Tạo và lưu trữ hồ sơ trong kinh doanh đúng cách vừa là yêu cầu bắt buộc cho việc kiểm tra của nhiều cơ quan nhà nước vừa là công cụ quản lý nội bộ.
Rất nhiều lỗi sai, rủi ro phát sinh bắt đầu từ việc không tổ chức, sắp xếp và kiểm soát được hệ thống lưu trữ hồ sơ đúng cách và đúng từ đầu:
- Một tờ hoá đơn đầu vào giá trị lớn nhưng không có đủ các chứng từ để chứng minh tính hợp pháp, hợp lệ dẫn đến không thể khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và bị truy thu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
- Lương và nhiều khoản phúc lợi đã trả cho nhân viên nhưng không lưu trữ hồ sơ chứng minh, làm doanh nghiệp có thể phải nộp thêm thuế TNDN.
- Khi cần cung cấp hồ sơ cho ngân hàng, các đối tác, các cơ quan nhà nước thì không đầy đủ hoặc mất rất nhiều thời gian…
Bằng hệ thống kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn, VIVA BCS sẽ giúp quí khách cách khắc phục – phòng ngừa thông qua việc tổ chức và quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ trong kinh doanh (Business records management) với các công việc cụ thể như sau:
- Phân loại và lập danh mục từng loại hồ sơ theo đặc thù từng đơn vị.
- Tư vấn các nguyên tắc tạo lập, tiêu chuẩn tổ chức lưu trữ đối với từng loại hồ sơ, cách quản lý rủi ro và kỹ thuật soát xét.
- Tạo hệ thống bìa còng (folder) với các tem nhãn theo nguyên tắc ISO và Kaizen – 5S.
- Tổ chức sắp xếp hồ sơ theo nguyên tắc kế toán và lưu trữ vào từng bìa còng.
- Định kỳ hằng tháng, quí kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của từng loại hồ sơ chứng từ.
- Lập báo cáo các sai sót, rủi ro và giải pháp khắc phục. Bao gồm các rủi ro do thất lạc hồ sơ, thiếu hồ sơ, hồ sơ bị sai lỗi, báo cáo tuân thủ nộp không đầy đủ, số liệu bị sai lỗi, không hợp lý… Lập báo cáo độc lập gửi lên các cấp quản lý có liên quan.
- Hoàn thiện kịp thời từng hồ sơ báo cáo bị thiếu sót.
- Lập sổ tay hướng dẫn cách tổ chức lưu trữ, khai thác hệ thống hồ sơ; các nguyên tắc và nghiệp vụ quản trị hành chính văn phòng, cung cấp hệ thống biểu mẫu, văn bản.
- Tổ chức lưu trữ hồ sơ điện tử đối với các hồ sơ quan trọng, hồ sơ cần phối hợp, báo cáo.
KẾT QUẢ VIVA MANG LẠI LÀ LÀM ĐÚNG NGAY TỪ ĐẦU, TỪNG THÁNG MỘT, TỪNG QUÍ MỘT
- Hệ thống lưu trữ hồ sơ được tổ chức khoa học, đẹp mắt, luôn sẵn sàng cho các mục đích quản lý.
- Có thể nhận diện nhanh chóng mọi thiếu sót, sai lỗi về báo cáo và chứng từ hồ sơ ở cả góc độ chuyên môn và quản lý.
- Có thể phòng ngừa và khắc phục kịp thời mọi rủi ro.
- Dễ dàng kiểm soát và bàn giao khi có sự thay đổi về nhân sự. Tăng cường khả năng quản trị thông tin và bảo mật.
- VIVA chịu trách nhiệm cuối cùng về sự hoàn thiện và tin cậy của hệ thống thông tin trong từng folder.
Chúng tôi giúp quí khách thiết kế mục tiêu và các giải pháp tuân thủ, chúng tôi cung cấp nhân sự thạo nghề để thực thi và kiểm soát quá trình, chúng tôi chịu trách nhiệm và bàn giao kết quả cuối cùng sạch và tối ưu.
Công việc này áp dụng cho các doanh nghiệp, các văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam. Xin vui lòng gửi yêu cầu dịch vụ về: leads@vivabcs.com.vn để chúng tôi gửi kế hoạch phối hợp chi tiết.
Các chủ đề về lưu trữ hồ sơ – báo cáo trong kinh doanh
- Quản lý hồ sơ – báo cáo tuân thủ trong kinh doanh theo ISO và KAIZEN 5s
- Dịch vụ quản lý hồ sơ – báo cáo trong kinh doanh
- Kiểm tra – hoàn thiện hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp
- Thời hạn lưu trữ tài liệu, chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính
Xem thêm:
- Tổ chức mô hình kinh doanh, xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ
- Quản trị toàn diện thủ tục tuân thủ trong kinh doanh tại Việt Nam
- Dịch vụ cố vấn quản trị các thủ tục tuân thủ trong kinh doanh
- Quản lý các thủ tục tuân thủ trong kinh doanh cho một doanh nghiệp tại Việt Nam
- Quản trị rủi ro và tạo lợi thế kinh doanh từ dịch vụ cố vấn quản trị điều hành
