QUẢN TRỊ QUAN HỆ LAO ĐỘNG – QUI CHẾ LƯƠNG

[sc name=”footer-content-vi” ][/sc]

Bộ qui chế lương thưởng – chính sách phúc lợi giúp quy định về các khoản thu nhập mà người lao động nhận được khi tham gia làm việc tại công ty, bao gồm tiền lương và những lợi ích vật chất, lợi ích về tay nghề và các cơ hội, giá trị khác. Quy định về cách tính lương, mức hưởng của các khoản tiền lương và phụ cấp, trợ cấp hay phúc lợi khác. Quy định về cách trả lương, trả thưởng cho từng cá nhân, từng bộ phận. Góp phần đảm bảo đời sống cho người lao động, giúp công ty ổn định và phát triển nguồn nhân lực. Tuân thủ đúng và tối ưu các quy định của pháp luật lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, thuế TNCN, thuế TNDN.  

YÊU CẦU TỪ BAN GIÁM ĐỐC VỀ QUẢN TRỊ QUAN HỆ LAO ĐỘNG 

1. Tư vấn chiến lược kinh doanh
2. Xây dựng mục tiêu công ty để kiểm soát các chỉ số các phòng, ban, bộ phận khách hàng…
3. Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức và định biên nhân sự 
4. Chuẩn hóa mô tả công việc các vị trí trong công ty 
5. Xây dựng chính nhân sự, đào tạo nhân sự, về hệ thống vận hành.

MỤC TIÊU CHUNG  QUẢN TRỊ QUAN HỆ LAO ĐỘNG

Hướng tới mục tiêu xây dựng nguồn nhân lực thực thi các mục tiêu kinh doanh, tạo ra động lực phát triển, năng lực cạnh tranh ngắn và dài hạn: 

1. Ban giám đốc công ty có quan điểm nhất quán về nguồn hình thành quỹ lương, chính sách thu nhập cho người lao động theo hướng thỏa đáng, công bằng, kích thích sự phát triển, sẵn sàng cạnh tranh trong thị trường lao động ngắn và dài hạn.
2. Ban giám đốc có định hướng xây dựng chính sách phân phối, thu nhập dựa trên sự phân hóa vị trí công việc và kết quả làm việc, tránh việc cào bằng thu nhập. Ngoài ra, hướng tới việc xây dựng hệ thống phúc lợi cộng thêm như lộ trình công danh, tín nhiệm nghề nghiệp, tín nhiệm tài chính, chính sách bảo hiểm trách nhiệm cao.
3. Nhanh chóng hướng tới việc quản trị nguồn nhân lực, đặc biệt là chính sách phân phối – lương thưởng và phúc lợi, bao gồm một số nội dung ưu tiên sau đây:

• • Xác định được các vị trí chủ chốt – vị trí chức danh hình thành đội ngũ quản lý cấp trung.
  • Xác định mô tả, khối lượng công việc, yêu cầu năng lực theo từng vị trí.
  • Xây dựng chính sách thu nhập gồm lương, thưởng, phúc lợi theo vị trí, theo năng lực, theo kết quả công việc.
  • Xây dựng tiêu chí đánh giá kết quả công việc.
  • Xây dựng hệ thống quản trị vận hành và thực thi việc đánh giá, phân phối, gồm hợp đồng lao động, tính lương, bảo hiểm, thuế TNCN, hồ sơ nhân sự…
  • Xây dựng và vận hành các chính sách tạo ra năng lực cạnh tranh mềm, giúp công ty không chỉ cạnh tranh bằng thu nhập mà còn cạnh tranh bằng các chính sách khoa học – tạo ra môi trường làm việc giúp người lao động được an toàn, phát triển… đạt tới các thang bậc nhu cầu theo tháp Maslow.
  • Các chi phí về nhân sự phải được ghi nhận đầy đủ vào báo cáo tài chính, phù hợp với qui định và đặc thù của doanh nghiệp có yếu tố nhà nước nhưng vẫn có sự tối ưu, tại năng lực cạnh tranh.

