Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị kinh doanh phụ thuộc của công ty mẹ từ nước ngoài, được thành lập theo pháp luật Việt Nam, với chức năng được phép tuyển dụng nhân viên để quản lý và xúc tiến hợp đồng mua bán với đối tác kinh doanh địa phương, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, tìm kiếm cơ hội mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ,… Văn phòng đại diện có thể tăng cường và hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động kinh doanh của công ty mẹ tại Việt Nam nhưng lại rất dễ quản lý, tiết kiệm chi phí và tránh những rủi ro từ các thủ tục tuân thủ tại địa phương như: không áp dụng thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, không cần lập sổ sách kế toán, không có báo cáo tài chính, không yêu cầu phải kiểm toán độc lập… và rất dễ dàng để gia hạn, chấm dứt hoặc giải thể khi cần thiết. Người nước ngoài làm việc cho văn phòng đại diện có thể xin giấy phép lao động và visa nhập cảnh nhiều lần có thời hạn hai năm (thẻ tạm trú) cho bản thân và gia đình tại Việt Nam.
Căn cứ các luật thuế và luật chống rửa tiền mới được ban hành, bắt đầu từ năm 2012, cứ sau mỗi 3 đến 5 năm hoạt động, Cục thuế TP HCM sẽ yêu cầu văn phòng cung cấp sổ thu chi (cashbook, petty cash), bảng sao kê tài khoản ngân hàng, kèm theo các hóa đơn chứng từ hợp lệ cùng hồ sơ nhân viên, chứng từ lương để thực hiện các thủ tục kiểm tra thuế của văn phòng đại diện.
Liên quan đến thủ tục kê khai – quyết toán thuế của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam, Cán bộ thuế sẽ rà soát lại từng giao dịch phát sinh để đảm bảo rằng các khoản chi phí của văn phòng là hợp pháp, hợp lệ, không vi phạm các qui định về thuế hoặc luật chống rửa tiền. Ngoài ra khi văn phòng đại diện (VPĐD) không còn nhu cầu hoạt động, trước khi được phép đóng cửa, cơ quan thuế cũng sẽ thực hiện các thủ tục kiểm tra, quyết toán thuế của VPĐD tương tự.
Xem thêm: Giải Thể Văn Phòng Đại Diện Nước Ngoài Tại Việt Nam – Hồ Sơ Và Thủ Tục Cần Thiết
CÁC RỦI RO THƯỜNG GẶP TRONG THỦ TỤC KÊ KHAI – QUYẾT TOÁN THUẾ CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
1.Các rủi ro:
- Văn phòng chưa lập báo cáo thu chi và sổ quĩ tiền mặt hợp lệ.
- Sau khi nhận tiền từ công ty mẹ, văn phòng có thực hiện các khoản chi phí nhưng không có hóa đơn chứng từ hợp lệ chứng minh, đặc biệt là các chi phí công tác phí và chi phí văn phòng, chi phí thuê nhà, thuê xe, trả cho nhà cung cấp khác. Hoá đơn chứng từ hợp lệ được qui định trong các luật thuế – kế toán hiện hành.
- Chi phí mua máy móc và vật tư trực tiếp sản xuất chi thưởng cho nhân viên… không phù hợp với chức năng của văn phòng đại diện.
- Các khoản chi hoa hồng cho khách hàng, công tác phí, tiền ăn uống khác sẽ bị cân nhắc là các khoản lợi ích cá nhân cho một số đối tượng và sẽ bị tính thuế thu nhập cá nhân.
- Văn phòng tính và nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế dựa trên lương cơ bản (không tính trên tổng quĩ lương) nhưng chưa đăng ký hệ thống thang bậc lương theo qui định; hoặc tính bảo hiểm trên tổng quĩ lương dẫn đến chi phí trích theo lương lớn, giảm khả năng tuyển dụng thêm nhân sự mới phục vụ hoạt động kinh doanh.
- Văn phòng có trên 10 lao động nhưng chưa làm thủ tục đăng ký nội qui lao động theo qui định.
- Văn phòng chưa làm thông báo số tài khoản ngân hàng cho cơ quan thuế theo qui định.
- Đặc biệt là có trường hợp, hệ thống hồ sơ chứng từ thể hiện văn phòng đang hoạt động theo cách thức của một công ty sản xuất mà không kê khai doanh thu, nộp thuế TNDN, thuế GTGT,… theo đó sẽ tiềm ẩn rủi ro nghiêm trọng khi các cơ quan nhà nước liên quan thực hiện các hoạt động kiểm tra chuyên ngành.
