Theo qui định, Giám đốc công ty chịu trách nhiệm về việc các thủ tục tuân thủ trong kinh doanh, lập và trình bày trung thực và hợp lý báo cáo tài chính và chịu trách nhiệm về kiểm soát nội bộ mà Giám đốc xác định là cần thiết để đảm bảo không có những sai sót, vi phạm.
LÝ DO CẦN QUẢN LÝ HỒ SƠ KINH DOANH
Tạo và lưu trữ hồ sơ trong kinh doanh đúng cách vừa là yêu cầu bắt buộc cho việc kiểm tra của nhiều cơ quan nhà nước vừa là công cụ quản lý nội bộ. Rất nhiều sai lỗi, rủi ro phát sinh bắt đầu từ việc không tổ chức, sắp xếp và kiểm soát được hệ thống hồ sơ đúng cách và đúng từ đầu do không kiểm soát được:
- Chức năng tuân thủ theo yêu cầu từ cơ quan thuế, lao động và bảo hiểm xã hội, hải quan…
- Chức năng chứng minh, bảo vệ quyền và lợi ích của doanh nghiệp trước các tranh chấp với đối tác, khách hàng, người lao động.
- Chức năng kế thừa tri thức qua các thế hệ nhân sự, đảm bảo sự chuyển giao giữa các thế hệ nhân sự.
- Hỗ trợ thủ tục kiểm toán nội bộ – soát xét, từ đó nhận diện và quản trị rủi ro. Đặc biệt là các rủi ro thường xuyên từ các khoản truy thu về thuế, bảo hiểm xã hội do không tuân thủ đúng các qui định…
- Phù hợp với cơ cấu tổ chức, qui trình tác nghiệp, yêu cầu quản trị, tuân thủ luật pháp, bảo mật thông tin, chống các hành vi lạm dụng, xung đột lợi ích.
- Chức năng cung cung cấp thông tin quản lý cho chủ sở hữu: Cung cấp thông tin chi tiết về doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Cung cấp thông tin chi tiết về hàng hoá tồn kho, công nợ phải thu, công nợ phải trả, dòng tiền – dự toán ngân sách, cung cấp thông tin tài chính khác cho cổ đông, ngân hàng, đối tác khác.
- Chức năng giải quyết các tranh chấp, tham gia các vụ kiện phòng vệ thương mại theo luật kinh doanh quốc tế khi Việt Nam đã và đang tham gia rất nhiều các FTA.
PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ HỒ SƠ KINH DOANH
Dịch vụ độc quyền về quản lý hồ sơ tuân thủ và báo cáo trong kinh doanh của VIVA, trên nền tảng tích hợp đồng bộ chuyên môn sâu và kinh nghiệm thực tế dày dạn về Luật pháp trong kinh doanh – Thuế và kế toán – Quản trị tài chính – Quản trị quan hệ lao động – Thủ tục hành chính trong kinh doanh. Chúng tôi trợ giúp các doanh nghiệp:
- Xác lập danh mục hồ sơ tuân thủ bắt buộc theo từng bộ phận chức năng. Tiêu chuẩn pháp lý và tiêu chuẩn quản trị của từng loại hồ sơ.
- Xác lập hệ thống mã hiệu hồ sơ theo hệ thống và theo bộ phận chức năng, cấp quản lý, loại hồ sơ.
- Xác lập tiêu chuẩn và tiêu chí hệ thống thư mục lưu trữ các file cứng trên kệ hồ sơ, trên file máy tính, và tiêu chuẩn – qui cách của các hồ sơ lưu kho.
- Thiết lập lưu đồ kho lưu trữ, hệ thống thùng lưu trữ, kệ lưu trữ.
- Chuyển đổi hồ sơ gốc thành file dữ liệu để luân chuyển và sử dụng trên môi trường máy tính.
- Kiểm toán nội bộ các thủ tục tuân thủ về Hồ sơ pháp lý, Thuế, tài chính, quan hệ lao động, báo cáo quản trị…
- Ban hành qui chế quản lý hồ sơ trong kinh doanh kèm theo việc việc áp dụng các qui trình, biểu mẫu liên quan đến:
- Định nghĩa thuật ngữ,
- Các qui tắc,
- Qui trình tạo lập,
- Hình thức và tiêu chuẩn,
- Qui trình luân chuyển,
- Qui trình bàn giao,
- Qui trình lưu trữ,
- Qui trình khai thác,
- Qui trình bảo quản và tiêu hủy,
- Phân quyền và bảo mật,
- Hướng dẫn qui tắc hành xử,
- Hệ thống biểu mẫu để áp dụng và quản lý qui chế này,
- Vai trò và trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân liên quan trong suốt các quá trình tác nghiệp.
