Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị kinh doanh phụ thuộc của công ty mẹ từ nước ngoài, được thành lập theo pháp luật Việt Nam, với chức năng được phép tuyển dụng nhân viên để quản lý và xúc tiến hợp đồng mua bán với đối tác kinh doanh địa phương, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, tìm kiếm cơ hội mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ,… Văn phòng đại diện có thể tăng cường và hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động kinh doanh của công ty mẹ tại Việt Nam nhưng lại rất dễ quản lý, tiết kiệm chi phí và tránh những rủi ro từ các thủ tục tuân thủ tại địa phương như: không áp dụng thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, không cần lập sổ sách kế toán, không có báo cáo tài chính, không yêu cầu phải kiểm toán độc lập… và rất dễ dàng để gia hạn, chấm dứt hoặc giải thể khi cần thiết. Người nước ngoài làm việc cho văn phòng đại diện có thể xin giấy phép lao động và visa nhập cảnh nhiều lần có thời hạn hai năm (thẻ tạm trú) cho bản thân và gia đình tại Việt Nam.
Mặc dù đầu tư ở Việt Nam dưới hình thức văn phòng đại diện có thể hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động kinh doanh của công ty mẹ đồng thời tránh được các rủi ro và chi phí về các thủ tục liên quan đến thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, hệ thống sổ sách kế toán, báo cáo tài chính,… nhưng trong thực tế có rất nhiều văn phòng đại diện đã và đang phải chi trả cho những bài học đắt giá vì đã không đáp ứng được các thủ tục tuân thủ theo qui định. VIVA xin chia sẻ một số thông tin về hồ sơ và các thủ tục cần thiết trong quy trình chấm dứt hoạt động tại Việt Nam.
Giải thể văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là một thủ tục pháp lý nhằm chấm dứt các hoạt động, chấm dứt sự hiện diện và tồn tại theo giấy phép thành lập của một văn phòng đại diện nước ngoài. Khi chấm dứt hoạt động, giải thể chi nhánh hoặc văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam, thương nhân nước ngoài phải tuân thủ các trường hợp, hồ sơ, thủ tục theo qui định như sau:
CÁC TRƯỜNG HỢP CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
- Theo đề nghị của thương nhân nước ngoài, văn phòng có thể chủ động làm thủ tục đóng cửa trước khi giấy phép hết hạn.
- Khi công ty mẹ chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.
- Hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà thương nhân nước ngoài không đề nghị gia hạn.
- Hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý gia hạn.
- Bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
- Thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện, không còn đáp ứng một trong những điều kiện sau:
- Thương nhân nước ngoài không được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
- Thương nhân nước ngoài hoạt động chưa đủ ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động mà thời hạn đó còn ít nhất hơn 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
HỒ SƠ CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN, CHI NHÁNH
1/ Hồ sơ 01 bộ, bao gồm (*):
- Thông báo về việc chấm dứt hoạt động theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký.
- Bản sao văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hoặc bản sao Quyết định thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của Cơ quan cấp Giấy phép.
- Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội.
- Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động.
- Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh.
2/ Các lưu ý khi chấm dứt hoạt động VPĐD:
- Thương nhân nước ngoài và người đứng đầu Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động, chi nhánh.
- Đối với trường hợp Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động tại một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý để chuyển địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng đại diện đến một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý khác, hồ sơ chấm dứt hoạt động chỉ bao gồm Thông báo về việc chấm dứt hoạt động theo mẫu và Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động.
- Hồ sơ chỉ được coi là hợp lệ khi văn phòng hoàn tất mọi nghĩa vụ về kê khai và nộp thuế liên quan, sau đó được cơ quan thuế cấp giấy xác nhận đã hoàn tất nghĩa vụ thuế. Đây thực sự là bước khó khăn và nhiều rủi ro nhất bởi vì phần lớn các văn phòng đại diện đều ít khi thu thập đầy đủ hoá đơn chứng từ cho các khoản chi phí đã thực hiện, cũng không chuẩn bị báo cáo thu chi theo mẫu… dẫn đến không thể chứng minh, giải trình được với thanh tra thuế, rơi vào “cảnh tình ngay lý gian”, nghĩa là thực tế có nhiều khoản đúng là chi phí của văn phòng nhưng lại không chứng mình được và bị coi là thu nhập chịu thuế TNCN. Căn cứ vào các qui định về quản lý thuế, về chống rửa tiền, cơ quan thuế có thể ra quyết định truy thu và phạt đối với những khoản không giải trình được, với số liệu luỹ kế nhiều năm, dẫn đến văn phòng có thể phải nộp một số tiền thuế và phạt rất lớn trước khi có được giấy xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thuế.
