Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị kinh doanh phụ thuộc của công ty mẹ từ nước ngoài, được thành lập theo pháp luật Việt Nam, với chức năng được phép tuyển dụng nhân viên để quản lý và xúc tiến hợp đồng mua bán với đối tác kinh doanh địa phương, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, tìm kiếm cơ hội mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ,… Văn phòng đại diện có thể tăng cường và hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động kinh doanh của công ty mẹ tại Việt Nam nhưng lại rất dễ quản lý, tiết kiệm chi phí và tránh những rủi ro từ các thủ tục tuân thủ tại địa phương như: không áp dụng thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, không cần lập sổ sách kế toán, không có báo cáo tài chính, không yêu cầu phải kiểm toán độc lập… và rất dễ dàng để gia hạn, chấm dứt hoặc giải thể khi cần thiết. Người nước ngoài làm việc cho văn phòng đại diện có thể xin giấy phép lao động và visa nhập cảnh nhiều lần có thời hạn hai năm (thẻ tạm trú) cho bản thân và gia đình tại Việt Nam.
Bằng lưu đồ đơn giản sau đây, VIVA giúp Quí khách nhìn được tổng thể về dòng tiền, sự luân chuyển, các giao dịch được phép hoặc bất hợp pháp, từ đó chủ động quản trị rủi ro về các thủ tục tuân thủ liên quan đến:
- Tài khoản ngân hàng – quản lý ngoại hối – đầu tư tại Việt Nam
- Chức năng của văn phòng đại diện
- Tuân thủ về quan hệ lao động
- Tuân thủ về bảo hiểm bắt buộc
- Tuân thủ về thuế thu nhập cá nhân
Một số rủi ro khác liên quan đến quản trị dòng tiền – chi tiêu của văn phòng đại diện cần đặc biệt lưu ý:
- Nhận tiền từ bên thứ ba khác mà không phải từ công ty mẹ;
- Thu chi thông qua tài khoản cá nhân trưởng đại diện;
- Văn phòng chưa lập báo cáo thu chi và sổ quĩ tiền mặt hợp lệ;
- Sau khi nhận tiền từ công ty mẹ, văn phòng có thực hiện các khoản chi phí nhưng không có hóa đơn chứng từ hợp lệ chứng minh, đặc biệt là các chi phí công tác phí và chi phí văn phòng, chi phí thuê nhà, thuê xe, trả cho nhà cung cấp khác. Hóa đơn chứng từ hợp lệ được qui định trong các luật thuế – kế toán hiện hành.
- Chi phí mua máy móc và vật tư trực tiếp sản xuất chi thưởng cho nhân viên… không phù hợp với chức năng của văn phòng đại diện.
- Các khoản chi hoa hồng cho khách hàng, công tác phí, tiền ăn uống khác sẽ bị cân nhắc là các khoản lợi ích cá nhân cho một số đối tượng và sẽ bị tính thuế thu nhập cá nhân.
- Văn phòng tính và nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế dựa trên lương cơ bản (không tính trên tổng quĩ lương) nhưng chưa đăng ký hệ thống thang bậc lương theo qui định; hoặc tính bảo hiểm trên tổng quĩ lương dẫn đến chi phí trích theo lương lớn, giảm khả năng tuyển dụng thêm nhân sự mới phục vụ hoạt động kinh doanh.
- Văn phòng có trên 10 lao động nhưng chưa làm thủ tục đăng ký nội qui lao động theo qui định;
- Văn phòng chưa làm thông báo số tài khoản ngân hàng cho cơ quan thuế theo qui định;
- Đặc biệt là có trường hợp, hệ thống hồ sơ chứng từ thể hiện văn phòng đang hoạt động theo cách thức của một công ty sản xuất mà không kê khai doanh thu, nộp thuế TNDN, thuế GTGT,… theo đó sẽ tiềm ẩn rủi ro nghiêm trọng khi các cơ quan nhà nước liên quan thực hiện các hoạt động kiểm tra chuyên ngành.
Xem thêm:
- Quản lý thủ tục kê khai và quyết toán thuế của văn phòng đại diện tại Việt Nam
- Văn phòng đại diện tại Việt Nam – có buộc phải mở tài khoản ngân hàng không?
- Qui định mới về tài khoản ngân hàng của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
- Chi phí hoạt động và ngân sách hàng năm của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
- Văn phòng đại diện nước ngoài và tổ chức không đủ tư cách pháp nhân vẫn được mở tài khoản ngân hàng
