Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị kinh doanh phụ thuộc của công ty mẹ từ nước ngoài, được thành lập theo pháp luật Việt Nam, với chức năng được phép tuyển dụng nhân viên để quản lý và xúc tiến hợp đồng mua bán với đối tác kinh doanh địa phương, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, tìm kiếm cơ hội mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ,… Văn phòng đại diện có thể tăng cường và hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động kinh doanh của công ty mẹ tại Việt Nam nhưng lại rất dễ quản lý, tiết kiệm chi phí và tránh những rủi ro từ các thủ tục tuân thủ tại địa phương như: không áp dụng thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, không cần lập sổ sách kế toán, không có báo cáo tài chính, không yêu cầu phải kiểm toán độc lập… và rất dễ dàng để gia hạn, chấm dứt hoặc giải thể khi cần thiết. Người nước ngoài làm việc cho văn phòng đại diện có thể xin giấy phép lao động và visa nhập cảnh nhiều lần có thời hạn hai năm (thẻ tạm trú) cho bản thân và gia đình tại Việt Nam.
Giải thể văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là một thủ tục pháp lý nhằm chấm dứt các hoạt động, chấm dứt sự hiện diện và tồn tại theo giấy phép thành lập của một văn phòng đại diện nước ngoài. Khi chấm dứt hoạt động, giải thể chi nhánh hoặc văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam, thương nhân nước ngoài phải tuân thủ các trường hợp, hồ sơ, thủ tục theo qui định như sau:
CÁC TRƯỜNG HỢP CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG, GIẢI THỂ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM
Văn phòng đại diện, Chi nhánh chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau:
- Theo đề nghị của thương nhân nước ngoài.
- Khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.
- Hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh mà thương nhân nước ngoài không đề nghị gia hạn.
- Hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh mà không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý gia hạn.
- Bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh khi Không hoạt động trong 01 năm và không phát sinh các giao dịch với Cơ quan cấp giấy phép. Không báo cáo về hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh trong 02 năm liên tiếp. Không gửi báo cáo theo quy định tới Cơ quan cấp Giấy phép trong thời hạn 06 tháng, kể từ ngày hết hạn gửi báo cáo hoặc có yêu cầu bằng văn bản (Văn phòng đại diện, Chi nhánh có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền)
HỒ SƠ CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG, GIẢI THỂ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM
Hồ sơ 01 bộ, bao gồm:
- Thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký.
- Bản sao văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh hoặc bản sao Quyết định thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh của Cơ quan cấp Giấy phép.
- Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội.
- Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động
- Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh.
- Thương nhân nước ngoài và người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh chấm dứt hoạt động liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện, Chi nhánh.
TRÌNH TỰ, THỦ TỤC GIẢI QUYẾT VIỆC CHẤM DỨT, GIẢI THỂ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM
- Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện, Chi nhánh trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp giấy phép.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
- Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh.
CÁC NGHĨA VỤ CÓ LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN, CHI NHÁNH
- Ngoài việc thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động theo quy định trên, thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện, Chi nhánh phải niêm yết công khai về việc chấm dứt hoạt động tại trụ sở của Văn phòng đại diện, Chi nhánh và thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật khi Văn phòng đại diện, Chi nhánh chấm dứt hoạt động.
- Thương nhân nước ngoài có Văn phòng đại diện, Chi nhánh đã chấm dứt hoạt động chịu trách nhiệm thực hiện các hợp đồng, thanh toán các khoản nợ, gồm cả nợ thuế và giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động đã làm việc tại Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định của pháp luật.
- Việc xác nhận khoản nợ thuế sẽ phải trải qua thủ tục kiểm tra bởi cơ quan thuế dựa trên bảng kê dòng tiền nhận vào từ công ty mẹ, hóa đơn chứng từ hợp pháp của các khoản chi hoạt động văn phòng đại diện tại Việt Nam, các nghĩa vụ thuế liên quan đến trưởng đại diện, người nước ngoài, nhân viên Việt Nam.
- Văn phòng còn cần lưu ý quản lý đúng việc thanh lý các tài sản cố định như xe ô tô, thiết bị văn phòng, đóng tài khoản ngân hàng, chuyển tiền về cho công ty mẹ… khi tiến hành thủ tục giải thể.
VIVA Business Consulting tự hào đã cung cấp dịch vụ tư vấn, quản lý tuân thủ và giải thể văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam cho hằng ngàn thương nhân nước ngoài, theo cách hợp pháp và tối ưu.
Xem thêm:
- Các thủ tục cần lưu ý khi giải thể văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
- Hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
- Kiểm toán nội bộ các thủ tục tuân thủ trong kinh doanh
- Chuyển đổi mô hình kinh doanh tại Việt Nam – Những điều cần biết
- So sánh văn phòng đại diện và công ty con – công ty vốn đầu tư nước ngoài (FDI) tại Việt Nam
- Thủ tục tuân thủ về quản lý giấy phép văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
- Nghiệp vụ quản lý hồ sơ – báo cáo trong kinh doanh
- Báo cáo hoạt động hằng năm của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
- Trưởng văn phòng đại diện – chi nhánh tại Việt Nam: quyền và nghĩa vụ cơ bản
- Thu nhập chịu thuế từ tiền lương
- Trưởng đại diện và nhà đầu tư tại Việt Nam – quản trị hồ sơ và thủ tục tuân thủ theo qui định địa phương
- Văn phòng đại diện tại Việt Nam – quản lý dòng tiền và thủ tục tuân thủ
