Danh mục nội dung
Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị kinh doanh phụ thuộc của công ty mẹ từ nước ngoài, được thành lập theo pháp luật Việt Nam, với chức năng được phép tuyển dụng nhân viên để quản lý và xúc tiến hợp đồng mua bán với đối tác kinh doanh địa phương, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, tìm kiếm cơ hội mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ,… Văn phòng đại diện có thể tăng cường và hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động kinh doanh của công ty mẹ tại Việt Nam nhưng lại rất dễ quản lý, tiết kiệm chi phí và tránh những rủi ro từ các thủ tục tuân thủ tại địa phương như: không áp dụng thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, không cần lập sổ sách kế toán, không có báo cáo tài chính, không yêu cầu phải kiểm toán độc lập… và rất dễ dàng để gia hạn, chấm dứt hoặc giải thể khi cần thiết. Người nước ngoài làm việc cho văn phòng đại diện có thể xin giấy phép lao động và visa nhập cảnh nhiều lần có thời hạn hai năm (thẻ tạm trú) cho bản thân và gia đình tại Việt Nam.
Mặc dù đầu tư ở Việt Nam dưới hình thức văn phòng đại diện có thể hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động kinh doanh của công ty mẹ đồng thời tránh được các rủi ro và chi phí về các thủ tục liên quan đến thuế GTGT, thuế TNDN, hệ thống sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, giấy phép thành lập văn phòng đại diện… nhưng trong thực tế có rất nhiều văn phòng đại diện đã và đang phải chi trả cho những bài học đắt giá vì đã không đáp ứng được các thủ tục tuân thủ theo qui định. VIVA xin chia sẻ một số thủ tục tuân thủ về quản lý giấy phép thành lập nước ngoài tại Việt Nam.
GIA HẠN GIẤY PHÉP THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
Ngoại trừ các trường hợp bị thu hồi giấy phép thành lập như sau:
- Không tiến hành hoạt động trong vòng 1 năm và không có báo cáo cho các cơ quan chức năng.
- Không báo cáo hoạt động theo qui định trong vòng 2 năm liên tiếp.
- Không nộp các báo cáo trong vòng 06 tháng kể từ ngày có yêu cầu bằng văn bản của các cơ quan chức năng.
Các văn phòng có quyền thực hiện gia hạn giấy phép thành lập của văn phòng đại diện khi hết hạn.
Có thể có nhiều lý do ảnh hưởng đến việc gia hạn giấy phép thành lập của văn phòng đại diện nước ngoài, Quí khách cân nhắc nên tiến hành các thủ tục gia hạn trước khi hết hạn giấy phép ít nhất 03 tháng. Việc chuẩn bị các hồ sơ, giấy tờ theo yêu cầu sẽ tương đối mất thời gian. Ngoài ra, phía cơ quan cấp phép cũng xem xét từng báo cáo hoạt động, tình hình tuân thủ về thuế, lao động tiền lương… để cân nhắc và đưa ra quyết định có cho phép gia hạn hay không, gia hạn thêm một (01) năm, hai (02) năm hay năm (05) năm…
THAY ĐỔI THÔNG TIN TRÊN GIẤY PHÉP THÀNH LẬP
Khi thương nhân nước ngoài hoặc văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài hoạt động tại Việt Nam có thay đổi các thông tin trên giấy phép thành lập văn phòng đại diện thì cần phải tuân thủ một số quy định đối với các cơ quan nhà nước như sau:
Thay đổi cần phải thông báo
Thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập văn phòng đại diện trong những trường hợp có các sự thay đổi sau:
- Thay đổi tên gọi của thương nhân nước ngoài.
- Thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của thương nhân nước ngoài.
- Thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện.
- Thay đổi tên gọi của Văn phòng đại diện.
- Thay đổi nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện.
- Thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Văn phòng đại diện.
Hồ sơ điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện
Khi có sự thay đổi thì Thương nhân nước ngoài cần chuẩn bị một (01) bộ hồ sơ bao gồm:
1- Tài liệu chứng minh về nội dung thay đổi, cụ thể:
- Bản sao tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh sự thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của thương nhân nước ngoài (nếu thay đổi tên và địa chỉ trụ sở thương nhân nước ngoài; Phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam).
- Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện; Bản sao hộ chiếu/CMND/Thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện; Giấy tờ chứng minh người đứng đầu cũ của Văn phòng đã thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân đến thời điểm thay đổi (Nếu thay đổi trưởng đại diện; Phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam).
- Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện, bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng (Nếu thay đổi địa chỉ trụ sở).
2- Bản chính Giấy phép thành lập thành lập Văn phòng.
THỜI HẠN THÔNG BÁO VỀ VIỆC THAY ĐỔI GIẤY PHÉP THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
Trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép văn phòng đại diện.
XỬ LÝ VI PHẠM
Tùy vào mức độ vi phạm thì đối với hành vi “Không làm thủ tục sửa đổi, bổ sung, cấp lại giấy phép thành lập văn phòng đại diện theo quy định” – thì bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng theo quy định tại Nghị định 185/2013/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2013.
Xem thêm:
- Quản lý rủi ro khi hoạt động VPĐD tại Việt Nam
- Quyền và nghĩa vụ của Trưởng VPĐD nước ngoài tại Việt Nam
- Chế độ báo cáo hoạt động VPĐD của thương nhân nước ngoài
- Hãng dược nước ngoài bắt buộc phải thành lập VPĐD tại Việt Nam
- 03 trường hợp phải làm thủ tục thay đổi giấy phép thành lập văn phòng
- Gia hạn giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài: trường hợp và thủ tục
- Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam | 03 trường hợp phải làm thủ tục thay đổi giấy phép
