Doanh nghiệp phải tự xác định chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp, thông tin cổ đông là tổ chức sở hữu từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên và kê khai, thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2025.

AI PHẢI CẬP NHẬT THÔNG TIN CHỦ SỞ HỮU HƯỞNG LỢI CỦA DOANH NGHIỆP?

Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh được thành lập theo Luật doanh nghiệp, bao gồm cả các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài:

1. Công ty TNHH một thành viên.
2. Công ty TNHH hai thành viên trở lên.
3. Công ty hợp danh.
4. Công ty cổ phần.

CHỦ SỞ HỮU HƯỞNG LỢI CỦA DOANH NGHIỆP LÀ AI?

Chủ sở hữu hưởng lợi của một doanh nghiệp là một hoặc nhiều cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp sở hữu hoặc kiểm soát cuối cùng trên thực tế đối với doanh nghiệp đó, được xác định theo thứ tự như sau:

1. Cá nhân sở hữu trực tiếp hoặc sở hữu gián tiếp từ 25% vốn điều lệ hoặc 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của doanh nghiệp.
2. Quản lý cấp cao, cá nhân có quyền chi phối, kiểm soát thực tế việc thông qua ít nhất một trong các vấn đề sau: Bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm đa số hoặc tất cả thành viên hội đồng quản trị, chủ tịch hội đồng quản trị, chủ tịch hội đồng thành viên, người đại diện theo pháp luật, giám đốc hoặc tổng giám đốc của doanh nghiệp; sửa đổi, bổ sung điều lệ của doanh nghiệp; thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý công ty; tổ chức lại, giải thể công ty.
3. Cá nhân thông qua tổ chức khác sở hữu gián tiếp từ 25% vốn điều lệ hoặc 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của doanh nghiệp.
4. Đối với công ty hợp danh, tất cả thành viên hợp danh là chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp không phụ thuộc vào tỷ lệ góp vốn điều lệ hay quyền biểu quyết của họ tại doanh nghiệp.
5. Nhóm cá nhân có mối quan hệ gia đình hoặc hợp đồng cùng nhau sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp hoặc vừa trực tiếp và gián tiếp từ 25% trở lên vốn điều lệ hoặc từ 25% trở lên tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của doanh nghiệp.
6. Trong trường hợp không có cá nhân đáp ứng tiêu chí, doanh nghiệp xác định một cá nhân là người quản lý doanh nghiệp có quyền hạn lớn nhất để hành động thay mặt cho doanh nghiệp.

Bắt buộc đăng ký CHỦ SỞ HỮU HƯỞNG LỢI DOANH NGHIỆP từ năm 2025, mục đích quản lý của cơ quan nhà nước là gì?

1. Nhận diện cá nhân thực sự đứng sau chi phối hoặc thụ hưởng lợi ích kinh tế (khác với người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông danh nghĩa trên giấy tờ).
2. Nhận diện các cá nhân lợi dụng cấu trúc công ty phức tạp, sở hữu chéo hoặc công ty “ma” để rửa tiền.
3. Đáp ứng các khuyến nghị và tiêu chuẩn của Lực lượng Đặc nhiệm Tài chính (FATF) cùng Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) về minh bạch tài chính.
4. Giúp cơ quan quản lý và đối tác nhìn rõ bản chất sở hữu thực tế, ngăn chặn tình trạng che giấu danh tính để gian lận thuế, trốn tránh trách nhiệm pháp lý hoặc thâu tóm ngầm.
5. Gắn trách nhiệm kiểm soát thực tế với cá nhân đứng đầu hoặc chi phối doanh nghiệp khi có vi phạm hoặc các tranh chấp liên quan.

THỦ TỤC ĐĂNG KÝ CHỦ SỞ HỮU HƯỞNG LỢI CỦA DOANH NGHIỆP?

Người thành lập doanh nghiệp, doanh nghiệp có trách nhiệm xác định chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp thông qua việc rà soát từng cấp trong cơ cấu sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi xác định được cá nhân có quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát cuối cùng trên thực tế. 

Trường hợp trong cơ cấu sở hữu có thỏa thuận pháp lý theo quy định của pháp luật về phòng, chống rửa tiền thì chủ sở hữu hưởng lợi của thỏa thuận pháp lý được xác định theo quy định của pháp luật về phòng, chống rửa tiền.

