Quản lý hồ sơ – báo cáo tuân thủ trong kinh doanh theo ISO và Kaizen 5S

Quản lý hồ sơ - báo cáo tuân thủ trong kinh doanh theo ISO và Kaizen 5S

Quản lý hồ sơ – báo cáo tuân thủ trong kinh doanh theo ISO và Kaizen 5S

Quản lý hồ sơ - báo cáo tuân thủ trong kinh doanh theo ISO và Kaizen 5S

Quản lý hồ sơ – báo cáo tuân thủ trong kinh doanh theo ISO và Kaizen 5S

Theo qui định, Giám đốc công ty chịu trách nhiệm về việc các thủ tục tuân thủ trong kinh doanh, lập và trình bày trung thực và hợp lý báo cáo tài chính và chịu trách nhiệm về kiểm soát nội bộ mà Giám đốc xác định là cần thiết để đảm bảo không có những sai sót, vi phạm.

QUẢN TRỊ HỒ SƠ VÀ BÁO CÁO TUÂN THỦ TRONG KINH DOANH – LÝ DO VÀ NHỮNG MỤC TIÊU HỖ TRỢ CHO GIÁM ĐỐC

  1. Chức năng tuân thủ theo yêu cầu từ cơ quan thuế, bảo hiểm, hải quan…
  2. Chức năng chứng minh, bảo vệ quyền và lợi ích của doanh nghiệp trước các tranh chấp với đối tác, khách hàng, người lao động.
  3. Chức năng tham gia các vụ kiện phòng vệ thương mại theo luật kinh doanh quốc tế khi Việt Nam đã và đang tham gia rất nhiều các FTA.
  4. Chức năng kế thừa tri thức qua các thế hệ nhân sự, đảm bảo sự chuyển giao giữa các thế hệ nhân sự.
  5. Hỗ trợ thủ tục kiểm toán nội bộ – soát xét, từ đó nhận diện và quản trị rủi ro. Đặc biệt là các rủi ro thường xuyên từ các khoản truy thu về thuế, bảo hiểm xã hội do không tuân thủ đúng các qui định…
  6. Phù hợp với cơ cấu tổ chức, qui trình tác nghiệp, yêu cầu quản trị, tuân thủ luật pháp, bảo mật thông tin, chống các hành vi lạm dụng, xung đột lợi ích.
  7. Chức năng cung cung cấp thông tin quản lý cho chủ sở hữu: Cung cấp thông tin chi tiết về doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Cung cấp thông tin chi tiết về hàng hoá tồn kho, công nợ phải thu, công nợ phải trả, dòng tiền – dự toán ngân sách, cung cấp thông tin tài chính khác cho cổ đông, ngân hàng, đối tác khác.

 

Dịch vụ độc quyền về quản lý hồ sơ tuân thủ và báo cáo trong kinh doanh của VIVA, trên nền tảng tích hợp đồng bộ chuyên môn sâu và kinh nghiệm thực tế dày dạn về  Luật pháp trong kinh doanh – Thuế và kế toán – Quản trị tài chính –  Quản trị quan hệ lao động – Thủ tục hành chính trong kinh doanh 

  1. Xác lập danh mục hồ sơ tuân thủ bắt buộc theo từng bộ phận chức năng. Tiêu chuẩn pháp lý và tiêu chuẩn quản trị của từng loại hồ sơ.
  2. Xác lập hệ thống mã hiệu hồ sơ theo hệ thống và theo bộ phận chức năng, cấp quản lý, loại hồ sơ.
  3. Xác lập tiêu chuẩn và tiêu chí hệ thống thư mục lưu trữ các file cứng trên kệ hồ sơ, trên file máy tính, và tiêu chuẩn – qui cách của các hồ sơ lưu kho.
  4. Thiết lập lưu đồ kho lưu trữ, hệ thống thùng lưu trữ, kệ lưu trữ. 
  5. Chuyển đổi hồ sơ gốc thành file dữ liệu để luân chuyển và sử dụng trên môi trường máy tính.
  6. Kiểm toán nội bộ các thủ tục tuân thủ về Hồ sơ pháp lý, Thuế, tài chính, quan hệ lao động, báo cáo quản trị…
  7. Lập và ban hành qui chế quản lý hồ sơ trong kinh doanh. Qui chế này sẽ qui định:
    • Định nghĩa thuật ngữ.
    • Các qui tắc.
    • Qui trình tạo lập.
    • Hình thức và tiêu chuẩn.
    • Qui trình luân chuyển.
    • Qui trình bàn giao.
    • Qui trình lưu trữ.
    • Qui trình khai thác.
    • Qui trình bảo quản và tiêu hủy.
    • Phân quyền và bảo mật.
    • Vai trò và trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân liên quan trong suốt các quá trình tác nghiệp.
    • Hướng dẫn qui tắc hành xử.
    • Hệ thống biểu mẫu để áp dụng và quản lý qui chế này.

