Trợ lý giám đốc là gì?
Trợ lý giám đốc tiếng anh là Assistant Manager, họ làm việc trực tiếp với Giám đốc, lãnh đạo, người đứng đầu công ty, có thể coi họ chính là ‘cánh tay phải’, là trợ thủ đắc lực cho Giám đốc trong nhiều công việc, lĩnh vực. Đây là một vị trí nghề nghiệp quan trọng, đòi hỏi những tố chất, kỹ năng, năng lực chuyên nghiệp.
CHỨC NĂNG CỦA VỊ TRÍ NÀY BAO GỒM:
- Hỗ trợ điều hành trực tiếp cho giám đốc điều hành.
- Hỗ trợ kết nối – quản lý các hoạt động có tính chất chuyên môn liên quan đến nhân sự, kế toán, marketing, pháp chế, thủ tục hành chính khác trong kinh doanh.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc, theo dõi, đôn đốc các bộ phận thực hiện kế hoạch, tổ chức, điều phối các hoạt động chung của công ty.
- Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của công ty và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý.
- Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho công ty (Admin, C&B)
CÁC TỐ CHẤT VÀ KỸ NĂNG CỦA MỘT TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC CHUYÊN NGHIỆP:
1. Ngoại hình
Tùy vào yêu cầu của mỗi Giám đốc nhưng mặt bằng chung của người làm trợ lý là diện mạo ưa nhìn, sáng sủa, gọn gàng. Điều này là cần thiết vì họ thay giám đốc xử lý nhiều vấn đề, gặp đối tác,… Bạn có thể thấy hầu hết các Trợ lý đều có ngoại hình khá trở lên, không nhất thiết phải xuất sắc, xinh đẹp như hoa hậu nhưng tiêu chí tuyển chọn chuyên nghiệp sẽ là chiều cao hơn 1m6, gương mặt sáng, thân hình cân đối, tác phong nhanh nhẹn, trang phục gọn gàng.
2. Khả năng thích nghi
Trợ lý phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau, cái gì cũng phải biết để hỗ trợ tốt cho Giám đốc của mình, công việc của Trợ lý giám đốc là làm việc cạnh CEO, phải thường xuyên đối mặt với các vấn đề mà người lãnh đạo đó gặp phải. Bên cạnh đó, Trợ lý cũng tham gia vào hoạt động nội bộ liên quan đến các bộ phận khác, xử lý những tình huống phát sinh.
Với tính chất công việc như vậy thì Trợ lý phải có khả năng ứng biến linh hoạt, thích nghi nhanh chóng với sự thay đổi đó, nhằm đưa ra kế hoạch giải quyết kịp thời. Nếu không có kỹ năng quan trọng này thì một Trợ lý sẽ khó gắn bó lâu dài được với nghề, dễ bị ‘đè bẹp’ bởi hàng loạt áp lực, thách thức trong công việc và từ cấp trên của mình.
Vai trò một người hỗ trợ Giám đốc, Trợ lý trước hết phải rèn luyện tâm lý vững vàng, sẵn sàng đón nhận sự thay đổi, nỗ lực học tập không ngừng, trau dồi kiến thức chuyên môn lẫn kỹ năng làm
3. Khả năng tổ chức
Đây cũng là một đòi hỏi quan trọng đối với Trợ lý giám đốc, là tiêu chuẩn đánh giá Trợ lý có làm việc hiệu quả hay không. Tổ chức về mặt không gian, có nghĩa là sắp xếp văn phòng làm việc của CEO bố trí ngăn nắp, khoa học, tài liệu được để một cách gọn gàng, dễ tìm kiếm, có óc tư duy và đánh giá xem đâu là tài liệu cần phê duyệt sớm, cái gì cần thiết hơn,…. giúp Giám đốc làm tốt vai trò của mình.
Ngoài ra, Trợ lý còn phải biết phân chia thời gian cho các công việc theo thứ tự ưu tiên, công việc nào cần xử lý trước nhằm đảm bảo hoàn thành đúng thời gian, tiến độ, chất lượng. Tổ chức thời gian ở đây còn là việc giúp Giám đốc lên lịch các công việc, cuộc hẹn để tránh thiếu sót và trùng lặp.
4. Chủ động dự đoán nhu cầu
Chủ động dự đoán ở đây chính là tinh tế và chu đáo, sở dĩ như vậy là vì Trợ lý giám đốc không chỉ giúp người lãnh đạo về công việc mà còn phải hiểu được những điều Giám đốc muốn, phong cách làm việc của sếp như thế nào. Khi hiểu được và đáp ứng được nhu cầu của Giám đốc thì sẽ khiến sếp hài lòng hơn. Từ việc nhỏ nhặt cũng sẽ giúp bạn để lại ấn tượng tốt trong mắt cấp trên cũng như mọi người ở công ty.
Ví dụ: Sếp của bạn có cuộc họp muộn với phòng ban phải làm tăng ca thì bạn nên chủ động gọi chút đồ ăn hoặc thức uống về văn phòng để mời mọi người. Như vậy sẽ vừa cho thấy sự tinh tế, chu đáo của bạn vừa hỗ trợ mọi người đỡ mệt mỏi.
5. Khả năng làm việc độc lập
Giám đốc nào cũng mong muốn Trợ lý của mình chủ động và có thể làm việc độc lập, ý thức tự giác cao, có trách nhiệm. Nhiều khi, Trợ lý sẽ phải thay mặt giám đốc thực hiện một số công việc như giao dịch, đàm phán với đối tác nên đòi hỏi người này phải có khả năng tính toán, phân tích tốt.
Để xử lý hiệu quả các tình huống, phản ứng nhanh và không bị rối thì hãy để ý cách làm việc của sếp, học hỏi từ người lãnh đạo của mình. Điều này rất bổ ích để bạn có thể ‘chống đỡ’ được các vấn đề một mình.
6. Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp là yếu tố quan trọng với bất cứ ai, là một Trợ lý thì lại càng cần thiết hơn nữa. Giao tiếp tốt sẽ giúp bạn tạo được thiện cảm với mọi người, đối tác, khách hàng, đồng nghiệp, thay sếp truyền đạt được ý tưởng, kế hoạch cho người khác.
Kỹ năng giao tiếp không chỉ dừng lại ở mức ăn nói dễ nghe, rõ ràng, lưu loát mà còn thể hiện qua khả năng lắng nghe, thấu hiểu và nắm bắt được tâm lý người khác, khả năng thuyết phục. Ở trong môi trường tiếp xúc với nhiều văn hóa, người nước ngoài thì Trợ lý lại cần có sự am hiểu riêng.
7. Hiểu biết về kinh doanh
Để hiểu biết chuyên sâu như giám đốc thì không dễ nhưng Trợ lý cũng phải có kiến thức tốt về lĩnh vực kinh doanh. Các vị trí Giám đốc đều phải giỏi chuyên ngành của mình lẫn mảng kinh doanh, do đó, Trợ lý cũng phải học hỏi, bổ sung kiến thức cho mình để có thể góp ý, tham mưu cho sếp. Ngoài kinh doanh thì, Trợ lý giám đốc cũng cần có lượng kiến thức sâu rộng trong ngành, đối thủ cạnh tranh, xu hướng phát triển, khách hàng của công ty,…. Việc thiếu kiến thức sẽ dễ dẫn đến sai lầm nên Trợ lý cần hết sức lưu ý.
Đặc biệt, việc am hiểu các thủ tục về visa, giấy phép lao động, thẻ tạm trú, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm bắt buộc là một lợi thế rất lớn khi giữ vai trò là trợ lý cho các giám đốc điều hành, chuyên gia nước ngoài sống và làm việc tại Việt Nam.
8. Kỹ năng sử dụng máy tính, kỹ thuật – quản trị hành chính văn phòng
Thành thạo tin học văn phòng cùng nhiều phần mềm khác hỗ trợ công việc rất cần thiết để trở thành Trợ lý giỏi. Trợ lý giám đốc mà đánh máy chậm, không biết sử dụng máy in hay thiết bị văn phòng khác rất ảnh hưởng đến công việc của sếp. Do đó, người Trợ lý cần sử dụng thuần thục những yêu cầu cơ bản đó, đồng thời phải tiên phong trong việc dùng phần mềm công nghệ, hỗ trợ tối đa công việc, am hiểu để có thể hướng dẫn cho Giám đốc, đồng nghiệp.
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng , phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. Trợ lý giám đốc phải hỗ trợ các chức năng quan trọng như: Chức năng giúp việc điều hành : – Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc. – Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch. – Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan; Chức năng tham mưu tổng hợp: Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý; Chức năng hậu cần, quản trị: Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan
9. Khả năng làm việc nhóm
Bất cứ vị trí nào cũng cần có khả năng làm việc nhóm, chỉ như vậy mới có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Trợ lý giám đốc càng phải là người chủ động trong việc tạo ra sự thân thiện, môi trường làm việc vui vẻ giữa mọi người trong nhóm, thực hiện tốt công tác truyền tải thông tin, ý kiến của sếp, trao đổi với đồng nghiệp.
Xem thêm:
- Trợ lý giám đốc – Dịch vụ tuyển dụng, đào tạo, vận hành, chuyển giao của VIVA
- Dịch vụ hỗ trợ dành riêng cho các CEO & nhà quản trị doanh nghiệp
- Quản lý thuế toàn diện cho doanh nghiệp kinh doanh lâu dài tại Việt Nam
- Dịch vụ kế toán – kiểm toán – thuế trọn gói
- Dịch vụ nhân sự trọn gói
- Quản lý thuế cho hộ kinh doanh
- 08 thủ tục tuân thủ – người nước ngoài tại Việt Nam – những điều cần lưu ý
- Visa đầu tư tại Việt Nam – Các loại và thời hạn
- Vietnam e-visa – visa điện tử Việt Nam
- Giấy phép lao động tại Việt Nam – lưu ý về trường hợp bị giả mạo giấy tờ
- Lao động nước ngoài được miễn giấy phép lao động khi kết hôn với người Việt Nam
- Sử dụng người lao động nước ngoài đăng ký chấp thuận nhu cầu với cơ quan nhà nước
