Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị kinh doanh phụ thuộc của công ty mẹ từ nước ngoài, được thành lập theo pháp luật Việt Nam, với chức năng được phép tuyển dụng nhân viên để quản lý và xúc tiến hợp đồng mua bán với đối tác kinh doanh địa phương, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, tìm kiếm cơ hội mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ,… Văn phòng đại diện có thể tăng cường và hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động kinh doanh của công ty mẹ tại Việt Nam nhưng lại rất dễ quản lý, tiết kiệm chi phí và tránh những rủi ro từ các thủ tục tuân thủ tại địa phương như: không áp dụng thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, không cần lập sổ sách kế toán, không có báo cáo tài chính, không yêu cầu phải kiểm toán độc lập… và rất dễ dàng để gia hạn, chấm dứt hoặc giải thể khi cần thiết. Người nước ngoài làm việc cho văn phòng đại diện có thể xin giấy phép lao động và visa nhập cảnh nhiều lần có thời hạn hai năm (thẻ tạm trú) cho bản thân và gia đình tại Việt Nam.
Văn phòng đại diện nước ngoài khi hoạt động tại Việt Nam, ngoài các thủ tục tuân thủ về thuế, kế toán, nhân sự, … thì còn cần lưu ý đến các thủ tục liên quan đến giấy phép, đặc biệt là thủ tục gia hạn giấy phép văn phòng đại diện nước ngoài. Không thực hiện gia hạn giấy phép văn phòng đại diện nước ngoài đúng thời hạn đồng nghĩa với việc văn phòng đại diện đang hoạt động mà không có giấy phép. Điều này rất nguy hiểm vì văn phòng sẽ phải đối mặt với các biện pháp xử lý cũng như những khoản tiền phạt đến từ các cơ quan chức năng, đồng thời văn phòng cũng sẽ bị đưa tên vào “danh sách đen” của các cơ quan nhà nước.
HỒ SƠ GIA HẠN GIẤY PHÉP THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
1. Hồ sơ 01 bộ bao gồm:
- Đơn đề nghị gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của Công ty mẹ ký.
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của Công ty mẹ.
- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi Công ty mẹ thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của Công ty mẹ trong năm tài chính gần nhất.
- Bản sao Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đã được cấp.
2. Tài liệu quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này phải dịch ra tiếng Việt và được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
3. Tài liệu quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều này phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam.
TRÌNH TỰ, THỦ TỤC GIA HẠN GIẤY PHÉP THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
- Hồ sơ gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập phải được nộp trong thời hạn ít nhất 30 ngày trước khi Giấy phép hết hạn.
- Công ty mẹ nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
- Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Trường hợp không gia hạn phải có văn bản nêu rõ lý do.
- Trường hợp việc gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gia hạn hoặc không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho Công ty mẹ. Trường hợp không gia hạn phải có văn bản nêu rõ lý do.
LƯU Ý VỀ VIỆC GIA HẠN GIẤY PHÉP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN NƯỚC NGOÀI
Có khá nhiều lý do có thể tạo nên sự trì hoãn cho việc gia hạn giấy phép văn phòng đại diện nước ngoài đúng thời hạn và văn phòng nên chuẩn bị cho việc thực hiện gia hạn trước ít nhất 03 tháng. Việc chuẩn bị giấy tờ và hồ sơ xin gia hạn giấy phép sẽ tốn khá nhiều thời gian. Hơn nữa, các cơ quan chức năng sẽ tiến hành kiểm tra các hoạt động trước đây của văn phòng, kiểm tra việc kê khai và quyết toán thuế trước khi quyết định cho phép gia hạn giấy phép văn phòng đại diện nước ngoài, thời hạn mới sẽ là từ 1-5 năm.
XỬ LÝ VI PHẠM
Theo Khoản 4, Điều 86 nghị định 185/2013:
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thể bị phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:
- Tiếp tục hoạt động sau khi thương nhân nước ngoài đã chấm dứt hoạt động.
- Tiếp tục hoạt động sau khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền thu hồi giấy phép thành lập văn phòng đại diện hoặc giấy phép hết hạn, không được gia hạn.
Ngoài ra, vi phạm qui định về gia hạn giấy phép văn phòng đại diện có thể khiến văn phòng gặp khó khăn hơn trong việc thay đổi/làm mới/gia hạn giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện trong tương lai.
03 BƯỚC GIA HẠN CÙNG VIVA
Với kinh nghiệm thực tiễn của mình, VIVA Business Consulting có khả năng xác định được mọi yêu cầu pháp lý/ quản lý các thủ tục/đại diện khách hàng giải trình và đáp ứng bất kỳ câu hỏi hay yêu cầu nào từ các cơ quan chức năng. Văn phòng sẽ nhận được giấy phép hoạt động mới một cách thuận lợi và hiệu quả với 3 bước sau:
- Chuẩn bị 08 loại giấy tờ theo danh mục hồ sơ do chúng tôi cung cấp.
- Ký tên và đóng dấu vào hồ sơ.
- Chờ và nhận kết quả thành công từ chúng tôi trong vòng 30 ngày.
Ngoài giấy phép mới, văn phòng đại diện nên xem xét xin gia hạn giấy phép lao động, thẻ tạm trú cho nhân viên là người nước ngoài cũng như người thân của họ. Văn phòng có thể tiết kiệm được chi phí nếu thu xếp thực hiện những việc này đồng thời.
Xem thêm:
- 03 trường hợp phải làm thủ tục thay đổi giấy phép văn phòng đại diện
- Thủ tục tuân thủ về quản lý giấy phép văn phòng đại diện nước ngoài
- Quyền và nghĩa vụ của Trưởng văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
- Chuyển đổi văn phòng đại diện thành công ty – thời điểm và thủ tục cần lưu ý
- 08 thủ tục tuân thủ phải được quản lý cho văn phòng đại diện nước ngoài ở Việt Nam
- Địa chỉ đăng ký kinh doanh hợp pháp của một doanh nghiệp tại Việt Nam
- Quyền và nghĩa vụ của Trưởng văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
- Chuyển đổi văn phòng đại diện thành công ty – thời điểm và thủ tục cần lưu ý
- Giải thể văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam – Các thủ tục cần lưu ý
- Trưởng văn phòng đại diện nước ngoài – Quản trị hồ sơ và thủ tục tuân thủ theo qui định địa phương
- Tại sao phải báo cáo hoạt động năm cho văn phòng đại diện?