VIVA HỖ TRỢ CÁCH THỨC VẬN HÀNH HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ

  1. Ban hành qui chế quản lý hồ sơ trong kinh doanh kèm theo việc việc áp dụng các qui trình, biểu mẫu liên quan đến.
  2. Huấn luyện và đào tạo, hỗ trợ tất cả các cá nhân và bộ phận thực hiện và tuân thủ. Tạo cơ chế kế thừa liên tục giữa các thế hệ nhân viên để qui chế này tự động vận hành liên tục trong suốt các quá trình tác nghiệp.
  3. Định kỳ đánh giá nhận diện và khắc phục kịp thời các rủi ro.
  4. Triển khai phần mềm quản lý hệ thống hồ sơ trên máy tính và kho lưu trữ.

QUI TRÌNH TRIỂN KHAI DỊCH VỤ QUẢN LÝ HỒ SƠ CỦA VIVA

  1. Xin phê duyệt các mục tiêu và nội dung cần triển khai.
  2. Khảo sát sơ đồ tổ chức – qui trình tác nghiệp tại bàn làm việc.
  3. Khảo sát các bộ phận chức năng chủ chốt và hệ thống hồ sơ hiện hành.
  4. Lập báo cáo hiện trạng những điểm mạnh, điểu yếu, cơ hội và thách thức kèm theo các đề xuất cải tiến, khắc phục… theo từng bộ phận chức năng và cho toàn hệ thống.
  5. Xác nhận phạm vi công việc – các mục tiêu và yêu cầu triển khai từ khách hàng liên quan đến hệ thống quản lý và vận hành. Lập qui chế quản lý hồ sơ trong kinh doanh phù hợp với mô hình kinh doanh, hệ thống quản lý và yêu cầu quản trị. Qui chế này đồng thời bao gồm các qui trình, công cụ, biểu mẫu, tiêu chuẩn hồ sơ…
  6. Tương tác và xin phản biện từ các nhân sự chủ chốt trước khi lập phiên bản áp dụng thứ nhất và ban hành.
  7. Tổ chức huấn luyện thực hiện cho từng bộ phận chức năng dựa trên các nguyên lý của ISO và triết lý Kaizen 5S.
  8. Triển khai thử, đánh giá, sửa chữa.
  9. Hoàn chỉnh và bàn giao hệ thống.
  10. Bảo trì và hỗ trợ vận hành, cập nhật cải tiến bộ qui chế và các tài liệu lên phiên bản mới.

Chúng tôi ước mong được đóng góp tri thức, nguồn lực để các Giám đốc kiến tạo các tiêu chuẩn – quản trị rủi ro, phát triển kinh doanh bền vững, bắt đầu từ việc quản trị đúng hệ thống hố sơ và báo cáo tuân thủ.

 

Là nhà tư vấn doanh nghiệp về các thủ tục tuân thủ trong kinh doanh tại Việt Nam từ trước năm 2006, Viva cung cấp dịch vụ độc quyền theo cách tích hợp, hài hoà đồng thời cả 05 nền tảng chuyên sâu gồm Luật kinh doanh -  Kế toán tài chính - Quản lý thuế - Quản trị quan hệ lao  động - Thủ tục hành chính trong kinh doanh cùng với  sự kế thừa kinh nghiệm tổng cộng lên đến hằng trăm năm cho mỗi công việc.

Kiến thức chuyên môn sâu rộng và năng lực quản trị kết nối các nguồn lực địa phương giúp chúng tôi luôn sẵn sàng cung cấp các giải pháp chuyên môn đặc biệt, vượt lên các giới hạn thông thường và mong đợi của khách hàng.

Tham vấn cùng chuyên gia


Xem thêm:

Kiểm toán độc lập báo cáo tài chính 2020

Tại sao doanh nghiệp cần phải đăng ký nội qui lao động?

Cách để tiết kiệm chi phí kiểm toán báo cáo tài chính năm 2020

Quản trị quan hệ lao động toàn diện theo qui định của địa phương

Chương trình kiểm tra – hoàn thiện hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp

Bảng kế hoạch kiểm toán nội bộ về tuân thủ thuế – kế toán – nhân sự

Last Updated on Tháng Mười Hai 22, 2020