Giải Thể Văn Phòng Đại Diện Nước Ngoài Tại Việt Nam – Các Thủ Tục Cần Lưu Ý

Giải Thể Văn Phòng Đại Diện Nước Ngoài Tại Việt Nam - Các Thủ Tục Cần Lưu Ý

Giải Thể Văn Phòng Đại Diện Nước Ngoài Tại Việt Nam – Các Thủ Tục Cần Lưu Ý

Giải Thể Văn Phòng Đại Diện Nước Ngoài Tại Việt Nam - Các Thủ Tục Cần Lưu Ý

Giải Thể Văn Phòng Đại Diện Nước Ngoài Tại Việt Nam – Các Thủ Tục Cần Lưu Ý

 

Dựa trên kinh nghiệm và giải pháp thực tiễn mà chúng tôi đã cung cấp cho hàng ngàn khách hàng, VIVA xin chia sẻ một số tình huống và thủ tục nhà đầu tư cần lưu ý trong quá trình giải thể văn phòng đại diện nước ngoài.

Sau khi Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) vào năm 2007, hàng ngàn nhà đầu tư nước ngoài đã vào Việt Nam dưới hình thức văn phòng đại diện như một bước thử nghiệm. Cho đến nay, mặc dù có nhiều lợi thế, mô hình văn phòng đại diện nước ngoài đã không còn đáp ứng được kỳ vọng kinh doanh ban đầu và cần được giải thể văn phòng đại diện, đóng cửa hoặc chuyển đổi thành công ty con. 

Xem thêm: Chuyển Đổi Văn Phòng Đại Diện Lên Công Ty Con Tại Việt Nam – Thời điểm và thủ tục cần lưu ý

Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là gì?

Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị hạch toán phụ thuộc trực tiếp của công ty mẹ từ nước ngoài, là văn phòng hợp pháp tại Việt Nam, được phép tuyển dụng nhân viên để quản lý và xúc tiến hợp đồng mua bán với đối tác kinh doanh địa phương, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, tìm kiếm cơ hội mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, v.v… Người nước ngoài làm việc cho văn phòng đại diện có thể xin giấy phép lao động và visa nhập cảnh nhiều lần có thời hạn hai năm (thẻ tạm trú) cho bản thân và gia đình tại Việt Nam.

Văn phòng đại diện có thể tăng cường và hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động kinh doanh của công ty mẹ và  rất dễ quản lý, tiết kiệm chi phí và tránh những rủi ro từ các thủ tục tuân thủ tại địa phương như: không áp dụng thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, không cần lập sổ sách kế toán, không có báo cáo tài chính, không yêu cầu phải kiểm toán độc lập… và rất dễ dàng để gia hạn, chấm dứt hoặc giải thể văn phòng đại diện khi cần thiết.

Tại sao văn phòng đại diện nước ngoài không còn là một phương án hiệu quả?

Bên cạnh những lợi thế mà văn phòng đại diện nước ngoài mang lại, mô hình này vẫn tồn tại một số bất lợi như:

  • Không thể trực tiếp thực hiện các hoạt động tạo ra lợi nhuận ở Việt Nam. Không được thực hiện bất kỳ hoạt động sinh lợi nào (Không kinh doanh thương mại, không cung cấp dịch vụ, không xuất nhập khẩu hàng hóa, không có hàng tồn kho, không hoạt động sản xuất…)
  • Không có tư cách pháp nhân, không được giao kết hợp đồng, không được sửa đổi hoặc bổ sung hợp đồng đã được ký kết bởi các thương nhân nước ngoài.
  • Thời gian hoạt động bị giới hạn trong mỗi 5 năm.
  • Không thể chuyển quyền sở hữu.
  • Không thể mở rộng thêm văn phòng, chi nhánh.
  • Chỉ được chi tiêu trong phạm vi ngân sách duy nhất từ công ty mẹ chuyển vào, không được nhận thêm thu nhập từ bất kỳ nguồn nào khác.
  • Phải chịu thuế GTGT như người tiêu dùng cuối cho mọi chi phí hoạt động, phải kê khai nộp thuế TNCN, phí và lệ phí, và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Xem thêm: So sánh Văn phòng đại diện và Công ty vốn đầu tư nước ngoài (FDI) tại Việt Nam?

Tại sao nên thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam?

