Danh mục nội dung
Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị kinh doanh phụ thuộc của công ty mẹ từ nước ngoài, được thành lập theo pháp luật Việt Nam, với chức năng được phép tuyển dụng nhân viên để quản lý và xúc tiến hợp đồng mua bán với đối tác kinh doanh địa phương, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, tìm kiếm cơ hội mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ,… Văn phòng đại diện có thể tăng cường và hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động kinh doanh của công ty mẹ tại Việt Nam nhưng lại rất dễ quản lý, tiết kiệm chi phí và tránh những rủi ro từ các thủ tục tuân thủ tại địa phương như: không áp dụng thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, không cần lập sổ sách kế toán, không có báo cáo tài chính, không yêu cầu phải kiểm toán độc lập… và rất dễ dàng để gia hạn, chấm dứt hoặc giải thể khi cần thiết. Người nước ngoài làm việc cho văn phòng đại diện có thể xin giấy phép lao động và visa nhập cảnh nhiều lần có thời hạn hai năm (thẻ tạm trú) cho bản thân và gia đình tại Việt Nam.
Không chuẩn bị và nộp báo cáo hoạt động hàng năm sẽ ảnh hưởng tới việc chấp hành luật pháp, ngăn cản việc gia hạn giấy phép văn phòng, dẫn đến các hình phạt nghiêm trọng và điều tra từ các cơ quan cấp phép.
CƠ SỞ PHÁP LÝ
- Bắt đầu từ ngày 30/01/2022, tất cả Văn phòng đại diện sẽ phải gửi hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện báo cáo tình hình hoạt động của Văn phòng đại diện theo mẫu do Bộ Công Thương ban hành cho cơ quan cấp Giấy phép.
- Ngoài ra, theo yêu cầu của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, Văn phòng đại diện phải nộp báo cáo hoạt động, tài liệu và các thông tin giải trình khác, cùng lúc phải được lưu trữ tại văn phòng để cấp đổi / điều chỉnh Giấy phép trong quá trình hoạt động.
- Sẽ có sự so sánh và kiểm tra giữa các cơ quan cấp phép với các cơ quan nhà nước khác, do đó, các số liệu và thông tin trong báo cáo phải phù hợp với các báo cáo đã nộp cho Cục Thuế và Bộ Lao động.
- Không nộp báo cáo hoạt động hàng năm đúng thời hạn có thể bị phạt lên tới 40 triệu đồng và ảnh hưởng đến hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam, cản trở việc gia hạn Giấy phép Văn phòng đại diện trong tương lai.
- Cuối cùng, căn cứ vào báo cáo hoạt động hàng năm, cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ xem xét, xác định sai phạm giữa hoạt động thực tế với hoạt động được phép của văn phòng đại diện, hoạt động có công bằng với số lượng nhân viên không, chi phí hoạt động…
NHỮNG YÊU CẦU TUÂN THỦ VỀ KẾ TOÁN VÀ BÁO CÁO THUẾ ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN LÀ GÌ?
Sau mỗi 3 tới 5 năm hoạt động, Cục thuế sẽ yêu cầu văn phòng đại diện cung cấp sổ kế toán – tiền lẻ, bảng sao kê ngân hàng, tất cả các chứng từ liên quan – hóa đơn hợp pháp hợp lệ cũng như hồ sơ nhân viên, bảng lương để kiểm tra thuế:
- Nguồn vốn từ trụ sở chính là bao nhiêu trong tất cả những năm hoạt động.
- Các khoản chi đã thanh toán là bao nhiêu.
- Mức lương được trả và các khoản bảo hiểm.
- Nếu các khoản chi được thanh toán có phù hợp với hoạt động được phép của văn phòng không? Các khoản chi đã thanh toán có được chứng minh bằng hóa đơn hợp pháp? Nếu không, sẽ bị truy thu thuế và phạt.
- Khi trả lương có hồ sơ lao động hợp pháp không? Nếu không, sẽ bị truy thu thuế và phạt.
Trên thực tế, nhiều văn phòng đại diện đã phải trả những bài học đắt giá trong các đợt thanh tra. Để tránh bị truy thu thuế và phạt tiền, có thể ảnh hưởng đến vị thế tốt của bạn tại Việt Nam, bạn nên:
- Xem xét trước các hồ sơ kinh doanh bắt buộc và các báo cáo tuân thủ,
- Xác minh các rủi ro tồn tại,
- Hoàn thiện các hồ sơ, báo cáo theo yêu cầu để quản lý số tiền phải trả cuối kỳ một cách tối ưu – hợp lý – theo đúng pháp luật.
NGƯỜI LAO ĐỘNG NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM PHẢI TUÂN THỦ NHỮNG THỦ TỤC BẮT BUỘC NÀO?
- Visa dành cho chuyên gia và doanh nhân
- Giấy phép lao động
- Thẻ tạm trú
- Thuế thu nhập cá nhân
- Bảo hiểm bắt buộc
- Hợp đồng lao động, hồ sơ việc làm
- Quyền, nghĩa vụ của Trưởng văn phòng đại diện và các thủ tục khác tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại địa phương.
CÁC THỦ TỤC YÊU CẦU VỀ QUAN HỆ LAO ĐỘNG LÀ GÌ?
- Quan hệ giữa người lao động với công ty trong việc ký kết và thực hiện hợp đồng lao động, bảng lương …
- Mối quan hệ giữa công ty với Bảo hiểm bắt buộc và cơ quan lao động trong việc báo cáo và thanh toán, quản lý Bảo hiểm xã hội / y tế / thất nghiệp.
- Quan hệ giữa Công ty với Cục Thuế trong việc báo cáo, thanh toán và quyết toán năm, kê khai hàng quý, hoàn thuế, cấp giấy chứng nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế.
Chúng tôi hy vọng có thể hỗ trợ văn phòng loại bỏ hoàn toàn rủi ro từ năm 2020 trở về trước, tạo cơ sở tốt để ngăn chặn những điều tương tự có thể xảy ra trong những năm tới.
Xem thêm:
- Kiểm toán nội bộ
- Quản lý hồ sơ – báo cáo trong kinh doanh
- Báo cáo hoạt động hằng năm của văn phòng đại diện nước ngoài
- Quản lý rủi ro khi hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
- 08 thủ tục tuân thủ phải được quản lý cho văn phòng đại diện nước ngoài ở Việt Nam
- Chi phí hoạt động và ngân sách hàng năm của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
- Văn phòng đại diện nước ngoài, công ty con hay chi nhánh – chuyển đổi mô hình kinh doanh tại Việt Nam