MỘT SỐ TỒN TẠI, RỦI RO THƯỜNG GẶP TRONG QUẢN TRỊ QUAN HỆ LAO ĐỘNG

Chưa hoàn chỉnh về Chính sách nhân sự – lương thưởng và phúc lợi:

1. Mục tiêu, kế hoạch kinh doanh ngắn và dài hạn.
2. Sơ đồ tổ chức – phân quyền các bộ phận chức năng.
3. Bảng mô tả công việc cho từng vị trí – tiêu chí hoàn thành công việc.
4. Chính sách đào tạo – tuyển dụng.
5. Thu thập và phân tích đánh giá hồ sơ nhân sự (Employees working history).
6. Chính sách nhân sự – lộ trình nghề nghiệp cho nhân viên.
7. Tiêu chí và thủ tục đánh giá kết quả công việc (KPIs) định kỳ.
8. Chính sách đào tạo – khai thác – phát triển.
9. Qui chế lương thưởng và phúc lợi.

Chưa chặt chẽ trong quản trị quan hệ lao động:  

1. Nội qui doanh nghiệp.
2. Bộ qui tắc hành xử (Code of Conducts).
3. Thoả ước lao động tập thể.
4. Qui chế đánh giá năng lực và kết quả công việc.
5. Soạn thảo hợp đồng lao động, khai báo và đăng ký lao động.
6. Kê khai bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, làm thủ tục hưởng các chế độ.
7. Chi phí về bảo hiểm, thuế TNCN có xu hướng tăng mạnh hằng năm làm tăng chi phí kinh doanh, giảm khả năng mở rộng nhân sự.
8. Kê khai và quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
9. Căn cứ xác định chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
10. Xử lý tranh chấp, kỷ luật liên quan đến lao động nhất là khi các nhân viên có vi phạm nghiêm trọng.
11. Phân tích tổng chi phí lương – quỹ lương theo từng vị trí, bộ phận theo các nghiệp vụ về kế toán quản trị.

ĐỀ XUẤT TỪ VIVA VỀ XÂY DỰNG – BAN HÀNH QUI CHẾ LƯƠNG THƯỞNG

Qui chế lương thưởng vừa là qui định nội bộ, vừa là công cụ quản lý, vừa là thủ tục tuân thủ. Qui chế lương phải đảm bảo các tiêu chí sau:

1. Quy định về các khoản thu nhập mà Người lao động nhận được khi tham gia làm việc tại Công ty, bao gồm tiền lương và những lợi ích vật chất, lợi ích về tay nghề và các cơ hội, giá trị khác, bao gồm các phúc lợi mềm giúp chăm sóc cho người lao động và tạo lợi thế cạnh tranh cho Công ty trên thị trường lao động.
2. Quy định về cách tính lương, mức hưởng của các khoản tiền lương và phụ cấp, trợ cấp hay phúc lợi khác.
3. Quy định về cách trả lương, trả thưởng cho từng cá nhân, từng bộ phận.
4. Góp phần tạo lập môi trường làm việc minh bạch, công bằng, đảm bảo đời sống cho Người lao động, giúp Công ty ổn định và phát triển nguồn nhân lực.
5. Tuân thủ đúng và tối ưu các quy định của pháp luật lao động tiền lương, Bảo hiểm xã hội, thuế Thu nhập cá nhân, thuế Thu nhập doanh nghiệp.

Theo đó VIVA xin được đề xuất phương án xây dựng Qui chế lương gồm phạm vi công việc chính như sau:

Các nhóm công việc rà soát tổng thể:

1. Phân tích và cụ thể hóa Sứ mệnh – Tầm nhìn – Giá trị cốt lõi của doanh nghiệp trong việc quản trị nguồn nhân lực và quan hệ lao động.
2. Phân tích sơ đồ tổ chức – chức năng nhiệm vụ của các bộ phận.
3. Phân tích mô tả công việc – vị trí chức danh tương ứng với sơ đồ tổ chức.
4. Phân tích nguồn hình thành quỹ lương – cơ chế phân phối hiện hành.
5. Phân tích SWOT về hệ thống tính lương – trả lương hiện hữu.

