dưới 200.000đ, mua của các tổ chức cá nhân không kinh doanh, mua hàng nông lâm thủy hải sản… (chi tiết từng trường hợp nên tham khảo với người có chuyên môn thích hợp)
4. Sử dụng hóa đơn đúng mục đích.
5. Cung cấp thông tin ghi trên hóa đơn cho các cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu.

Lưu ý rằng, việc từ chối hoặc không thu thập đủ các hóa đơn khi mua hàng hóa dịch vụ, cả cá nhân và mọi tổ chức liên quan sẽ tự động bị mất các quyền lợi liên quan đế khấu trừ, hoàn thuế thậm chí còn dẫn đến các khoản bị truy thu, phạt phát sinh trong nhiều năm về sau.

VIVA BUSINESS CONSULTING

VIVA Business Consulting là Công ty tư vấn chuyên cung cấp các dịch vụ tư vấn và thực thi các thủ tục tuân thủ trong kinh doanh theo qui định địa phương từ năm 2006. VIVA đang cấp dịch vụ quản trị diều hành hỗ trợ trực tiếp cho các CEO, người quản lý doanh nghiệp và hằng ngàn công ty FDI.

Dịch vụ của VIVA là sự kết hợp đồng thời của: Luật pháp trong kinh doanh - Tài chính kế toán và thuế - Nhân sự và lao động tiền lương - Tài chính doanh nghiệp - Quản trị và kiểm soát nội bộ.  Chúng tôi đã phục vụ thành công hằng ngàn khách hàng là những công ty danh tiếng đến từ Nhật Bản, Hoa Kỳ, Châu Âu, Singapore, Ấn Độ, Trung Quốc, Hàn Quốc… trong các lĩnh vực: Dệt may, năng lượng, dược phẩm, quảng cáo, nông nghiệp...

Sự khác biệt của VIVA là cách làm việc trọn gói – luôn đảm bảo kết quả cuối cùng – theo cách xuất sắc, tối ưu, vượt trội của người thạo nghề.