Danh mục nội dung
Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị kinh doanh phụ thuộc của công ty mẹ từ nước ngoài, được thành lập theo pháp luật Việt Nam, với chức năng được phép tuyển dụng nhân viên để quản lý và xúc tiến hợp đồng mua bán với đối tác kinh doanh địa phương, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, tìm kiếm cơ hội mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ,… Văn phòng đại diện có thể tăng cường và hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động kinh doanh của công ty mẹ tại Việt Nam nhưng lại rất dễ quản lý, tiết kiệm chi phí và tránh những rủi ro từ các thủ tục tuân thủ tại địa phương như: không áp dụng thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, không cần lập sổ sách kế toán, không có báo cáo tài chính, không yêu cầu phải kiểm toán độc lập… và rất dễ dàng để gia hạn, chấm dứt hoặc giải thể khi cần thiết. Người nước ngoài làm việc cho văn phòng đại diện có thể xin giấy phép lao động và visa nhập cảnh nhiều lần có thời hạn hai năm (thẻ tạm trú) cho bản thân và gia đình tại Việt Nam.
Việc xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam không quá phức tạp. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, việc xin giấy phép của nhà đầu tư bị từ chối do các chứng từ và hồ sơ không hợp lệ. Sẽ tốt hơn nếu các nhà đầu tư có thể xác định trước những điều kiện và chuẩn bị các loại hồ sơ được yêu cầu.
Vậy, các hồ sơ cần chuẩn bị là gì? Dưới đây là danh mục các hồ sơ cơ bản cho việc xin giấy phép thành lập một văn phòng đại diện tại Việt Nam:
ĐIỀU KIỆN ĐỂ THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI XIN GIẤY PHÉP THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI VIỆT NAM
- Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận.
- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký.
- Thời hạn hoạt động được ghi trên Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của Thương nhân nước ngoài phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ.
- Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
- Trường hợp nội dung hoạt động của văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc Thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.
HỒ SƠ ĐỂ XIN GIẤY PHÉP THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN NƯỚC NGOÀI BAO GỒM
Nhóm 1: Các loại giấy tờ trực tiếp từ nước ngoài
- Bản sảo Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của Thương nhân nước ngoài.
- Thư bổ nhiệm Người đứng đầu văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài.
- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi Thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của Thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.
Các loại giấy tờ được nêu ở trên phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Nhóm 2: Các loại giấy tờ khác phải thu thập trong nước
- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Các loại giấy tờ liên quan đến địa điểm dự kiến thành lập văn phòng đại diện:
+ Bản sao biên bản ghi nhớ (MOU) hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc các tài liệu chứng minh Thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm đê đặt trụ sở văn phòng đại diện.
+ Bản sao giấy tờ về địa điểm dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật liên quan. - Các loại giấy tờ ở nhóm 1 đã được dịch sang tiếng Việt và chứng thực.
Nhóm 3: Nộp hồ sơ tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền
- Đơn đề nghị xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài theo mẫu của Bộ Công thương do đại diện có thẩm quyền của Thương nhân nước ngoài ký.
- Các tài liệu hợp lệ đã được nêu tại Nhóm 1 và Nhóm 2.
Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt văn phòng đại diện. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện cho Thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
Để hiểu rõ hơn về các yêu cầu của việc thành lập văn phòng đại diện nước ngoài, có thể tham khảo một số chủ đề cơ bản sau:
- 4 bước để thành lập văn phòng đại diện ở Việt Nam
- Sổ tay các thủ tục tuân thủ cho văn phòng đại diện nước ngoài
- Quyền và nghĩa vụ của Trưởng văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
- Quyền lợi và các nghĩa vụ cơ bản của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
- Quy định về việc tuyển dụng lao động Việt Nam của các văn phòng đại diện nước ngoài
- Thay đổi giấy phép thành lập VPĐD tại Việt Nam
- Văn phòng đại diện, Công ty con hay Chi nhánh – Chuyển đổi mô hình kinh doanh tại Việt Nam
