Doanh nghiệp được thành lập tại Việt Nam dưới các hình thức giấy phép như: Công ty trách nhiệm hữu hạn, Công ty Cổ phần, Doanh nghiệp tư nhân…, không phân biệt hình thức sở hữu trong nước hay nước ngoài, được phép thành lập văn phòng đại diện công ty Việt Nam ngoài nơi đặt trụ sở chính.
TỔNG QUAN
- Doanh nghiệp được thành lập tại Việt Nam dưới các hình thức giấy phép như: Công ty trách nhiệm hữu hạn, Công ty Cổ phần, Doanh nghiệp tư nhân… không phân biệt hình thức sở hữu trong nước hay nước ngoài, được phép thành lập văn phòng đại diện tại một địa điểm khác ngoài nơi đặt trụ sở chính (nhưng chỉ trong lãnh thổ Việt Nam).
- Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
- Không giới hạn số lượng văn phòng đại diện được thành lập, không hạn chế về địa điểm thành lập văn phòng đại diện trong lãnh thổ Việt Nam.
KHI NÀO NÊN THÀNH LẬP?
- Thường có hai nhu cầu đặc trưng trong kinh doanh sẽ dẫn đến việc thành lập văn phòng đại diện, thứ nhất là có các giao dịch phát sinh đòi hỏi phải tổ chức nhân sự – bộ máy ở ngoài tỉnh, cách xa trụ sở chính để thực hiện; thứ hai là các giao dịch này không trực tiếp đến việc tạo ra doanh thu, mua bán hàng hoá. Ví dụ như nhu cầu giới thiệu sản phẩm, chăm sóc khách hàng, đào tạo nhân sự, hỗ trợ thực hiện hợp đồng cho trụ sở chính…
- Một số ngành nghề dịch vụ đặc trưng không thực hiện trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị như: du lịch, xây dựng, tư vấn… thì hình thức thành lập văn phòng đại diện tại các tỉnh khác là một lựa chọn hợp lý.
- Ngoài ra, theo yêu cầu tổ chức quản lý kinh doanh, thuận tiện cho việc phân quyền, uỷ quyền… danh nghiệp cũng có thể thành lập văn phòng đại diện với các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể.
Xem thêm:
- Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam – trọn gói các thủ tục tuân thủ theo qui định địa phương
- Mô hình kinh doanh và các loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam
- Căn cứ lựa chọn mô hình hộ kinh doanh & doanh nghiệp
QUYỀN HẠN
- Có giấy phép thành lập, có con dấu tròn, có tài khoản ngân hàng riêng.
- Trưng bày, giới thiệu hàng hoá, dịch vụ.
- Hoạt động, hỗ trợ các giao dịch kinh doanh nhân danh và sự uỷ quyền của trụ sở chính.
- Không phải nộp thuế môn bài hằng năm (trừ một số trường hợp đặc thù, văn phòng có tham gia một phần vào chuỗi tạo ra doanh thu cho trụ sở chính).
- Không phải lập sổ sách kế toán, báo cáo tài chính hay kê khai các loại thuế (tất cả sẽ hoạch toán phụ thuộc và kê khai theo trụ sở chính).
NGHĨA VỤ CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÔNG TY
- Phải tiến hành đăng ký kinh doanh hợp pháp.
- Phải treo biển hiệu và hoạt động theo các qui định của Luật doanh nghiệp và trong phạm vi uỷ quyền của trụ sở chính.
- Không được trực tiếp thực hiện các hoạt động kinh doanh mua bán hàng hoá dịch vụ.
- Lập, lưu trữ hồ sơ sổ sách để báo cáo về cho công ty mẹ và theo yêu cầu của các cơ quan quản lý nhà nước.
QUẢN LÝ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
- Bằng cách quản lý chức năng – phạm vi hoạt động của văn phòng trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Theo đó, tuỳ theo yêu cầu kinh doanh, trụ sở chính có thể thiết lập danh mục lĩnh vực hoạt động cần đăng ký. Lưu ý cần đăng ký đúng và đủ những gì cần hoạt động để kiểm soát rủi ro ngay từ đầu. Bằng cách này, người quản lý cao nhất của doanh nghiệp đã khống chế được phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện một cách xuyên suốt và hợp pháp. (*)
- Quản lý bằng cách giới hạn quyền và nghĩa vụ của trưởng văn phòng đại diện thông qua quyết định bổ nhiệm, hợp đồng lao động, hợp đồng uỷ quyền, qui trình làm việc, chế độ báo cáo. Việc soạn thảo hồ sơ xác lập quyền và nghĩa vụ của trưởng văn phòng ngoài việc phòng ngừa rủi ro, tạo sự rõ ràng công bằng cho cả công ty và người lao động, còn liên quan đến các quyền và nghĩa vụ trong quan hệ lao động, thuế thu nhập cá nhân… do đó phải được soạn thảo bởi người thạo nghề. Bằng những qui định rõ ràng này kết hợp với phạm vi hoạt động được qui định trong giấy phép (*), doanh nghiệp có thể quản lý và kiểm soát một cách có hệ thống – hợp pháp mọi hoạt động của văn phòng đại diện, nếu có bất kỳ sai sót nào thì có thể dễ dàng qui trách nhiệm và xử lý kịp thời.
- Trong quá trình hoạt động, ngoài trưởng văn phòng, còn có nhiều nhân viên khác tham gia làm việc, do đó cần có những qui định rõ ràng về nơi làm làm việc, nội qui, qui chế lương thưởng, bảo mật thông tin…
Xem thêm:
Trưởng văn phòng đại diện, chi nhánh tại Việt Nam – Quyền và nghĩa vụ cơ bản
Thủ tục tuân thủ về vốn điều lệ trong kinh doanh
Địa chỉ đăng ký kinh doanh – 9 lưu ý đặc biệt
THỦ TỤC THÀNH LẬP VÀ GIẢI THỂ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
- Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty Việt Nam – xin cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện khá đơn giản, chỉ cần chuẩn bị 03 loại giấy tờ gồm bản sao giấy phép kinh doanh của công ty mẹ, bản sao chứng minh nhân dân của trưởng văn phòng, bản sao hợp đồng thuê trụ sở là đủ thông tin soạn thảo hồ sơ và tiến hành thủ tục. Thời gian mất khoảng 05 ngày và chi phí trọn gói trong vòng khoảng 03 – 06 triệu đồng. Sau khi có giấy phép hoạt động, văn phòng có thể tự quyết định việc sử dụng con dấu tròn hay không.
- Thủ tục giải thể văn phòng đại diện thì còn đơn giản hơn, chỉ cần bản gốc giấy chứng nhận đăng ký hoạt động và các hồ sơ theo mẫu. Tuy nhiên khi giải thể văn phòng đại diện, cần lưu ý thủ tục điều chỉnh, thanh lý hợp đồng lao động với nhân viên đúng cách để tránh các vướng mắc về thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm, lao động tiền lương về sau. Ngoài ra đồng thời phải hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng thuê, huỷ con dấu tròn, đăng bố cáo…
Xem thêm:
- 4 Bước Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Nước Ngoài Ở Việt Nam
- Những điểm cần lưu ý của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài
- 8 Thủ tục tuân thủ dành cho văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
- Quản lý và tuyển dụng lao động nước ngoài cho doanh nghiệp tại Việt Nam
- Quản lý rủi ro khi hoạt động dành cho văn phòng dại điện nước ngoài tại Việt Nam
- Thủ tục giải thể, chấm dứt hoạt động – Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