Liên quan đến mô hình đầu tư tại Việt Nam, các nhà đầu tư có thể cân nhắc giải thể văn phòng đại diện và thành lập công ty con / công ty vốn đầu tư nước ngoài với một số ưu thế điển hình:

  • Có tư cách pháp nhân độc lập khỏi chủ sở hữu, có quyền và nghĩa vụ riêng về tài sản.
  • Có thể kiện và bị kiện dưới danh nghĩa của mình.
  • Có thể thực hiện mọi hoạt động kinh doanh như kinh doanh, sản xuất, dịch vụ, mua tài sản và bất động sản để sử dụng riêng.
  • Có đầy đủ tư cách pháp nhân và hưởng mọi quyền lợi của đơn vị kinh doanh trong các quy định hành chính và kinh doanh dân sự như sở hữu tài sản, mở rộng đầu tư, mở chi nhánh mới, nhà máy mới, văn phòng mới, đầu tư vào các doanh nghiệp khác.
  • Trách nhiệm của các cổ đông và thành viên hội đồng quản trị chỉ giới hạn trong phạm vi số tiền đầu tư vào cổ phần của công ty.
  • Công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) chịu trách nhiệm riêng về các khoản nợ và thua lỗ của mình.
  • Công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) tồn tại vĩnh viễn không phụ thuộc vào tư cách thành viên của bất kỳ cổ đông nào. Công ty vẫn tiếp tục hoạt động nếu một cổ đông hoặc thành viên hội đồng quản trị qua đời hoặc bị phá sản.
  • Cổ đông có thể chuyển quyền sở hữu trong công ty bằng cách bán cổ phần của họ.
  • Các quy tắc và quy định áp dụng cho các công ty này giống nhau đối với cả nhà đầu tư trong nước và nước ngoài.
  • Được hưởng các ưu đãi về thuế: Hoàn thuế GTGT, miễn thuế TNDN, miễn thuế nhập khẩu.
  • Không giới hạn số lượng tài khoản ngân hàng được mở, được rút lợi nhuận về nước.
  • Được chuyển vốn đến, rút vốn đầu tư, rút lợi nhuận một cách chính thức.
  • Được phép nhận thu nhập từ nhiều nguồn như nhà đầu tư, khách hàng, các khoản vay…

Xem thêm: Đảm Bảo Của Nhà Nước Việt Nam Với Khối Doanh Nghiệp Tư Nhân

Quy trình giải thể văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

 Quy trình đóng cửa / giải thể văn phòng đại diện tại Việt Nam gồm 03 bước chính:

  1. Thực hiện thủ tục thông báo giải thể văn phòng đại diện tại các cơ quan nhà nước có thẩm quyền để chấm dứt mọi nghĩa vụ mới phát sinh kể từ ngày giải thể. Việc hoàn tất bước này nhằm cho phép dừng hoặc chấm dứt các nghĩa vụ mới phát sinh, đặc biệt là các nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và các thủ tục tuân thủ trong kinh doanh khác, đưa văn phòng vào trạng thái giải thể và chờ làm thủ tục. Thời gian thực hiện là 5 ngày làm việc.
  2. Thu thập, kiểm tra, hoàn thiện hệ thống hồ sơ trong kinh doanh theo qui định hiện hành để cung cấp cho các cơ quan nhà nước có liên quan, làm thủ tục đối chiếu, xin giấy xác nhận hoàn tất mọi nghĩa vụ nợ với các bên thứ ba, đặc biệt là thủ tục thanh lý hợp đồng lao độngnghĩa vụ thuếbảo hiểm xã hội. Đây là thủ tục pháp lý quan trọng để đảm bảo rằng văn phòng đại diện không còn khoản nợ, nghĩa vụ nào khác trước khi được phép giải thể theo qui định. Trừ những lý do đặc biệt từ các cơ quan nhà nước có liên quan, thời gian thực hiện sẽ trong vòng 30 ngày làm việc.
  3. Sau khi thu xếp đạt được các giấy xác nhận hoàn tất nghĩa vụ nợ với các bên thứ ba khác, tiến hành thủ tục đóng tài khoản ngân hàng, trả giấy phép văn phòng, trả con dấu như một bước hoàn tất cuối cùng của thủ tục giải thể văn phòng đại diện. Đây là bước thủ tục hành chính cuối cùng của việc giải thể văn phòng, sẽ được thực hiện trong vòng 05 ngày làm việc.

