Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị kinh doanh phụ thuộc của công ty mẹ từ nước ngoài, được thành lập theo pháp luật Việt Nam, với chức năng được phép tuyển dụng nhân viên để quản lý và xúc tiến hợp đồng mua bán với đối tác kinh doanh địa phương, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, tìm kiếm cơ hội mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ,… Văn phòng đại diện có thể tăng cường và hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động kinh doanh của công ty mẹ tại Việt Nam nhưng lại rất dễ quản lý, tiết kiệm chi phí và tránh những rủi ro từ các thủ tục tuân thủ tại địa phương như: không áp dụng thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, không cần lập sổ sách kế toán, không có báo cáo tài chính, không yêu cầu phải kiểm toán độc lập… và rất dễ dàng để gia hạn, chấm dứt hoặc giải thể khi cần thiết. Người nước ngoài làm việc cho văn phòng đại diện có thể xin giấy phép lao động và visa nhập cảnh nhiều lần có thời hạn hai năm (thẻ tạm trú) cho bản thân và gia đình tại Việt Nam.
VIVA Business Consulting cùng với Ngân hàng United Overseas Bank phối hợp thực hiện chương trình tư vấn và hỗ trợ việc quản lý tài khoản ngân hàng cho các văn phòng với các tiện ích như sau:
- Mở – sử dụng tài khoản cho văn phòng theo qui định địa phương.
- Tư vấn về quản trị dòng tiền vào ra, gồm các nguồn tiền được phép nhận, các nhóm chi phí được phép chi.
- Cách quản lý chứng từ – báo cáo bắt buộc để phục vụ việc kê khai thuế.
- Dịch vụ tính lương, trả lương.
- Hỗ trợ các tuân thủ khác cho trưởng đại diện và chuyên gia nước ngoài.
Các qui định và lưu ý quan trọng khác về tài khoản ngân hàng cho văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam:
- Việc chuyển tiền từ nước ngoài vào tài khoản của các cá nhân, tổ chức cho các giao dịch bằng ngoại tệ, không thông qua tài khoản của văn phòng đại diện tại Việt Nam là không phù hợp với các quy định quản lý ngoại hối hiện hành.
- Văn phòng đại diện phải mở tài khoản chuyên chi khi hoạt động tại Việt Nam. Việc chi trả trực tiếp thông qua tài khoản của trưởng đại diện hoặc các cá nhân khác đều là không hợp pháp.
- Ngoài ra, khi sử dụng tài khoản để nhận tiền từ công ty mẹ, văn phòng còn phải tuân thủ các nguyên tắc về kế toán, thuế tại Việt Nam. Đặc biệt là các chi phí liên quan phải phù hợp vớ chức năng của văn phòng, phải có hoá đơn hợp lệ và được lập báo cáo đúng qui định.