2. Xử lý vi phạm:
Sau khi rà soát các khoản chi phí không có báo cáo – hoá đơn hợp lệ, cơ quan thuế sẽ tính và truy thu thuế phải nộp, tối thiểu là 10% cộng thêm khoản lãi phạt khoảng 17% / năm. Do việc kiểm tra thuế của văn phòng đại diện sẽ được tiến hành sau khoảng 3 đến 5 năm hoạt động nên tổng số tiền truy thu và phạt luỹ kế đổi khi rất lớn. Việc phải đóng một số tiền truy thu và phạt lớn cộng thêm tiêu tốn nhiều thời gian đi lại giải trình, làm ảnh hưởng đến danh tiếng của công ty mẹ là điều không mong muốn của bất kỳ văn phòng nào và rủi ro này hoàn toàn có thể được kiểm soát.
Xem thêm: Qui định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội
GIẢI PHÁP – CÁC THỦ TỤC VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CẦN THỰC HIỆN
Nhằm ngăn chặn các rủi ro không mong muốn liên quan đến thủ tục kê khai-quyết toán thuế của văn phòng đại diện, văn phòng cần:
- Xác định rõ danh mục các thủ tục, báo cáo, hồ sơ phải tuân thủ theo qui định. Thực hiện làm đúng các báo cáo và thủ tục tuân thủ ngay từ năm 2017 (Xin tham khảo checkslist về tiêu chuẩn công việc phải thực hiện cho một văn phòng từ VIVA).
- Hoàn chỉnh các bộ chứng từ liên quan đến hóa đơn từ các nhà cung cấp, các hồ sơ công tác phí, hồ sơ lao động tiền lương từ năm 2017 về trước… theo hướng giải trình để tránh bị áp thuế và truy thu thuế.
- Đăng ký nội qui lao động, thỏa ước lao động tập thể theo qui định. Thủ tục này giúp cho văn phòng giải trình được nhiều khoản chi trả thực tế như công tác phí và các phúc lợi khác cho nhân viên…
- Chủ động chuẩn bị sổ thu chi (cashbook, petty cash) cho văn phòng với các nội dung chính như sau:
Thu thập các hồ sơ chứng từ gốc mỗi tháng, tổ chức và lưu trữ vào các folder chuẩn (Business records management), bao gồm:
- Bảng sao kê tài khoản ngân hàng kèm theo các chứng từ và hóa đơn hợp lệ.
- Sổ thu chi tiền mặt (Cashbook, petty cash) kèm theo các hóa đơn chứng từ hợp lệ.
- Tiền lương và các khoản phúc lợi thực trả kèm theo bảng lương và hồ sơ nhân viên hợp lệ.
- Các hồ sơ và báo cáo tuân thủ khác phải nộp cho các cơ quan nhà nước.
Mỗi tháng lập báo cáo và thực hiện kiểm toán nội bộ về các báo cáo tuân thủ và bộ chứng từ:
- Lập báo cáo thu chi chuẩn (standard cashbook and petty cash);
- Soát xét các hoạt động của văn phòng theo các qui định hiện hành, thiết lập mối quan hệ giữa các giao dịch theo hướng hợp pháp và tối ưu theo các yêu cầu của nhà nước;
- Tính toán và tối ưu các khoản thuế, bảo hiểm phải nộp, khắc phục các rủi ro và phòng ngừa. Hoàn chỉnh bộ chứng từ hợp pháp cho từng giao dịch, làm cho mỗi bộ chứng từ trở thành căn cứ pháp lý hợp pháp cho các giao dịch hơp pháp.
Lập các báo cáo thuế của văn phòng đại diện, báo cáo quyết toán thuế của văn phòng đại diện, thư xác nhận nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện, hồ sơ miễm giảm thuế của văn phòng đại diện.
Xem thêm:
- Qui định mới về tài khoản ngân hàng của văn phòng đại diện
- Văn phòng đại diện nước ngoài phải bắt buộc mở tài khoản ngân hàng
- Quản lý rủi ro khi hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
- Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam – Những điều cần lưu ý
- Chi phí hoạt động và ngân sách hằng năm của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
- Văn phòng đại diện nước ngoài và tổ chức không đủ tư cách pháp nhân vẫn được mở tài khoản ngân hàng
- Quản lý dòng tiền cho văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
- Trưởng đại diện và Nhà đầu tư tại Việt Nam – Các thủ tục tuân thủ
- Trưởng văn phòng đại diện tại Việt Nam: Quyền và Nghĩa vụ tuân thủ
- Thuế thu nhập cá nhân cho người nước ngoài: phương thức kê khai và nộp thuế
- Thu nhập chịu thuế từ tiền lương