Trong đó, Bước 2 là phức tạp nhất do thủ tục kiểm tra – quyết toán thuế. Các cán bộ thuế sẽ xem xét tất cả giao dịch chuyển tiền từ trụ sở chính, tất cả chi phí đã chi trả nhằm đảm bảo mọi hoạt động đều tuân thủ các quy định về thuế và luật phòng – chống rửa tiền của địa phương. Theo đó, sẽ có 2 phương án xử lý:

  • Một là, văn phòng đại diện có thể cung cấp ngay mọi hồ sơ lưu trữ hiện có cho việc kiểm tra và có thể sẽ phát sinh phải nộp tất cả các khoản truy thu và phạt tiền theo quyết định của cơ quan thuế trước khi được cấp giấy xác nhận đã hoàn tất nghĩa vụ thuế. Thông thường, đây là con số không được kiểm soát và số tiền phải nộp trong trường hợp này rất lớn.
  • Hai là, văn phòng đại diện cần cung cấp có kiểm soát: #001 chủ động thực hiện kiểm toán nội bộ các hồ sơ kinh doanh và các báo cáo tuân thủ theo quy định địa phương, #002 xác định những rủi ro và vướng mắc, #003 hoàn chỉnh hệ thống hồ sơ để quản lý các khoản phải nộp cuối cùng theo cách tối ưu – hợp lý – hợp pháp.

Xem thêm: Chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam – Hồ sơ và thủ tục cần thiết

Thủ tục tuân thủ về thuế khi giải thể văn phòng đại diện

Dựa trên luật thuế và các quy định về chống rửa tiền, kể từ năm 2012, sau mỗi 3 đến 5 năm hoạt động văn phòng, cục thuế sẽ yêu cầu văn phòng cung cấp các bản sao kê ngân hàng, sổ tiền mặt, hồ sơ nhân viên, chứng từ lương và các chứng từ hợp pháp khác để thực hiện thủ tục kiểm tra thuế của văn phòng đại diện. Cán bộ thuế sẽ rà soát lại từng giao dịch phát sinh để đảm bảo rằng các khoản chi phí của văn phòng là hợp pháp, hợp lệ, không vi phạm các qui định về thuế hoặc luật chống rửa tiền.

Trong trường hợp giải thể văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam, trước khi được phép đóng cửa, cơ quan thuế cũng sẽ thực hiện các thủ tục kiểm tra, quyết toán thuế tương tự.

Văn phòng đại diện có thể phải đối mặt với các rủi ro không tuân thủ đúng các thủ tục tuân thủ về thuế trong trường hợp trưởng văn phòng hoặc nhân sự không thạo nghề và không đủ kinh nghiệm làm việc trực tiếp với Cơ quan chức năng.

 

Là nhà tư vấn doanh nghiệp về các thủ tục tuân thủ trong kinh doanh tại Việt Nam từ trước năm 2006, Viva cung cấp dịch vụ độc quyền theo cách tích hợp, hài hoà đồng thời cả 05 nền tảng chuyên sâu gồm Luật kinh doanh -  Kế toán tài chính - Quản lý thuế - Quản trị quan hệ lao  động - Thủ tục hành chính trong kinh doanh cùng với  sự kế thừa kinh nghiệm tổng cộng lên đến hằng trăm năm cho mỗi công việc.

Kiến thức chuyên môn sâu rộng và năng lực quản trị kết nối các nguồn lực địa phương giúp chúng tôi luôn sẵn sàng cung cấp các giải pháp chuyên môn đặc biệt, vượt lên các giới hạn thông thường và mong đợi của khách hàng.

 

Tham vấn cùng chuyên gia


Xem thêm:

Quản lý thủ tục kê khai và quyết toán thuế của văn phòng đại diện tại Việt Nam

08 thủ tục tuân thủ phải được quản lý cho văn phòng đại diện nước ngoài ở Việt Nam

Thành lập mới doanh nghiệp tại Việt Nam – cơ hội rộng mở và sự khởi đầu đúng cách

Văn phòng đại diện nước ngoài, công ty con hay chi nhánh – chuyển đổi mô hình kinh doanh tại Việt Nam