- Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài thực hiện khi người nước ngoài làm kinh doanh hoặc làm việc tại Việt Nam phải xuất trình các cơ quan có thẩm quyền hoặc các đối tác các tài liệu nước ngoài cần thiết để hỗ trợ hoạt động của họ.
Một số người nước ngoài không biết làm thế nào để làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ tài liệu nước ngoài, bắt đầu từ đâu hoặc hoàn thành hợp pháp hóa mà không cần quá trình thích hợp, nó sẽ mất nhiều thời gian và tiền bạc, nhưng đôi khi nó không được chấp nhận bởi các cơ quan Việt Nam.
THỦ TỤC HỢP PHÁP HOÁ LÃNH SỰ GIẤY TỜ TÀI LIỆU NƯỚC NGOÀI SỬ DỤNG TẠI VIỆT NAM
Bước 1: Các văn bản được ban hành bởi các cơ quan/tổ chức nước ngoài có thẩm quyền phải được chứng thực tại cơ quan công chứng có thẩm quyền của nước nơi các văn bản đã được ban hành.
Bước 2: Các văn bản công chứng phải được xác nhận của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước nơi các văn bản đã được ban hành. Có hai trường hợp:
- Trường hợp 2.1: chứng nhận bởi Cơ quan ngoại giao thẩm quyền nằm ở các quốc gia nơi các văn bản đã được ban hành, ví dụ, Bộ Ngoại giao (như ở Hồng Kông, Hoa Kỳ), hoặc một cơ quan tương đương như Phòng Lãnh sự – Bộ Ngoại giao Malaysia Putrajaya của Malaysia, Cục pháp lý ngoại giao Tokyo Nhật Bản hay Học viện Luật Singapore của Singapore cho chữ ký và con dấu của công đó chứng viên. Trường hợp này, thực hiện tiếp theo là bước 3.1 dưới đây.
- Trường hợp 2.2: Trường hợp này, văn bản này đã hoàn thành bước 1 có sẵn tại Việt Nam. Họ có thể được xác định bởi bộ phận ngoại giao thẩm quyền nằm ở Việt Nam trong các trường hợp sau:
- Chữ ký của công chứng viên (bước 1) đã được đăng ký với cơ quan đại diện ngoại giao tại Việt Nam.
- Tái chứng nhận chữ ký trường hợp 2.1: Trường hợp này, tài liệu nước ngoài đã hoàn thành trường hợp 2.1, nhưng nó chưa xác nhận của Đại Sứ quán Việt Nam tại nước sở tại (tức chưa thực hiện bước 3.1). Bước tiếp theo trường hợp này là Bước 3.2
* Lưu ý đối với bước 2: Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài.
- Đối với Hoa Kỳ, có thêm một bước nữa, Giám đốc nội các của Tiểu bang sẽ xác nhận chữ ký và con dấu của công chứng viên trong tiểu bang đó và sau đó là Bộ Ngoại giao Mỹ sẽ xác nhận chữ ký và con dấu của Giám đốc nội các Tiều bang.
- Đối với Hàn Quốc, bước này được bỏ qua vì văn phòng công chứng có chức năng của cơ quan ngoại giao.
- Một số cơ quan ngoại giao của một số nước không được trao quyền để thực hiện việc chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam, chẳng hạn như Mỹ, Anh, Trung Quốc, Ý,… Do đó, hợp pháp hóa lãnh sự phải được thực hiện trực tiếp tại các quốc gia.
Bước 3: văn bản công chứng phải có xác nhận của cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam. Có hai trường hợp:
- Các trường hợp 3.1: Chứng nhận của cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam đặt tại nước mà tài liệu ban hành, cụ thể là Đại sứ quán, Tổng lãnh sự quán hoặc Lãnh sự quán. Trường hợp này chỉ áp dụng khi hoàn thành bước 2.1.
- Trường hợp 3.2: Chứng nhận của cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam đặt tại Việt Nam, tên là Cục Lãnh sự có trụ sở tại Hà Nội (từ phía bắc Thừa Thiên Huế) và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh (từ phía nam Đà Nẵng). Trường hợp này chỉ áp dụng khi hoàn thành bước 2.2.
* Lưu ý đối với bước 3: Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài:
- Có một số trường hợp không có cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại quốc gia nơi các văn bản đã ban hành, sau đó các tài liệu có thể được chuyển giao cho các cơ quan ngoại giao của Việt Nam ở nước láng giềng thứ ba nếu cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước đó được giao phải chịu trách nhiệm về Hợp pháp hoá lãnh sự của nước đó.
- Trong một số trường hợp, ở một số nước, trong đó Việt Nam đã không đặt quan hệ ngoại giao hoặc cơ thể không có ngoại giao của Việt Nam tại nước láng giềng thứ ba đó là phụ trách Hợp pháp hoá lãnh sự của các tài liệu được phát hành tại các quốc gia (ví dụ như một số quốc gia trong Châu Phi), các tài liệu nước ngoài sẽ không hợp pháp hóa lãnh sự.
