Quản lý lao động tại Việt Nam phải đảm bảo sự đồng bộ của cả 03 mối quan hệ:
Quản trị quan hệ giữa doanh nghiệp với nhân viên thông qua việc xây dựng các qui chế, chính sách nội bộ, quản trị hồ sơ nhân viên, thiết lập và quản trị thực thi hợp đồng lao động, tính lương, quản trị chi phí lương, đánh giá, sắp xếp nhân lực, khen thưởng, kỷ luật và chấm dứt quan hệ lao động.
Quản trị quan hệ giữa doanh nghiệp với Phòng Lao động địa phương thông qua việc đăng ký sử dụng lao động, thang bậc lương, nội qui lao động, thỏa ước lao động tập thể, báo cáo, phản hồi các yêu cầu, xử lý các tranh chấp về lao động.
Quản trị quan hệ giữa doanh nghiệp với cơ quan thuế thông qua việc kiểm soát hồ sơ quan hệ lao động, bộ chứng từ lương, quản lý các khoản thuế thu nhập cá nhân cho cả lao động trong và ngoài nước, quản lý tiền lương và các khoản liên quan đến thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
LƯU Ý CHUNG VỀ QUAN HỆ LAO ĐỘNG
- Chi phí nhân sự không chỉ bao gồm tiền lương – thưởng – các phúc lợi mà còn cả các khoản phải trích – phải nộp theo lương, liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thuế TNCN, thuế TNDNvà nhiều thủ tục hành chính, nghĩa vụ của người sử dụng lao động suốt về sau.
Ví dụ, khi làm thủ tục cấp thẻ doanh nhân ABTC, giấy phép lao động, thẻ tạm trú (WP, TRC) cho cấp quản lý, các cơ quan nhà nước sẽ rà soát lại việc khai và đóng bảo hiểm, chỉ cần doanh nghiệp nộp chậm hoặc thiếu 100.000 đồng cũng bị đánh giá là chưa tuân thủ, không phân biệt doanh nghiệp mỗi tháng đóng 10 triệu hay 100 triệu…
- Trong suốt quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với những tình huống như: nhân viên vi phạm kỷ luật, tranh chấp lao động, tai nạn lao động…
- Ngoài khả năng đối chiếu chéo dữ liệu về chi phí lương – bảo hiểm giữa cơ quan thuế và cơ quan lao động, sắp tới Việt Nam sẽ có trung tâm tín dụng doanh nghiệp, theo đó sẽ tích hợp thông tin về tình trạng nợ đọng thuế, bảo hiểm, ngân hàng… để làm căn cứ cung cấp thông tin độc lập cho đối tác, việc không quản lý được số dư nợ 100,000 đồng phải nộp bảo hiểm có thể làm ảnh hưởng đến chỉ số tín dụng của doanh nghiệp.
04 NỀN TẢNG GIÚP QUẢN LÝ QUAN HỆ LAO ĐỘNG
- Hoàn chỉnh và ban hành Nội qui – kỷ luật lao động, thỏa ước lao động tập thể.
- Hoàn chỉnh và ban hành Qui chế lương thưởng.
- Hoàn chỉnh – ban hành – đăng ký và áp dụng hệ thống thang bậc lương.
- Tổ chức tạo lập – lưu trữ toàn bộ hệ thống hồ sơ tuân thủ về quan hệ lao động theo tiêu chuẩn và hệ thống, bao gồm Hồ sơ nhân viên – Hợp đồng lao động – Hồ sơ lương – Hồ sơ bảo hiểm – Thuế TNCN – Hồ sơ chấm dứt quan hệ lao động – Các qui chế chính sách nội bộ.
06 THỦ TỤC TUÂN THỦ VỀ LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG QUAN TRỌNG
- Quản lý hồ sơ nhân viên – Lập và cập nhật sổ quản lý nhân viên theo qui định.
- Soạn mới hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng lao động, thư bổ nhiệm… cho những nhân viên có thay đổi về thu nhập – phúc lợi – vị trí công việc. Cập nhật các điều khoản về phúc lợi, trợ cấp, bảo mật thông tin, chống xung đột lợi ích…
- Quản lý quyết toán thuế TNCN cho từng nhân viên thuộc diện được phép ủy quyền quyết toán.
- Quản lý biên lai khấu trừ thuế TNCN cho những nhân viên có thời gian làm việc dưới 12 tháng, hoặc thuộc diện phải trực tiếp quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế.
- Cập nhật mức lương tối thiểu vùng và trích nộp – khai báo bảo hiểm theo qui định mới.
- Lao động là người nước ngoài cần được kiểm tra và phân biệt đối tượng cư trú hay không cư trú, thu nhập toàn cầu, các hiệp định thuế với Việt Nam, và tập hợp thư xác nhận thu nhập từ công ty mẹ, biên lai thuế từ nước ngoài…
Doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện đúng các thủ tục tuân thủ về lao động tiền lương trên để tránh các rủi ro phát sinh liên quan đến quan hệ lao động và quản lý doanh nghiệp.
VIVA Business Consulting cung cấp các giải pháp và nguồn lực để xây dựng và vận hành: Quan hệ minh bạch và thỏa đáng giữa doanh nghiệp và người lao động.Tuân thủ và tối ưu các khoản bảo hiểm bắt buộc.Tuân thủ và tối ưu các loạithuế liên quan đến tiền lương.Kết nối với văn hóa kinh doanh – chính sách nhân sự – chính sách quản trị nguồn nhân lực – kết quả kinh doanh – tri thức và nguồn lực kinh doanh.
Ngoài ra, VIVA giúp thiết lập hệ thống hồ sơ – dữ liệu – thông tin về quan hệ lao động như một tài sản có giá trị, lựa chọn áp dụng phần mềm nhân sự (số hóa) để tăng khả năng quản lý lâu dài.
Chúng tôi luôn thực thi từng công việc theo cách may đo, vượt trên các giới hạn thông thường, mỗi ngày mang lại lợi ích và lợi thế cạnh tranh lâu dài cho Quí khách.
