08 Thủ Tục Tuân Thủ Phải Được Quản Lý Cho Văn Phòng Đại Diện Nước Ngoài Ở Việt Nam

Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam: 08 Thủ tục tuân thủ

08 Thủ Tục Tuân Thủ Phải Được Quản Lý Cho Văn Phòng Đại Diện Nước Ngoài Ở Việt Nam

Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam: 08 Thủ tục tuân thủ

Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam: 08 Thủ tục tuân thủ

Mặc dù đầu tư ở Việt Nam dưới mô hình một văn phòng đại diện có thể hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động kinh doanh của công ty mẹ đồng thời tránh được các rủi ro – chi phí về các thủ tục tuân thủ liên quan đến thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, kiểm toán… nhưng trong thực tế có rất nhiều văn phòng đại diện đã và đang phải chi trả cho những bài học đắt giá vì đã không đáp ứng được các thủ tục tuân thủ theo qui định địa phương.

Thực ra những vướng mắc và rủi ro nêu trên có thể được nhận diện và kiểm soát ngay từ đầu. VIVA xin được trình bày 08 thủ tục tuân thủ quan trọng sau đây để giúp cho văn phòng đại diện của bạn tuân thủ đầy đủ các qui định hiện hành.

NHÓM 1: THỦ TỤC TUÂN THỦ BAN ĐẦU SAU KHI ĐƯỢC CẤP GIẤY PHÉP HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG

  • Đăng bố cáo thành lập theo qui định.
  • Tiến hành hoạt động văn phòng theo các nội dung đã đăng ký tại trụ sở và thông báo cho cơ quan cấp phép.
  • Mở tài khoản ngân hàng (để nhận tiền từ công ty mẹ và chi trả cho các chi phí hoạt động ở địa phương, không nên dùng tài khoản cá nhân của trưởng văn phòng hoặc các nhân viên).
  • Đăng ký chữ ký sốđể có thể khai và nộp các báo cáo bắt buộc cho các cơ quan quản lý qua mạng internet.
  • Thu thập hồ sơ nhân viên và soạn thảo hợp đồng lao động theo qui định.
  • Thu thập và đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên, ước tính chi phí thuế thu nhập cá nhân phải nộp cho từng nhân viên.
  • Khai trình tình hình tuyển dụng và sử dụng lao động.
  • Quản lý hệ thống hồ sơ trong kinh doanh, đặc biệt là các hồ sơ, báo cáo theo qui định và yêu cầu từ các cơ quan nhà nước.

NHÓM 2: BẢO HIỂM XÃ HỘI – BẢO HIỂM Y TẾ – BẢO HIỂM THẤT NGHIỆP

  • Văn phòng phải khai báo, cập nhật tình tình tăng giảm lao động với cơ quan nhà nước.
  • Với các hợp đồng lao động từ trên 1 tháng, văn phòng phải khấu trừ từ 10,5% từ tiền lương của nhân viên và phải trích thêm 23,5% trên tổng quỹ lương để nộp vào quỹ bảo hiểm bắt buộc. Nhân viên thường chỉ quan tâm đến thu nhập ròng, nghĩa là khi văn phòng trả lương cho nhân viên là 10 triệu đồng, thực tế chi phí lương có thể lên đến 13 triệu đồng.
  • Nếu văn phòng phải trả thêm hơn 30% trên tổng quỹ lương thì sẽ có thể bị ảnh hưởng đến kế hoạch dòng tiền nhận từ công ty mẹ, giảm khả năng tuyển thêm nhân viên phục vụ công việc, nhưng nếu không nộp thêm như vậy thì lại có thể bị truy thu và phạt về sau. Vậy đâu là lựa chọn phù hợp? Thực ra vẫn có những giải pháp khác…

NHÓM 3: THỰC THI HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

  • Văn phòng đại diện làm thế nào để đảm bảo hợp đồng lao động và các vấn đề liên quan tuân thủ đúng các qui định?
  • Làm sao thiết kế được các điều khoản, điều kiện của hợp đồng về giờ làm việc, nơi làm việc, an toàn lao động, bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ và bí mật kinh doanh, chống xung đột lợi ích, trách nhiệm vật chất và kỷ luật…?
  • Cách thức và thủ tục để điều chỉnh, ký mới, chấm dứt một hợp đồng lao động mà không phát sinh các xung đột, tranh chấp…?
  • Ngoài ra văn phòng còn phải lập bảng tính lương, phiếu lương mỗi tháng theo các biểu mẫu và tiêu chí qui định.

NHÓM 4: THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN

  • Thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên trong nước.
  • Thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên nước ngoài.
  • Thuế thu nhập cá nhân cho cá nhân trong trường hợp cư trú.
  • Thuế thu nhập cá nhân cho cá nhân trong trường hợp không cư trú.
  • Thực hiện thủ tục khai và nộp thuế mỗi tháng, quí và quyết toán hằng năm.
  • Giải quyết thuế năm đầu tiên cho người nước ngoài có 12 tháng đầu làm việc liên tục tại Việt Nam; Quyết toán thuế TNCN năm thứ nhất cho người nước ngoài mới vào Việt Nam trong vòng 12 tháng đầu tiên.
  • Xác định các khoản thu nhập chịu thuế, thu nhập được miễn thuế, các ưu đãi hoặc miễn giảm khi tính và nộp thuế…
  • Xin giấy xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thuế khi người nước ngoài kết thúc công tác tại Việt Nam.