Các nhóm công việc chính:

1. Hoàn chỉnh lại sơ đồ tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các bộ phận chức năng.
2. Thiết lập các tiêu chí năng lực – bảng mô tả công việc cho từng vị trí chức danh.
3. Thiết lập qui trình làm việc, tiêu chí đánh giá kết quả công việc gắn với kết quả kinh doanh và năng lực, sự đóng góp của từng bộ phận, từng vị trí.
4. Thiết lập cấu trúc thu nhập theo từng vị trí chức danh.
5. Ban hành dự thảo về bộ qui chế lương thưởng và phúc lợi.
6. Làm thủ tục phê duyệt, ban hành chính thức và hướng dẫn vận hành.
7. Hỗ trợ vận hành trong 12 tháng tiếp theo và cập nhật phiên bản mới, hỗ trợ cơ chế tự động tích hợp tri thức từ nhiều thế hệ nhân sự và chuyên gia, kiểm soát chéo, giúp qui chế lương trở thành một cỗ máy – tài sản vô hình mỗi ngày chăm sóc nguồn nhân lực, thúc đẩy năng suất lao động, kiểm soát rủi ro, tạo lợi thế cạnh tranh lâu dài cho công ty.

Một số công việc cụ thể:

1. Thiết lập hệ thống thang bậc lương phù hợp với cấu trúc lao động, đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty.
2. Đảm bảo tính hợp lý và cạnh tranh trên thị trường lao động. 
3. Tích hợp và vận dụng tối ưu tất cả các qui định của pháp luật có liên quan như: Luật lao động, Luật thuế TNDN, Luật thuế TNCN…
4. Hỗ trợ việc khen thưởng, kỷ luật, thăng tiến hoặc giáng chức nhân sự phù hợp với KPI thực tế. 
5. Thực hiện trọn vẹn các thủ tục đăng ký theo qui định tại các cơ quan chức năng.
6. Tư vấn cách tu chỉnh hợp đồng, phụ lục hợp đồng để áp dụng ngay vào thực tế. 
7. Tư vấn cách kết hợp với các chính sách phúc lợi khác của công ty, bao gồm các phúc lợi về kế hoạch tài chính cá nhân lâu dài, tín nhiệm cá nhân và nghề nghiệp, cơ hội đào tạo, bảo hiểm trách nhiệm cao, chính sách đào tạo, trợ giúp…
8. Tư vấn cách xây dựng lại bảng lương – phiếu lương để áp dụng vào thực tế.
9. Trình bày thành bộ tài liệu chuẩn để áp dụng và cải tiến lên các phiên bản mới. Chuyển giao kỹ thuật quản lý và cập nhật các qui định mới. 
10. Hỗ trợ, cập nhật các căn cứ pháp lý, cách áp dụng cho 12 tháng tiếp theo kể từ ngày bàn giao. Bảo hành giải trình vĩnh viễn về mọi vấn đề chuyên môn phát sinh.

Phương án triển khai:

1. Lập bảng kế hoạch tổng thể về danh mục công việc cần phối hợp – nhân sự phụ trách giữa hai bên.
2. Kiểm toán nội bộ lại toàn bộ hệ thống quản lý quan hệ lao động, hồ sơ nhân sự. 
3. Lập báo cáo hiện trạng về cơ cấu tổ chức, nhân sự chủ chốt, chính sách lương thưởng và phúc lợi…
4. Lập báo cáo về hiện trạng, phương án quy hoạch – hoàn chỉnh bộ máy nhân sự chủ chốt – lãnh đạo cấp trung. 
5. Tham vấn và ghi nhận các phản hồi, góp ý từ từng bộ phận chức năng – nhân sự chủ chốt.
6. Lập phương án tuyển dụng – đào tạo – khai thác phát triển – sàng lọc cho các bộ phận quản lý, bộ phận triển khai dự án – kỹ sư.
7. Phối hợp rà soát, xây dựng,  ban hành bộ chính sách quản lý nhân sự gồm: Nội qui – Quy chế lương – Thỏa ước lao động – Công đoàn. Hướng dẫn và phát triển nhân viên hiện hữu thích ứng với chính sách mới. Hướng dẫn nhân viên mới tuân theo qui định ngay từ đầu.
8. Ban hành và vận hành qui chế đánh giá kết quả công việc – thực thi hợp đồng lao động theo kết quả công việc, kết quả kinh doanh.