TRÌNH TỰ, THỦ TỤC GIẢI QUYẾT VIỆC CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG
- Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động hợp lệ (*) trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến đến Cơ quan cấp giấy phép.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
- Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện.
- Căn cứ vào quyết định cho chấm dứt hoạt động, văn phòng phải làm thủ tục huỷ con dấu tròn tại cơ quan công an.
- Ngoài việc thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động theo quy định tại, thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện, phải niêm yết công khai về việc chấm dứt hoạt động tại trụ sở của Văn phòng đại diện và thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật khi Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động.
- Thương nhân nước ngoài có Văn phòng đại diện đã chấm dứt hoạt động chịu trách nhiệm thực hiện các hợp đồng, thanh toán các khoản nợ, gồm cả nợ thuế và giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động đã làm việc tại Văn phòng đại diện, theo quy định của pháp luật.
VIVA BUSINESS CONSULTING
VIVA Business Consulting là Công ty tư vấn chuyên cung cấp các dịch vụ tư vấn và thực thi các thủ tục tuân thủ trong kinh doanh theo qui định địa phương từ năm 2006. VIVA đang cấp dịch vụ quản trị diều hành hỗ trợ trực tiếp cho các CEO, người quản lý doanh nghiệp và hằng ngàn công ty FDI.
Dịch vụ của VIVA là sự kết hợp đồng thời của: Luật pháp trong kinh doanh - Tài chính kế toán và thuế - Nhân sự và lao động tiền lương - Tài chính doanh nghiệp - Quản trị và kiểm soát nội bộ. Chúng tôi đã phục vụ thành công hằng ngàn khách hàng là những công ty danh tiếng đến từ Nhật Bản, Hoa Kỳ, Châu Âu, Singapore, Ấn Độ, Trung Quốc, Hàn Quốc… trong các lĩnh vực: Dệt may, năng lượng, dược phẩm, quảng cáo, nông nghiệp...
Sự khác biệt của VIVA là cách làm việc trọn gói – luôn đảm bảo kết quả cuối cùng – theo cách xuất sắc, tối ưu, vượt trội của người thạo nghề.
VIVA không chỉ cung cấp dịch vụ thực thi các thủ tục tuân thủ trong kinh doanh mà đặt sự an toàn, tối ưu của khách hàng làm trọng tâm khi thiết kế các giải pháp, đa dạng các nguồn lực nhằm giải quyết triệt để các rủi ro tiềm tàng, giúp mang lại lợi ích, lợi thế cạnh tranh và cảm hứng kinh doanh cho khách hàng.
Trên nền tảng chuyên môn sâu rộng và đồng bộ về Luật kinh doanh – Quản lý thuế – Quản lý quan hệ lao động – Tài chính kế toán – Quản trị doanh nghiệp, kết hợp với qui trình làm việc khép kín từ tư vấn, triển khai, bàn giao, hỗ trợ vận hành giúp chúng tôi có khả năng bảo vệ và đảm bảo cho khách hàng theo cách toàn diện.
- Một email và một cuộc gọi từ VIVA Business Consulting
- Bản cam kết về bảo mật thông tin
- Buổi tư vấn riêng với các chuyên gia đầu ngành
- Giải pháp hiệu quả dành cho doanh nghiệp
“Nếu bạn hỏi bất kỳ doanh nhân thành công nào, họ sẽ luôn luôn nói rằng họ đã có một cố vấn tuyệt vời tại một số nơi trên hành trình đã chọn”.
Xem thêm:
- Giải thể văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam – các thủ tục cần lưu ý
- Quản lý thủ tục kê khai và quyết toán thuế của văn phòng đại diện tại Việt Nam
- Quyền và nghĩa vụ của Trưởng văn phòng đại diện hoặc chi nhánh tại Việt Nam
- Chế độ báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
- Thủ tục chuyển đổi văn phòng đại diện nước ngoài thành công ty con tại Việt Nam
- Thành lập mới doanh nghiệp tại Việt Nam – cơ hội rộng mở và sự khởi đầu đúng cách
- So sánh văn phòng đại diện và công ty con – công ty vốn đầu tư nước ngoài (FDI) tại Việt Nam
- Thành lập và vận hành một doanh nghiệp tạI việt nam | địa chỉ đăng ký kinh doanh – 9 lưu ý đặc biệt
