Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị kinh doanh phụ thuộc của công ty mẹ từ nước ngoài, được thành lập theo pháp luật Việt Nam, với chức năng được phép tuyển dụng nhân viên để quản lý và xúc tiến hợp đồng mua bán với đối tác kinh doanh địa phương, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, tìm kiếm cơ hội mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ,… Văn phòng đại diện có thể tăng cường và hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động kinh doanh của công ty mẹ tại Việt Nam nhưng lại rất dễ quản lý, tiết kiệm chi phí và tránh những rủi ro từ các thủ tục tuân thủ tại địa phương như: không áp dụng thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, không cần lập sổ sách kế toán, không có báo cáo tài chính, không yêu cầu phải kiểm toán độc lập… và rất dễ dàng để gia hạn, chấm dứt hoặc giải thể khi cần thiết. Người nước ngoài làm việc cho văn phòng đại diện có thể xin giấy phép lao động và visa nhập cảnh nhiều lần có thời hạn hai năm (thẻ tạm trú) cho bản thân và gia đình tại Việt Nam.
Quản lý các thủ tục tuân thủ của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là công việc quan trọng cần được theo dõi chặt chẽ từ đầu và liên tục trong suốt quá trình hoạt động. Đặc biệt là các thủ tục như: quản lý quan hệ lao động, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân, hóa đơn, báo cáo thu chi, cập nhật, điều chỉnh gia hạn giấy phép, báo cáo hoạt động hàng năm…Bài viết sau cập nhật một số lưu ý quan trọng và các mức xử phạt mới nhất trường hợp vi phạm trong quản lý văn phòng đại diện, cũng như cách khắc phục và phòng ngừa.
CÁC TRƯỜNG HỢP PHẢI ĐIỀU CHỈNH GIẤY PHÉP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
Trong quá trình quản lý văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài, văn phòng phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập trong những trường hợp sau:
- Thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của thương nhân nước ngoài (Công ty mẹ).
- Thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện.
- Thay đổi tên gọi của Văn phòng đại diện.
- Thay đổi nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện.
- Thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Văn phòng đại diện trong một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc trong khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý . Thời hạn điều chỉnh: 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi phải làm thủ tục điều chỉnh.
Thời hạn điều chỉnh: 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi phải làm thủ tục điều chỉnh.
*Mức xử phạt nếu vi phạm: Từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng.
Trong vòng 10 ngày kể từ ngày thay đổi thông tin trên Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện phải thông báo với cơ quan thuế về các hạng mục thay đổi.
*Mức xử phạt nếu vi phạm: Từ 700.000 đồng đến 2.000.000 đồng.
THỦ TỤC GIA HẠN GIẤY PHÉP
Thương nhân nước ngoài được gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi hết thời hạn quy định trong Giấy phép.
Thời hạn gia hạn: ít nhất 30 ngày trước khi Giấy phép hết hạn.
*Mức xử phạt nếu vi phạm: Từ 60.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng.
BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG HÀNG NĂM TRONG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo hoạt động theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó tới Cơ quan cấp Giấy phép.
Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
Ngoài ra văn phòng đại diện cần thu thập hóa đơn và lập cashbook để quyết toán thuế trong những năm tiếp theo nhất là khi làm thủ tục giải thể.
Văn phòng đại diện phải chủ động quản lý lao động người nước ngoài, đăng ký, gia hạn giấy phép lao động, thẻ tạm trú cũng như hủy giấy phép cho nhân viên khi đã thôi việc hoặc văn phòng giải thể.
Mức xử phạt nếu vi phạm: từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng.
Việc không tuân thủ đúng cách các qui định cơ bản trong quản lý văn phòng đại diện sẽ tiềm ẩn nhiều rủi ro về sau. Hiện nay, Trưởng văn phòng hoặc Công ty mẹ có thể hoàn toàn yên tâm về việc quản lý giấy phép và các thủ tục tuân thủ trong quản lý văn phòng đại diện nhờ vào các công ty tư vấn uy tín trên thị trường. Các gói dịch vụ bao gồm tư vấn trực tiếp qua điện thoại, qua thư điện tử – email; cung cấp dịch vụ trọn gói theo cách may đo theo phạm vi và mức độ yêu cầu của từng khách hàng, theo từng công việc. Bao gồm dịch vụ soát xét và khắc phục rủi ro, hoàn thiện hệ thống hồ sơ, thực hiện các yêu cầu mới phát sinh, áp dụng các qui định mới theo hướng tối ưu lợi ích.
Xem thêm:
- Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam – Các thủ tục tuân thủ
- Thủ tục tuân thủ cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam
- Quản lý rủi ro khi hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
- Quyền và nghĩa vụ của Trưởng văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
- Chế độ báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
- Quản lý thủ tục kê khai và quyết toán thuế của văn phòng đại diện tại Việt Nam
- Chuyển đổi văn phòng đại diện thành công ty con – Thời điểm và thủ tục cần lưu ý