Thời gian triển khai:

1. Trong tháng 03 – 2024 sẽ: Hoàn tất phương án tổng thể (Master plan), tập hợp hồ sơ liên quan và phân tích, lập thư quản lý, đề xuất lên Lãnh đạo.
2. Trong tháng 04 – 2024 sẽ: Hoàn tất việc thực thi các hạng mục chuyên môn tổng thể và chi tiết. 
3. Trong tháng  5 -2024 sẽ: Hoàn tất dự thảo qui chế lương chính thức, ban hành và áp dụng từ năm 2023 kèm theo Thư thông báo tới từng nhân sự về vị trí chức danh – chính sách thu nhập cho năm mới.

CÁC GÓI DỊCH VỤ HỖ TRỢ LIÊN QUAN ĐẾN QUẢN TRỊ QUAN HỆ LAO ĐỘNG  TỪ VIVA:

1. Dịch vụ cố vấn trực tiếp cho Ban giám đốc và các trưởng bộ phận. Bằng các kênh điện thoại, email, họp trực tiếp định kỳ và đột xuất, người phụ trách và các bộ phận nghiệp vụ của VIVA luôn sẵn sàng tương tác, cung cấp các giải pháp và biểu mẫu cho từng tình huống thực tế, giúp quý khách giải quyết tức thời các sự vụ một cách chính xác và hiệu quả.
2. Cung cấp nhân sự thạo nghề quản lý toàn bộ các thủ tục về hành chính nhân sự – lao động tiền lương, bao gồm quản lý hồ sơ nhân viên – hợp đồng lao động – tính lương và các khoản trích theo lương – khai báo thuế TNCN, bảo hiểm – các phát sinh tuyển mới, thôi việc, sa thải, kỷ luật, thai sản… Gói dịch vụ này giúp quý khách chỉ phải trả chi phí bằng ½ so với việc duy trì một nhân viên thạo nghề với khối lượng và chất lượng công việc tương đương. Với gói dịch vụ này, Quí khách không cần duy trì nhân sự quản lý lao động tiền lương tại công ty.
3. Xây dựng và hoàn chỉnh bộ nội qui công ty: Nội qui công ty sẽ hướng đến hai nhóm mục tiêu: Nhóm mục tiêu cơ bản bao gồm các chuẩn mực về quan hệ lao động được chi tiết từ Luật lao động sao cho phù hợp với đặc thù hoạt động thực tế, có thể áp dụng ngay một cách chặt chẽ để phòng ngừa và bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp trong quan hệ lao động thuần túy của doanh nghiệp. Nhóm mục tiêu nâng cao gồm các qui định có tính tích hợp với văn hóa kinh doanh của công ty, tạo sự định hướng để quản trị và phát triển nguồn nhân lực dài hạn, phòng ngừa và bảo vệ doanh nghiệp trong những vấn đề liên quan đến bí mật kinh doanh, bảo mật thông tin, chống tham nhũng, chống xung đột lợi ích, giữ gìn và bảo vệ thương hiệu hình ảnh doanh nghiệp…. Ngoài các giới hạn trong quan hệ lao động thông thường, người lao động còn bị ràng buộc chặt chẽ bởi các trách nhiệm dân sự hoặc cao hơn trong suốt quá trình công tác và cả sau khi nghỉ việc.  

Xin chân thành cảm ơn Quí khách đã dành thời gian cho VIVA, bằng kiến thức chuyên môn và sự trải nghiệm thực tế sâu rộng, chúng tôi có thể đóng góp các giải pháp và công cụ hữu ích. Chúng tôi ước mong có cơ hội được phục vụ Quí khách như đã thành công với hằng ngàn doanh nghiệp khác từ năm 2006.

Xem thêm:

• Quản trị quan hệ lao động toàn diện
• Ban hành – đăng ký nội quy lao động bắt buộc
• Sử dụng người lao động nước ngoài đăng ký chấp thuận nhu cầu với cơ quan nhà nước
• Sổ quản lý lao động – Qui định về cách lập, cập nhật, quản lý, sử dụng
• Dịch vụ kế toán – kiểm toán – thuế trọn gói
• Dịch vụ nhân sự trọn gói
• Dịch vụ tính lương và quản lý quan hệ lao động
• Các loại hợp đồng lao động – các trường hợp chấm dứt bởi người sử dụng lao động
• Tại sao cần nội qui lao động và quy tắc hành xử trong doanh nghiệp?
• Các nội dung bắt buộc khi ban hành nội qui lao động
• Doanh nghiệp Việt Nam – quản lý các thủ tục tuân thủ trong kinh doanh – giải pháp trọn gói