DANH MỤC HỒ SƠ KINH DOANH CƠ BẢN
VIVA giúp tập hợp, phân loại hệ thống hồ sơ kinh doanh, sắp xếp, kiểm tra, hoàn thiện, đảm bảo khả năng tuân thủ và cung cấp thông tin về:
- Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp.
- Hồ sơ quản lý thuế – kế toán.
- Hồ sơ quản lý quan hệ lao động.
- Quản trị hành chính văn phòng.
- Hồ sơ quản lý tài sản.
- Hồ sơ về nhà cung cấp.
- Hồ sơ về khách hàng.
- Tài chính ngân hàng.
- Hợp đồng kinh tế.
- Thủ tục hành chính – kiện tụng.
- Văn bản pháp luật và hướng dẫn theo lĩnh vực kinh doanh.
- Các hồ sơ may do riêng theo đặc thù sản xuất kinh doanh từng doanh nghiệp.
ÁP DỤNG VÀ TRIỂN KHAI
Bằng hệ thống kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn, VIVA sẽ giúp quí khách cách khắc phục – phòng ngừa thông qua việc tổ chức và quản lý hệ thống hồ sơ trong kinh doanh (Business records management) với các công việc cụ thể như sau:
- Phân loại và lập danh mục từng loại hồ sơ theo đặc thù từng đơn vị.
- Tư vấn các nguyên tắc tạo lập, tiêu chuẩn tổ chức lưu trữ đối với từng loại hồ sơ, cách quản lý rủi ro và kỹ thuật soát xét.
- Tạo hệ thống bìa còng (folder) với các tem nhãn theo nguyên tắc ISO và Kaizen – 5S.
- Tổ chức sắp xếp hồ sơ theo nguyên tắc kế toán và lưu trữ vào từng bìa còng.
- Định kỳ hằng tháng, quí kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của từng loại hồ sơ chứng từ.
- Lập báo cáo các sai sót, rủi ro và giải pháp khắc phục. Bao gồm các rủi ro do thất lạc hồ sơ, thiếu hồ sơ, hồ sơ bị sai lỗi, báo cáo tuân thủ nộp không đầy đủ, số liệu bị sai lỗi, không hợp lý… Lập báo cáo độc lập gửi lên các cấp quản lý có liên quan.
- Hoàn thiện kịp thời từng hồ sơ báo cáo bị thiếu sót.
- Lập sổ tay hướng dẫn cách tổ chức lưu trữ, khai thác hệ thống hồ sơ; các nguyên tắc và nghiệp vụ quản trị hành chính văn phòng, cung cấp hệ thống biểu mẫu, văn bản.
- Tổ chức lưu trữ hồ sơ điện tử đối với các hồ sơ quan trọng, hồ sơ cần phối hợp, báo cáo.
VIVA trực tiếp cử nhân sự thạo nghề tiến hành các nghiệp vụ quản lý hồ sơ trong kinh doanh theo cách chìa khóa trao tay, bàn giao hệ thống hồ sơ tiêu chuẩn và các công cụ quản trị vận hành.
Kết quả VIVA mang lại là làm đúng ngay từ đầu, từng tháng một, từng quí một:
- Hệ thống hồ sơ được tổ chức và lưu trữ khoa học, đẹp mắt, luôn sẵn sàng cho các mục đích quản lý.
- Có thể nhận diện nhanh chóng mọi thiếu sót, sai lỗi về báo cáo và chứng từ hồ sơ ở cả góc độ chuyên môn và quản lý.
- Có thể phòng ngừa và khắc phục kịp thời mọi rủi ro.
- Dễ dàng kiểm soát và bàn giao khi có sự thay đổi về nhân sự. Tăng cường khả năng quản trị thông tin và bảo mật.
- VIVA chịu trách nhiệm cuối cùng về sự hoàn thiện và tin cậy của hệ thống thông tin trong từng folder.
Hình ảnh thực tế của một hệ thống hồ sơ cơ bản do VIVA thực hiện:
Chúng tôi giúp quí khách thiết kế mục tiêu và các giải pháp tuân thủ, chúng tôi cung cấp nhân sự thạo nghề để thực thi và kiểm soát quá trình, chúng tôi chịu trách nhiệm và bàn giao kết quả cuối cùng sạch và tối ưu.