Thủ tục với Doanh nghiệp thành lập mới từ ngày 01/07/2025:

1. Thực hiện kê khai thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp. 
2. Trường hợp là công ty cổ phần, doanh nghiệp đồng thời kê khai thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định. 
3. Khi có thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp, Doanh nghiệp phải thực hiện cập nhật/thông báo thay đổi thông tin trong vòng 10 ngày kể từ ngày có thay đổi (hoặc đồng thời khi làm thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp).

Thủ tục với Doanh nghiệp Doanh nghiệp được thành lập trước ngày 01/07/2025:

1. Thực hiện bổ sung thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp và thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi đồng thời với thời điểm thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp gần nhất kể từ ngày 01/07/2025.
2. Khi có thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp, Doanh nghiệp phải thực hiện cập nhật/thông báo thay đổi thông tin trong vòng 10 ngày kể từ ngày có thay đổi (hoặc đồng thời khi làm thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp)

Lưu ý:

1. Người thành lập doanh nghiệp, doanh nghiệp kê khai, thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông tin cổ đông là tổ chức sở hữu từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên.
2. Doanh nghiệp đồng thời phải lưu giữ Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp đã kê khai, thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh theo dưới hình thức văn bản giấy hoặc văn bản điện tử.
3. Theo hướng dẫn riêng của một số địa phương, việc bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp phải được hoàn tất trước ngày 31/10/2026 hoặc 30/11/2026. Tuy nhiên cần được hiểu rõ đây là thời hạn áp dụng cho các doanh nghiệp thành lập sau ngày 1/7/2025 nhưng chưa hoàn tất việc đăng ký theo qui định. 

MỨC PHẠT KHI VI PHẠM QUY ĐỊNH VỀ ĐĂNG KÝ CHỦ SỞ HỮU HƯỞNG LỢI CỦA DOANH NGHIỆP?

1. Không kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp khi thành lập doanh nghiệp: Phạt từ 50 triệu đồng đến 100 triệu đồng.
2. Không bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp đối với doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025 tại lần đăng ký thay đổi hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp gần nhất: Phạt từ 70 triệu đồng đến 100 triệu đồng.
3. Không thông báo thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp: Phạt từ 30 triệu đồng đến 70 triệu đồng.
4. Kê khai không trung thực, không chính xác thông tin chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp: Phạt từ 30 triệu đồng đến 70 triệu đồng.
5.  Không lưu giữ tài liệu doanh nghiệp, bao gồm Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp: Có thể bị phạt từ 40 triệu đồng đến 70 triệu đồng.
6. Chậm thông báo thay đổi thông tin: Có thể bị cảnh cáo hoặc phạt tiền tùy số ngày chậm; mức phạt tăng theo thời gian vi phạm.

Vì lý do đây là qui định mới, lại được sửa đổi bổ sung trong thời gian ngắn,  doanh nghiệp thành lập sau ngày 1/7/2025 có thể chưa xác định đúng và đầy đủ thông tin người hưởng lợi và cập nhật lên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh kịp thời. Các cơ quan nhà nước đồng thời khuyến khích, yêu cầu doanh nghiệp thành lập trước ngày 1/7/2025 phải nhanh chóng hoàn tất thủ tục này.

Xin vui lòng liên hệ với chuyên gia của chúng tôi để xác định chính xác chủ sở hữu hưởng lợi của một doanh nghiệp và các thủ tục tuân thủ đảm bảo ngay trong năm 2026 để tránh các rủi ro có thể phát sinh, đặc biệt khi có phát sinh các thay đổi thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Xem thêm:

• Cập nhật và áp dụng qui định về thông tin đăng ký thuế cho văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
• Thủ tục tăng giảm vốn, mua lại, chuyển nhượng vốn – Công TY TNHH 2 thành viên trở lên
• Kiểm tra – hoàn thiện hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp
• Từ đối phó sang quản trị chủ động nhờ hệ điều hành doanh nghiệp theo ESG
• Tiêu chuẩn ESG trong quản trị doanh nghiệp
• Quản lý tuân thủ trong doanh nghiệp theo ESG – Pháp lý doanh nghiệp – Quan hệ Lao động – Tài chính kế toán
• Cập nhật và hướng dẫn – Lệnh cưỡng chế thuế và tạm hoãn xuất cảnh