Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị kinh doanh phụ thuộc của công ty mẹ từ nước ngoài, được thành lập theo pháp luật Việt Nam, với chức năng được phép tuyển dụng nhân viên để quản lý và xúc tiến hợp đồng mua bán với đối tác kinh doanh địa phương, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, tìm kiếm cơ hội mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ,… Văn phòng đại diện có thể tăng cường và hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động kinh doanh của công ty mẹ tại Việt Nam nhưng lại rất dễ quản lý, tiết kiệm chi phí và tránh những rủi ro từ các thủ tục tuân thủ tại địa phương như: không áp dụng thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, không cần lập sổ sách kế toán, không có báo cáo tài chính, không yêu cầu phải kiểm toán độc lập… và rất dễ dàng để gia hạn, chấm dứt hoặc giải thể khi cần thiết. Người nước ngoài làm việc cho văn phòng đại diện có thể xin giấy phép lao động và visa nhập cảnh nhiều lần có thời hạn hai năm (thẻ tạm trú) cho bản thân và gia đình tại Việt Nam.
Giấy phép văn phòng đại diện nước ngoài cần phải tuân thủ các thủ tục đăng ký điều chỉnh, cấp lại, gia hạn trong một số trường hợp cụ thể. Việc không tuân thủ đúng thay đổi giấy phép thành lập văn phòng đại diện kịp thời sẽ dẫn đến các khoản phạt hành chính và ảnh hưởng đến lịch sử hoạt động tốt đẹp của văn phòng.
VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN NƯỚC NGOÀI PHẢI LÀM THỦ TỤC ĐIỀU CHỈNH GIẤY PHÉP THÀNH LẬP TRONG NHỮNG TRƯỜNG HỢP SAU:
- Thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của Công ty Mẹ.
- Thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện hoặc thông tin đã đăng ký trên giấy phép văn phòng của người đứng đầu của Văn phòng đại diện.
- Thay đổi tên gọi của Văn phòng đại diện.
- Thay đổi nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện.
- Thay đổi giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
- Thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Văn phòng đại diện trong một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc trong khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý.
Xem thêm: Trường hợp và thủ tục điều chỉnh giấy phép Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN NƯỚC NGOÀI PHẢI LÀM THỦ TỤC CẤP LẠI GIẤY PHÉP THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN, GIẤY PHÉP THÀNH LẬP CHI NHÁNH:
- Khi bạn chuyển địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng đại diện từ một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý đến một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý khác.
- Khi giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh bị mất, bị hủy hoại, bị hư hỏng hoặc bị tiêu hủy dưới mọi hình thức.
VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN NƯỚC NGOÀI PHẢI LÀM THỦ TỤC GIA HẠN GIẤY PHÉP THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN, CHI NHÁNH
Văn phòng đại diện nước ngoài được gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh khi hết thời hạn quy định trong Giấy phép, trừ trường hợp có hành vi vi phạm thuộc các trường hợp bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh.
Có nhiều lý do dẫn đến việc không điều chỉnh, thay đổi giấy phép thành lập văn phòng đại diện, cập nhật kịp thời các thay đổi trên giấy phép, và công việc này cần được chuẩn bị một cách chủ động và thường mất thời gian thu thập các giấy tờ từ nước ngoài gửi về. Kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn của một người thạo nghề sẽ giúp quản lý từng nội dung, từng loại giấy tờ, từng thủ tục với các cơ quan có thẩm quyền để đảm bảo việc cập nhật, gia hạn được thực hiện một cách trơn chu, đơn giản theo cách như sau:
- Chỉ cần chuẩn bị các giấy tờ liên quan theo phiếu hướng dẫn.
- Chỉ cần ký và đóng dấu các hồ sơ theo qui định.
- Chỉ cần chờ và nhận kết quả thành công trong vòng 15 ngày làm việc.
Để có thể tuân thủ đầy đủ các yêu cầu về thay đổi giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài theo cách hiệu quả và đơn giản nhất, Quí khách có thể chỉ định VIVA là đại diện chịu trách nhiệm quản lý toàn diện, bao gồm theo dõi thời hạn, thời điểm phải thực hiện, chuẩn bị hồ sơ, đại diện theo ủy quyền trước mọi yêu cầu từ các cơ quan có thẩm quyền.
Xem thêm:
- Một số lưu ý về việc gia hạn giấy phép văn phòng đại diện
- Quản lý rủi ro khi hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
- Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam – thủ tục tuân thủ về quản lý giấy phép
- Giấy phép văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam – trường hợp và thủ tục cấp lại
- Chi phí hoạt động và ngân sách hàng năm của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
- Mã số thuế – các trường hợp bị khóa và khôi phục – nguyên tắc, tình trạng pháp lý doanh nghiệp