NHÓM 5: BÁO CÁO THU CHI VÀ SỔ TIỀN MẶT

  • Nhiều văn phòng đã lầm tưởng rằng vì văn phòng đại diện không có chức năng tạo ra doanh thu nên không cần lập sổ sách kế toán. Thực tế thì văn phòng đang thực hiện các chức năng kinh doanh không đầy đủ theo uỷ quyền của công ty mẹ và vẫn phải lập sổ báo cáo thu chi để ghi nhận và theo dõi các khoản nhận được từ công ty mẹ, các khoản thực chi cho từng hoạt động thực tế của văn phòng. Và về nguyên tắc thủ tục tuân thủ, mỗi khoản thu thi này buộc phải có hoá đơn, chứng từ hợp lệ theo qui định địa phương. Việc không lập các báo cáo theo dõi, không thu thập các hoá đơn chứng từ đúng cách sẽ làm cho văn phòng gặp phải nhiều rủi ro nghiêm trọng khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra hoặc khi thực hiện việc đóng cửa, giải thể văn phòng.

NHÓM 6: BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG HẰNG NĂM

  • Trước 30/1 của năm tiếp theo, mỗi văn phòng phải nộp báo cáo theo mẫu qui định về tình hình hoạt động của năm trước đó.
  • Văn phòng cũng phải nộp các báo cáo, tài liệu và giải trình khác liên quan đến tình hình hoạt động theo yêu cầu từ các cơ quan chức năng.
  • Việc nộp báo cáo trễ hạn có thể bị phạt lên đến 40 triệu đồng và ảnh hưởng đến việc xem xét gia hạn giấy phép văn phòng và các thủ tục tuân thủ khác về sau.

NHÓM 7: GIA HẠN GIẤY PHÉP VĂN PHÒNG

Ngoại trừ các trường hợp bị thu hồi giấy phép như sau:

  • Không tiến hành hoạt động trong vòng 01 năm và không có báo cáo cho các cơ quan chức năng.
  • Không báo cáo hoạt động theo qui định trong vòng 02 năm liên tiếp.
  • Không nộp các báo cáo trong vòng 06 tháng kể từ ngày có yêu cầu bằng văn bản của các cơ quan chức năng.

Các văn phòng có quyền thực hiện gia hạn giấy phép thành lập văn phòng khi hết hạn.

Có thể có nhiều lý do ảnh hưởng đến việc gia hạn văn phòng, Quí khách cân nhắc nên tiến hành các thủ tục gia hạn trước khi hết hạn giấy phép ít nhất 03 tháng. Việc chuẩn bị các hồ sơ, giấy tờ theo yêu cầu sẽ tương đối mất thời gian. Ngoài ra, phía cơ quan cấp phép cũng xem xét từng báo cáo hoạt động, tình hình tuân thủ về thuế, lao động tiền lương… để cân nhắc và đưa ra quyết định có cho phép gia hạn hay không, gia hạn thêm một năm hai năm hay năm năm

NHÓM 8: THỰC HIỆN XIN GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG VÀ THẺ TẠM TRÚ CHO LAO ĐỘNG NƯỚC NGOÀI

  • Lao động là người nước ngoài phải tiến hành thủ tục xin cấp giấy phép lao động hợp lệ làm căn cứ giải trình với cơ quan quản lý về xuất nhập cảnh. Khi làm việc mà không có giấp phép lao động, có thể dẫn đến việc bị phạt và trục xuất khỏi Việt Nam.
  • Khi được cấp giấy phép lao động, người lao động nước ngoài sẽ được cấp thẻ tạm trú tương đương visa nhiều lần có thời hạn lên đến 02 năm. Và họ có thể xin được thêm thẻ tạm trú tương tự cho thân nhân trong gia đình.
  • Ngoài ra cũng có những trường hợp người lao động nước ngoài được miễn cấp giấy phép lao động hoặc buộc phải bị thu hồi. Văn phòng phải có trách nhiệm quản lý việc đăng ký và sử dụng giấy phép và thẻ tạm trú này.

 

Là nhà tư vấn doanh nghiệp về các thủ tục tuân thủ trong kinh doanh tại Việt Nam từ trước năm 2006, Viva cung cấp dịch vụ độc quyền theo cách tích hợp, hài hoà đồng thời cả 05 nền tảng chuyên sâu gồm Luật kinh doanh -  Kế toán tài chính - Quản lý thuế - Quản trị quan hệ lao  động - Thủ tục hành chính trong kinh doanh cùng với  sự kế thừa kinh nghiệm tổng cộng lên đến hằng trăm năm cho mỗi công việc.

Kiến thức chuyên môn sâu rộng và năng lực quản trị kết nối các nguồn lực địa phương giúp chúng tôi luôn sẵn sàng cung cấp các giải pháp chuyên môn đặc biệt, vượt lên các giới hạn thông thường và mong đợi của khách hàng.

Tham vấn cùng chuyên gia


Xem thêm:

Quản lý quan hệ lao động ở Việt Nam

Giải thể văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Các lưu ý về bảo hiểm xã hội và các khoản trích theo lương

Quản lý giấy phép văn phòng đại diện nước ngoài ở Việt Nam

Trường hợp và thủ tục điều chỉnh giấy phép văn phòng đại diện nước ngoài

Hồ sơ và các thủ tục cần lưu ý đối với người nước ngoài làm việc tại Việt Nam

Quản lý thủ tục kê khai quyết toán thuế của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam – Điều kiện thành lập và hồ sơ yêu cầu

Last Updated on Tháng Sáu 7, 2021