Xin vui lòng đăng ký áp dụng để nhận các tư vấn may đo và ưu đãi đặc biệt:
- Tư vấn và triển khai miễn phí năm 2024 cho khách hàng sử dụng các dịch vụ tuân thủ trọn gói (chưa bao gồm chi phí văn phòng phẩm)
- Kiểm toán nội bộ và sắp xếp bộ hồ sơ tuân thủ năm 2023 cho các khách hàng sử dụng dịch vụ quản lý thuế, quản lý quan hệ lao động.
- Tặng gói kiểm toán nội bộ về hồ sơ tuân thủ năm 2023 cho các khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ quản lý hồ sơ từ năm 2024.
VIVA BUSINESS CONSULTING
VIVA Business Consulting là Công ty tư vấn chuyên cung cấp các dịch vụ tư vấn và thực thi các thủ tục tuân thủ trong kinh doanh theo qui định địa phương từ năm 2006. VIVA đang cấp dịch vụ quản trị diều hành hỗ trợ trực tiếp cho các CEO, người quản lý doanh nghiệp và hằng ngàn công ty FDI.
Dịch vụ của VIVA là sự kết hợp đồng thời của: Luật pháp trong kinh doanh - Tài chính kế toán và thuế - Nhân sự và lao động tiền lương - Tài chính doanh nghiệp - Quản trị và kiểm soát nội bộ. Chúng tôi đã phục vụ thành công hằng ngàn khách hàng là những công ty danh tiếng đến từ Nhật Bản, Hoa Kỳ, Châu Âu, Singapore, Ấn Độ, Trung Quốc, Hàn Quốc… trong các lĩnh vực: Dệt may, năng lượng, dược phẩm, quảng cáo, nông nghiệp...
Sự khác biệt của VIVA là cách làm việc trọn gói – luôn đảm bảo kết quả cuối cùng – theo cách xuất sắc, tối ưu, vượt trội của người thạo nghề.
VIVA không chỉ cung cấp dịch vụ thực thi các thủ tục tuân thủ trong kinh doanh mà đặt sự an toàn, tối ưu của khách hàng làm trọng tâm khi thiết kế các giải pháp, đa dạng các nguồn lực nhằm giải quyết triệt để các rủi ro tiềm tàng, giúp mang lại lợi ích, lợi thế cạnh tranh và cảm hứng kinh doanh cho khách hàng.
Trên nền tảng chuyên môn sâu rộng và đồng bộ về Luật kinh doanh – Quản lý thuế – Quản lý quan hệ lao động – Tài chính kế toán – Quản trị doanh nghiệp, kết hợp với qui trình làm việc khép kín từ tư vấn, triển khai, bàn giao, hỗ trợ vận hành giúp chúng tôi có khả năng bảo vệ và đảm bảo cho khách hàng theo cách toàn diện.
- Một email và một cuộc gọi từ VIVA Business Consulting
- Bản cam kết về bảo mật thông tin
- Buổi tư vấn riêng với các chuyên gia đầu ngành
- Giải pháp hiệu quả dành cho doanh nghiệp
“Nếu bạn hỏi bất kỳ doanh nhân thành công nào, họ sẽ luôn luôn nói rằng họ đã có một cố vấn tuyệt vời tại một số nơi trên hành trình đã chọn”.
Các chủ đề về lưu trữ hồ sơ – báo cáo trong kinh doanh:
- Dịch vụ quản lý hồ sơ – báo cáo trong kinh doanh
- Tạo và quản lý hồ sơ báo cáo trong kinh doanh
- Kiểm tra – hoàn thiện hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp
- Thời hạn lưu trữ tài liệu, chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính
- Quản lý hồ sơ – báo cáo trong kinh doanh theo ISO và Kaizen 5s
Xem thêm:
- Sổ quản lý lao động – Qui định về cách lập, cập nhật, quản lý, sử dụng
- Kiểm tra – hoàn thiện hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp
- Kiểm toán nội bộ các thủ tục tuân thủ trong kinh doanh
- Quản trị quan hệ lao động toàn diện
- Tổ chức mô hình kinh doanh, xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ
- Quản trị toàn diện thủ tục tuân thủ trong kinh doanh tại Việt Nam
- Dịch vụ cố vấn quản trị các thủ tục tuân thủ trong kinh doanh
- Quản lý các thủ tục tuân thủ trong kinh doanh cho một doanh nghiệp tại Việt Nam
- Quản trị rủi ro và tạo lợi thế kinh doanh từ dịch vụ cố vấn quản trị điều hành
- Quản lý thuế tại Việt Nam – tầm soát và phòng ngừa rủi ro trước kiểm tra
- Quản lý thuế toàn diện cho doanh nghiệp kinh doanh lâu dài tại Việt Nam
- Dịch vụ kế toán – kiểm toán – thuế trọn gói