- Bước 3.1 bỏ qua trong trường hợp một quốc gia có cơ quan ngoại giao tại Việt Nam (Ví dụ: Lãnh sự quán Anh, Đại sứ quán tại Việt Nam), các tài liệu nước ngoài có thể được tái xác nhận của cơ quan ngoại giao tại ở Việt Nam và sau đó có xác nhận của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam, có tên là Cục Lãnh sự có trụ sở tại Hà Nội (từ phía bắc Thừa Thiên Huế) và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh (từ phía nam Đà Nẵng) hợp pháp hoá lãnh.
Bước 4: các tài liệu nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và chứng nhận bản dịch của Phòng Tư pháp của Ủy ban nhân dân huyện bất kỳ tại Việt Nam hoặc dịch vụ công chứng ở Việt Nam trước khi trình cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.
* Lưu ý đối với bước 4: Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài:
- Tài liệu nước ngoài có tiếng Việt, bước 4 là bãi bỏ.
- Các quy định hiện tại về hợp pháp hoá lãnh sự không cung cấp về tính hợp lệ của các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền / tổ chức của nước ngoài đã được hợp pháp hóa lãnh sự, nhưng không phải tất cả các giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự sẽ có giá trị mãi mãi khi sử dụng tại Việt Nam. Trong thực tế, theo hướng dẫn của một số cơ quan nhà nước có thẩm quyền (bao gồm Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh), các giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự sẽ chỉ có giá trị sử dụng trong vòng ba tháng kể từ ngày của Hợp pháp hoá lãnh sự.
- Đối với các giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự được sử dụng cho các mục đích khác, họ sẽ phụ thuộc vào các văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành hướng dẫn các trường hợp, chẳng hạn như các giấy tờ, tài liệu khác về hôn nhân – gia đình, giá trị tối đa cho các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chấp nhận như là 06 tháng kể từ khi các giấy tờ, văn bản đã ban hành đến ngày nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam.
VIVA BUSINESS CONSULTING
Chuyên gia tư vấn cho chủ doanh nghiệp
- VIVA là chuyên gia về thủ tục gia nhập hoặc rút lui khỏi thị trường, quản trị vận hành về thuế - quan hệ lao động - tài chính doanh nghiệp và các thủ tục hành chính trong kinh doanh tại Việt Nam từ 2006.
- VIVA tập trung vào việc giúp các doanh nghiệp, doanh nhân tuân thủ các qui định trong kinh doanh tại Việt Nam, theo cách đầy đủ, nhanh chóng, tối ưu.
- VIVA BUSINESS CONSULTING là nhà tư vấn hoàn toàn khác biệt nhờ sự kết hợp giữa lợi thế chuyên môn địa phương mạnh mẽ với kinh nghiệm phục vụ các doanh nghiệp toàn cầu tại Việt Nam, các nhà đầu tư và chuyên gia nước ngoài lựa chọn VIVA là một giải pháp toàn diện cho các thủ tục kinh doanh tại Việt Nam. Chúng tôi tồn tại gần 20 năm qua là nhờ sự hài lòng và ủng hộ của hằng ngàn khách hàng trung thành và đội ngũ chuyên gia thạo nghề bậc nhất. Sức mạnh nội tại bền bỉ của VIVA là minh chứng cho năng lực chuyên nghiệp và vượt trội của chúng tôi.
- VIVA tự hào là một trong những nhà tư vấn 100% của Việt Nam, bằng thực học - thực lực - thực làm, tư vấn và hỗ trợ thành công cho hằng ngàn nhà đầu tư và doanh nghiệp FDI phát triển kinh doanh bền vững tại Việt Nam.
VIVA không chỉ cung cấp dịch vụ thực thi các thủ tục tuân thủ trong kinh doanh mà đặt sự an toàn, tối ưu của khách hàng làm trọng tâm khi thiết kế các giải pháp, đa dạng các nguồn lực nhằm giải quyết triệt để các rủi ro tiềm tàng, giúp mang lại lợi ích, lợi thế cạnh tranh và cảm hứng kinh doanh cho khách hàng.
Trên nền tảng chuyên môn sâu rộng và đồng bộ về Luật kinh doanh – Quản lý thuế – Quản lý quan hệ lao động – Tài chính kế toán – Quản trị doanh nghiệp, kết hợp với qui trình làm việc khép kín từ tư vấn, triển khai, bàn giao, hỗ trợ vận hành giúp chúng tôi có khả năng bảo vệ và đảm bảo cho khách hàng theo cách toàn diện.
- Một email và một cuộc gọi từ VIVA Business Consulting
- Bản cam kết về bảo mật thông tin
- Buổi tư vấn riêng với các chuyên gia đầu ngành
- Giải pháp hiệu quả dành cho doanh nghiệp
“Nếu bạn hỏi bất kỳ doanh nhân thành công nào, họ sẽ luôn luôn nói rằng họ đã có một cố vấn tuyệt vời tại một số nơi trên hành trình đã chọn”.
Xem thêm:
