Trợ lý giám đốc là người phải có những tố chất khác biệt và phải được đào tạo – tích lũy được hệ thống kiến thức và kỹ năng quản trị kinh doanh, quản trị hành chính văn phòng và nhiều tuyệt kỹ chuyên môn khác để chắp cánh cho CEO sáng tạo và hành động như mãnh hổ.
CHỨC NĂNG CỦA TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC (CEO ASSISTANT, OPERATION OFFICER)
Trợ lý giám đốc là một trong những trợ thủ đắc lực nhất của các giám đốc giúp:
- Tham mưu.
- Soạn thảo và xử lý văn bản.
- Soạn và soát xét hợp đồng.
- Tiếp nhận – tập hợp – phân tích – xử lý thông tin.
- Quản lý hồ sơ – báo cáo thông tin kinh doanh.
- Quản lý nhân sự, nội qui, văn hóa, chính sách.
- Quản trị tài chính, đặc biệt là về dự toán ngân sách, công nợ…
- Các thủ tục tuân thủ trong kinh doanh.
- Kết nối và quản lý hoạt động của các bộ phận chức năng trong công ty.
- Trong trường hợp cần thiết, đại diện và thay mặt CEO truyền đạt thông tin, làm việc với các bên thứ ba về giao tế, phúc đáp, khiếu nại.
- Quản lý nơi làm việc, thiết kế quy trình, xây dựng chiến lược, xây dựng chính sách…
- Quản lý tài sản – hệ thống phần phềm, thiết bị.
- … và hằng ngàn công việc đòi hỏi kỹ năng tổng hợp từ Luật kinh doanh – thuế – kế toán – nhân sự – tài chính – quản trị hành chính văn phòng – marketing – ISO… để giúp các CEO giảm tải đáng kể các sự vụ, tập trung cao vào các hoạt động chiến lược, tạo giá trị dẫn dắt và đột phá.
Trợ lý giám đốc là người phải có những tố chất khác biệt và phải được đào tạo – tích lũy được hệ thống kiến thức và kỹ năng quản trị kinh doanh, quản trị hành chính văn phòng và nhiều tuyệt kỹ chuyên môn khác để chắp cánh cho CEO sáng tạo và hành động như mãnh hổ.
DỊCH VỤ TUYỂN DỤNG – ĐÀO TẠO – VẬN HÀNH – CHUYỂN GIAO CỦA VIVA
VIVA cụ thể các yêu cầu và mong đợi của CEO, tuyển dụng nhân sự trẻ với tố chất mạnh mẽ để huấn luyện và đào tạo năng lực chuyên môn tuyệt kỹ, hành động như một người vận chuyển để xử lý công việc theo mục tiêu cho CEO.
Thiết kế:
- Các nhu cầu của CEO.
- Hoàn chỉnh sơ đồ tổ chức – qui trình tác nghiệp – sứ mệnh – tầm nhìn.
- Cụ thể các nhu cầu của CEO thành hệ thống các chính sách – công việc phải làm.
- Mô tả công việc cho người phụ trách và tiêu chí tuyển dụng.
- Hoạch định ngân sách – chi phí duy trì nhân sự – chiến lược đào tạo – khai thác – phát triển – kế thừa.
Tuyển dụng và đào tạo một nhân sự thạo nghề trực tiếp hỗ trợ cho CEO:
- Tuyển dụng nhân sự trẻ với nền tảng: Thể lực tốt | Có kiến thức nền về kinh tế, quản trị kinh doanh, tài chính kế toán | Tiếng Anh tốt | Có khả năng tham gia công việc ổn định lâu dài | IQ và EQ tốt | Ngoại hình mạnh mẽ.
- Huấn luyện và đào tạo tổng hợp các kỹ năng – nghiệp vụ đặc thù, hỗ trợ dành riêng cho CEO: Quản trị hồ sơ | Kế toán – thuế | Luật kinh doanh | Nhân sự | Quản trị hành chính văn phòng….
- Xây dựng tiêu chuẩn công việc, qui trình, biểu mẫu, áp dụng phầm mềm quản trị… để giúp cho nhân viên có thể phát triển tối đa năng lực, đáp ứng yêu cầu của CEO với hiệu quả cao, ngược lại, hệ thống phần mềm sẽ kiểm soát, lưu giữ và kế thừa mọi tri thức như một tài sản thuộc về Công ty.
- Trực tiếp hỗ trợ và đảm bảo cho ứng viên thực thi công việc hằng ngày – đáp ứng các yêu cầu thiết thực của CEO.
- VIVA Kiểm toán nội bộ và báo cáo độc lập tới CEO về năng lực và kết quả công việc của ứng viên.
Vận hành và chuyển giao:
Trong vòng 12 tháng, VIVA cùng ứng viên trực tiếp làm việc như một trợ lý giám đốc để:
- Bàn giao hệ thống hồ sơ.
- Bàn giao hệ thống chính sách nội bộ.
- Bàn giao hệ thống báo cáo và biểu mẫu.
- Bàn giao nhân sự đã được đào tạo – thạo nghề.
- Phương án duy trì và dự phòng – không hoàn toàn phụ thuộc hay bị động vào bất kỳ sự đứt quãng nào của ứng viên.
- Giám sát – đánh giá – cập nhật – nâng cấp năng lực của nhân sự và hệ thống.
QUI TRÌNH DỊCH VỤ:
- Xác định nhu cầu và khối lượng công việc từ CEO, đáp ứng yêu cầu quản trị điều hành ngắn và dài hạn.
- Lập danh mục công việc và tiêu chuẩn thực thi.
- Xác định nhu cầu tuyển dụng – điều kiện tuyển dụng.
- VIVA tuyển dụng nhân sự – huấn luyện nghiệp vụ – giám sát việc thực hiện và đảm bảo kết quả.
- Bàn giao hệ thống và nhân sự phụ trách cho CEO.
Xin chân thành cảm ơn anh Quí khách đã dành thời gian cho VIVA, bằng kiến thức chuyên môn và sự trải nghiệm thực tế sâu rộng, chúng tôi có thể đóng góp các giải pháp và công cụ hữu ích theo cách đã phục vụ thành công cho hằng trăm khách hàng trung thành trong hơn mười năm qua.
Xem thêm:
