Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị kinh doanh phụ thuộc của công ty mẹ từ nước ngoài, được thành lập theo pháp luật Việt Nam, với chức năng được phép tuyển dụng nhân viên để quản lý và xúc tiến hợp đồng mua bán với đối tác kinh doanh địa phương, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, tìm kiếm cơ hội mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ,… Văn phòng đại diện có thể tăng cường và hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động kinh doanh của công ty mẹ tại Việt Nam nhưng lại rất dễ quản lý, tiết kiệm chi phí và tránh những rủi ro từ các thủ tục tuân thủ tại địa phương như: không áp dụng thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, không cần lập sổ sách kế toán, không có báo cáo tài chính, không yêu cầu phải kiểm toán độc lập… và rất dễ dàng để gia hạn, chấm dứt hoặc giải thể khi cần thiết. Người nước ngoài làm việc cho văn phòng đại diện có thể xin giấy phép lao động và visa nhập cảnh nhiều lần có thời hạn hai năm (thẻ tạm trú) cho bản thân và gia đình tại Việt Nam.
Theo Thông tư 02/2019 có hiệu lực từ 01/03/2019, điều khoản về việc đóng tài khoản không đủ tư cách pháp nhân bắt buộc đã được Ngân hàng Nhà nước dỡ bỏ. Thông tư này đồng thời bãi bỏ Thông tư số 32/2016 và Thông tư số 02/2018.
Trước đó, 1/3/2019 là hạn cuối để các ngân hàng phối hợp với khách hàng là tổ chức không có tư cách pháp nhân như văn phòng đại diện nước ngoài, hộ gia đình, tổ hợp tác, doanh nghiệp tư nhân, văn phòng luật sư… hoàn thành ký lại Hợp đồng mở, sử dụng tài khoản thanh toán, hoặc đóng tài khoản. Mục đích là buộc phải chuyển đổi sang hình thức tài khoản thanh toán của cá nhân.
Cục Kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật thuộc Bộ Tư pháp đã có văn bản cho rằng việc Thông tư số 32/2016 quy định đối tượng được mở tài khoản thanh toán tại ngân hàng chỉ gồm cá nhân và pháp nhân là không hợp pháp, hạn chế quyền của các tổ chức không có tư cách pháp nhân đã được pháp luật quy định cũng như hạn chế quyền của ngân hàng trong việc cung ứng dịch vụ mở tài khoản thanh toán cho các tổ chức không có tư cách pháp nhân.Theo quy định tại Thông tư mới, tổ chức được mở tài khoản thanh toán không còn giới hạn ở pháp nhân, mà vẫn gồm các loại hình tổ chức khác không phải là pháp nhân như các văn phòng đại diện nước ngoài, hộ gia đình, tổ hợp tác, doanh nghiệp tư nhân, văn phòng luật sư…
Tuy nhiên, chủ tài khoản thanh khoán của tổ chức theo quy định mới tại Thông tư 02 là tổ chức thay vì là người đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền của tổ chức như trước đây. Chủ tài khoản thanh toán được ủy quyền cho người khác sử dụng tài khoản thanh toán của mình. Cụ thể, với văn phòng đại diện nước ngoài, sẽ chỉ cần làm thủ tục uỷ quyền cho việc sử dụng tài khoản ở Việt Nam.
Ngoài ra, các văn phòng đại diện cần đặc biệt lưu ý khi sử dụng tài khoản ngân hàng, chỉ được phép nhận tiền từ công ty mẹ để chi trả cho các hoạt động được phép tại Việt Nam, phù hợp với chức năng của văn phòng đại diện, đồng thời phải lập chứng từ, sổ sách kế toán (cashbook & petty cash) để phục vụ cho việc kiểm tra thuế trong nhiều năm về sau.
Xem thêm:
- Văn phòng đại diện nước ngoài – Báo cáo hoạt động năm
- Văn phòng đại diện nước ngoài – Quản trị quan hệ lao động
- Quản lý rủi ro khi vận hành văn phòng đại diện nước ngoài
- Thủ tục tuân thủ về quản lý giấy phép văn phòng đại diện
- Văn phòng đại diện nước ngoài phải bắt buộc mở tài khoản ngân hàng
- Quy định về tài khoản ngân hàng đối với văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
- Quản lý thủ tục kê khai và quyết toán thuế cho văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
- Chi phí hoạt động và ngân sách hằng năm của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
